Служебная записка (представление) на премирование сотрудника

Когда пишется служебка на премирование

Служебная записка на премирование – это внутренний документ компании. Она содержит предложение о выплате денежной премии сотруднику или нескольким сотрудникам за определенные заслуги или достижения. Обычно ее пишет непосредственный начальник отличившихся сотрудников. Это и понятно: он знает все о деятельности своего подразделения и его работников. Иногда инициатива может исходить от совета коллектива или профсоюза. Составляется служебка на имя руководителя фирмы. 

Премиальные выплаты можно учесть в составе «прибыльных» расходов. Их нужно подтвердить документально. К таким документам можно отнести (письмо ФНС от 01.04.2011 № КЕ-4-3/5165):

• внутренний документ работодателя, в котором установлен порядок назначения и выплаты премий, например положение о премировании;
• приказ о поощрении работников;
• документ, который подтверждает достижение сотрудниками конкретных показателей, например служебная записка на премирование.

Форма служебки

Служебка на премирование не имеет унифицированной формы. Компания может установить свою форму документа.Условно служебную записку можно разделить на три части.

Шапка, в которой указываются:

• должность и Ф. И.О. руководителя компании, на имя которого пишется документ;
• должность и Ф. И. О. начальника, который хочет поощрить своих подчиненных;
• заглавие документа – «Служебная записка о премировании сотрудника/сотрудников»;
• дата и место составления.

Основная (текстовая) часть. В ней обычно просят руководителя компании поощрить определенных сотрудников денежной премией. Стоит также указать:

• основные сведения о поощряемом работнике – должность, отдел, в котором он трудится;
• конкретные заслуги и достижения сотрудника, за которые его хотят отметить денежной премией;
• вид поощрения – обычно пишут определенную денежную сумму.

Заключительная (нижняя) часть, которая включает:

• должность, подпись составителя документа и ее расшифровку;
• дату составления документа.

Содержание служебной записки

Из текста служебки должно быть понятно, что поощряемый сотрудник выполнил условия для своего премирования. Например, можно указать фактическое время переработки, количество созданных материальных ценностей, перевыполнение плана производства или продаж, суммы доходов, полученных в результате труда работника. Не лишним будет приложить к служебной записке подтверждающие документы, к примеру производственные планы, отчеты по продажам и другие.

Если премируемых несколько

Если начальник подразделения хочет поощрить нескольких работников, их перечисляют списком. Удобнее это сделать в виде таблицы, в которой напротив каждого отличившегося указывают размер денежной премии и основание для ее выплаты, например, в таком виде:

Стадии прохождения представления на премирование

Каждая компании самостоятельно определяет стадии прохождения служебки на премирование. Но обычно путь этого документа довольно короткий: начальник отдела пишет служебку на своих подчиненных и передает ее руководителю на рассмотрение. Последний принимает решение о премировании или отказе в выплате поощрения и ставит соответствующую визу на документ. В случае положительного решения составляется приказ о поощрении работника/работников.

Приказ можно составить по унифицированным формам № Т-11 (на одного сотрудника) и № Т-11а (на нескольких человек). Можно использовать самостоятельно разработанную форму. Но обычно компании предпочитают не заморачиваться и пользуются унифицированными формами.

Таким образом, служебная записка о премировании – это внутренний документ компании. Она пишется непосредственным начальником отличившихся сотрудников на имя руководителя компании. Служебка является основанием для составления приказа на поощрение. Эти документы могут использоваться в качестве обоснования для включения в состав «прибыльных» расходов премиальных выплат.