Порядок премирования сотрудников

Что такое премия и какие виды бывают

Все, что касается денежных и прочих дополнительных поощрений за работу, описано в ст.191 ТК РФ. В ней указано, что работодатель сверх оклада вправе производить начисление премии за добросовестное выполнение сотрудниками своих обязанностей. Помимо денежной выплаты, работник может быть награжден грамотой, благодарностью, ценным подарком и пр.

Функционально премии делятся на 2 большие категории:

• Производственного характера (регулярные), которые выплачиваются сотрудникам с заранее установленной периодичностью (ежемесячно, раз в квартал или год) на основании конкретных критериев. Такие выплаты входят в общую систему оплаты труда, разработанную в компании, и зависят от производительности работника.
• Разовые, приуроченные к какому-то событию (юбилей компании, профессиональный праздник, день рождения). Такие дополнительные выплаты не зависят от качества труда работника и начисляются по решению руководителя.

Чем регулируется порядок выдачи премии

Заработная плата сотрудника прописывается в его трудовом договоре и устанавливается исходя из принятой в фирме системы оплаты труда. Это следует из ст. 135 ТК РФ. А сама система может прописываться в нормативных документах компании:

• коллективном договоре;
• соглашении;
• иных локальных нормативных актах (ЛНА), например, в положении о премировании или оплате труда работников.

Важно! Документы компании, в которых описывается система оплаты труда, должны приниматься с учетом мнения представительного органа работников.

Как закрепить выбранный порядок премирования

Ст. 68 ТК РФ обязывает работодателя ознакомить будущего сотрудника под роспись со всеми внутренними документами, связанными с трудовой деятельностью. Таким образом, человек, устраиваясь на работу, должен ясно представлять, в каком размере и на основании каких критериев ему будет начисляться зарплата и все дополнительные выплаты.

Рассмотрим наиболее распространенные варианты, как закрепить расчет премии:

1. Прямо указать сумму премиальных в трудовом договоре. Наименее предпочтительный вариант. В этом случае у работодателя практически не остается возможности для «маневра». Чтобы внести правки в трудовой договор, нужно получить согласие сотрудника. При этом трудовое законодательство накладывает серьезные ограничения на изменения, ухудшающие положение работника. Уменьшить размер выплаты или отменить ее работнику будет затруднительно.
2. Подробно расписать порядок начисления премий в коллективном договоре. В тексте трудового договора сделать отсылку к положениям коллективного. В этом варианте стоитучитывать, что после заключения коллективный договорнеобходимо зарегистрировать в трудовой инспекции.
3. Разработать Положение о премировании и сделать на него ссылку в трудовом договоре. Это наиболее удобный и простой вариант, который рекомендуется применять. При этом важно внимательно отнестись к формулировкам, чтобы ЛНА не стал частью трудового договора. В противном случае изменить его будет так же затруднительно. 

Основания для выплаты премии

В Положении о премировании (или ином документе) должно быть четко прописаны все критерии и основания расчета премий. При этом можно разработать свои критерии для разных должностей, структурных подразделений или филиалов фирмы.

Какие пункты может содержать такое Положение:

• источники премирования (если это целевые поступления или средства спец. назначения – пункт обязательный);
• показатели;
• правила расчета;
• лица, которым начисляется премия (менеджеры отдела продаж, рабочие производственного цеха и т. д.);
• периодичность начисления;
• сумма выплаты и правила ее начисления;
• условия уменьшения размера премии.

Прописывая правила начисления премий, важно избегать размытых формулировок и ссылок на нечетко измеряемые показатели. Все должно быть прозрачным и легко просчитываться. Это важно для расчета налога на прибыль (правильно начисленные премии учитываются в расходах организации).

Внимание! Некоторые предприниматели просто пишут в трудовом договоре, что премия выплачивается сотруднику на основании решения руководителя без привязки к ЛНА. Это довольно рискованная формулировка, к которой могут возникнуть вопросы со стороны налогового инспектора или ГИТ.

Размер выплаты

Законодатель не ограничивает предпринимателя в размерах выплат. Это может быть фиксированная сумма и «плавающая».

В первом случае размер поощрения можно прописать в денежном выражении или процентах. Например, 50 или 100 % от должностного оклада.

При дифференцированной премии ее величину можно установить в зависимости от процента выполнения плана или других измеримых показателей. Здесь удобно использовать так называемые повышающие коэффициенты премии. Например, при выполнении плана продаж на 100 % сотрудник получает зарплату с коэффициентом 1,2 от оклада (премия – 20 %), при большем % выполнения плана коэффициент соответственно увеличивается. Можно также устанавливать предел выплаты. Например, ограничить ее 100 и 200 % от оклада. 

Критерии начисления могут различаться в зависимости от должности и характера работы. Так, для производственников это может быть объем произведенной продукции, % брака и т. д. Для сотрудников отдела продаж – количество заключенных договоров или привлеченных клиентов, объем поступивших денежных средств, выполнение иных показателей KPI.

Помимо повышающих коэффициентов, работодатель вправе ввести понижающие коэффициенты, уменьшающие размер дополнительной выплаты. Показатели для их расчета также должны быть прописаны.

Порядок премирования пошагово

Общий порядок премирования выглядит следующим образом:

1. Предусмотреть возможность премирования и правила начисления стимулирующих выплат в трудовом договоре или ином документе (положении о премировании).
2. Разработать и закрепить документально четкие критерии расчета.
3. Подготовить документ – основание для начисления. Это может быть, например, служебная записка руководителя подразделения или отчет самого сотрудника.
4. Издать приказ о поощрении. Его форму можно взять из Постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (Т-11 и Т-11а) или разработать самостоятельно.

Начисление и выплата премии

Организация самостоятельно определяет, как контролировать, выполнил ли сотрудник условия для выплаты премиальных. 

Пример 1.Для сотрудника отдела продаж сумма премирования установлена в зависимости от количества заключенных договоров: 500 рублей за каждый договор. Менеджер Семенова заключила за месяц 60 договоров и рассчитывает на прибавку к окладу в 30 тыс. рублей. По итогам месяца начальник отдела продаж готовит отчет по работе отдела для руководителя и сопровождает его служебной запиской с расчетом премиальных для сотрудников.

Пример 2. Бухгалтер Зиновьева проработала в фирме 20 лет. Чтобы поощрить такую преданность, руководство решило перечислить ей ко дню рождения дополнительную премию в размере 5 тыс. рублей. Такое основание не закреплено в Положении о премировании, не зависит от качества труда работника и носит непроизводственный разовый характер. Выплата производится на основании решения руководителя.

Важно! По общему правилу премии облагаются НДФЛ и страховыми взносами наряду с окладами.

Особенности выплаты премии руководителю

Правила премирования руководителя так же, как и остальных сотрудников, прописываются в трудовом договоре или ЛНА компании. 

Наемный директор не может самостоятельно выписывать себе премии – это функция работодателя. Если руководитель не является единственным учредителем организации, он подчиняется общему собранию участников общества или совету директоров. Эти органы и принимают решение о каждой премиальной выплате.

Когда директор – единственный учредитель, для выплаты премии он оформляет решение единственного участника.

Таким образом, начисление премий – право, а не обязанность работодателя.Это стимулирующая выплата. Она может быть постоянной частью зарплаты или носить разовый характер.Если работодатель решает использовать премирование для мотивации сотрудников, он закрепляет порядок начисления вознаграждения во внутренних документах компании.