Компенсация бензина сотруднику за использование личного автомобиля

Что такое компенсация и транспортные расходы?

Практически в каждой компании есть сотрудники, работа которых связана с поездками. К таким работникам можно отнести курьеров, водителей, менеджеров, офисных сотрудников и т.д. К примеру, бухгалтер периодически обязан сдавать отчетность в инспекцию, а кассир – финансовые средства в банк. Зачастую в своей работе они пользуются личным автомобилем.

Используя собственную машину в служебных целях, работник вправе получить компенсацию. Работодатель возмещает расходы на ГСМ и частично износ авто.

Компенсация представляет собой денежную выплату по возмещению затрат сотруднику.

Для того, чтобы работодатель мог пользоваться личным имуществом работника, необходимо соблюсти три условия:

1. получить согласие от работника на использование его автомобиля;
2. компенсировать сотруднику расходы по использованию авто при осуществлении им должностных обязанностей;
3. отражать в бухучете понесенные затраты и выплаченные компенсации.

Так, к транспортным издержкам, подлежащим выплате, можно отнести следующие:

• компенсации за использование личного автомобиля;
• оплата арендуемого имущества работника - автотранспорта или компьютера и расходы по его содержанию;
• возмещение затрат на общественный транспорт и услуги такси;
• проезд до места работы и др.

Кроме того, при поездках сотрудник имеет право на возмещение иных расходов: проезд, аренда жилплощади, суточные и иные затраты согласно ст. 168.1 ТК РФ.

В каких случаях выплачивается компенсация за использование автотранспорта?

Есть два варианта использования личного авто сотрудника. В первом случае работнику выплачивается компенсация. При  втором варианте с сотрудником авто заключается договор аренды.

Статьей 188 ТК РФ определен порядок заключения соглашения об использовании личного транспорта. Такое соглашение обязательно должно иметь письменную форму. В соглашении прописываются данные сотрудника, указывается его автомобиль (марка машины, год выпуска). Кроме того, нужно прописать цель использования автотранспорта, длительность (срок) и периодичность его использования.

Возмещение расходов может быть прописано отдельным пунктом в трудовом договоре или же оформлено дополнительным соглашением. В документе прописываются условия компенсации и ее размер. Не лишним будет указать, что во время отсутствия сотрудника (больничный, отпуск и т.д.) выплата компенсации не предусматривается.

Условия, при которых выплата компенсации будет являться правомерной, указаны в Письме МНС России № 04-2-06/419@от 02.06.2004:

• использование личного транспорта согласовывается с работодателем;
• обязательное наличие подтверждающих расходы документов – чеки, квитанции и т.п.;
• на все служебные поездки оформляются путевые листы;
• компенсацию издержек получает непосредственно сам работник.

Использование авто по договору аренды

Есть работодатели, которые предпочитают арендовать автомобиль (ст. 632, 642 ГК РФ). Арендовать авто можно с экипажем или без него. В случае аренды с экипажем обязанность по управлению автомобилем и его техническому обслуживанию лежит на самом работнике.

Во втором случае управлением и техническим обслуживанием автомобиля занимаются другие лица. Между работодателем и сотрудником заключается договор аренды, в котором прописываются условия сделки, в частности стоимость арендованного транспорта. По общим правилам арендатор несет все расходы по эксплуатации транспорта. В частности, последний несет расходы по содержанию и страхованию авто, а также по страхованию собственной ответственности (ст. 636, 646 ГК РФ). При наличии подтверждающих документов (квитанции, чеки, счет-фактуры, путевые листы) владелец вправе получить компенсацию. Главное, чтобы была возможность отследить по документам использование авто, его маршруты движения и время использования.

В полисе ОСАГО указываются лица, имеющие допуск к управлению транспортом (п. 2 ст. 15 40-ФЗ от 25.04.2002).

Нужно учитывать, что арендная плата для работника выгодней компенсации. Поскольку при аренде, работник получит возмещение расходов, а также прибыль в виде арендной оплаты. При компенсации работодатель лишь возместит работнику понесенные затраты.

В каком размере выплачивается компенсация?

Размер компенсации определяется сторонами самостоятельно. Он указывается в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.

При определении размера работодатель применяет общие нормы компенсации за использование личной машины (ПП РФ № 92 от 08.02.2002 г). Согласно данным нормам при использовании легкового авто с объемом двигателя до 2000 см³ ежемесячная компенсация составляет 1200 рублей, при двигателе авто более 2000 см³ — 1500 рублей, при использовании мотоцикла – 600 рублей.

Стоит отметить, что для грузового автотранспорта нормативы не установлены.

Работодатель вправе увеличить сумму выплат работнику и определить ее по своему усмотрению. Важно, чтобы они были в пределах разумного, чтобы у налоговых инспекторов не возникло подозрение о том, что это вторая заработная плата сотрудника. А потому, в бухгалтерии должны быть все необходимые подтверждающие документы.

Какие документы необходимо оформить для выплаты компенсации за автотранспорт?

Основаниями для выплат будут следующие документы:

1. Локальный нормативный акт организации.
2. Трудовой договор или дополнительное соглашение.
3. Должностная инструкция.
4. Соглашение между сторонами об использовании личного имущества в служебных целях.
5. Приказ об установлении выплаты.

Статья 252 НК РФ гласит о том, что все расходы компании должны быть экономически оправданными и подтверждаться соответствующими документами. Это относится и к транспортным расходам сотрудника, подлежащим возмещению. Компенсироваться могут расходы, понесенные с разрешения работодателя (письмо Минфина № 03-03-07/52139 от 10 сентября 2015 года).

Какой локальный акт обосновывает выплату компенсации за транспорт

Порядок возмещения расходов при разъездном характере работы сотрудников работодателю можно прописать в коллективном договоре организации, а также в трудовом договоре или в допсоглашениях (ст. 57, 168.1 ТК РФ).

Кроме того, в обоснование служебных поездок работодатель может разработать и утвердить такой локальный акт компании как положение о компенсации транспортных расходов сотрудникам. В документе нужно отразить должности сотрудников, а также условия и порядок возмещения.

Заявление на компенсацию за транспорт – как написать

Чтобы получить компенсацию за использование личного авто в служебных целях сотруднику необходимо написать работодателю заявление на получение выплаты с указанием того, как часто используется личный автомобиль и в каких целях. К заявлению нужно приложить копию ПТС на транспортное средство и предоставить подтверждающие расходы документы (письмо ФНС № БС-3-11/8304@ от 13 ноября 2018 года). Также ФНС в своем письме № 04-2-06/419@) от 02.06.2004 г указывает на оформление путевого листа при использовании собственного авто в интересах компании. На основании заявления и приложенных документов, работодатель оформляет приказ, закрепляя использование личного транспорта при исполнении должностных обязанностей и определяет размер транспортных издержек работника, подлежащих возмещению. Если условие об использовании личного транспорта и возмещение затрат изначально прописано в трудовом договоре, то писать заявление не понадобится. Начисления и выплаты будут происходить автоматически.

При аренде автомобиля у работника основным документом будет являться договор аренды. Для подтверждения аренды ежемесячно необходимо будет составлять акт приема-передачи автомобиля.

Транспортные затраты на такси можно прописать в коллективном договоре или в положении о компенсации транспортных расходов. В этом случае в заявлении указывается причина пользования услугами такси (к примеру, поздний рейс самолета) и прикладываются подтверждающие расходы документы.

Приказ о возмещении расходов при использовании личного автотранспорта в служебных целях

Приказ оформляется в соответствии со ст.188 ТК РФ. Основанием к его изданию могут являться заявление работника, допсоглашение к трудовому договору, должностная инструкция сотрудника, копия паспорта транспортного средства

Приказ руководителя должен содержать следующие данные:

• Должность и ФИО работника, которому необходимо возместить затраты.
• Данные о личном транспортном средстве сотрудника: марка, государственный регистрационный номер, год выпуска и объем двигателя.
• Вид возмещаемых расходов: затраты на бензин и эксплуатацию авто (ремонт, техобслуживание, мойка, парковка и т.п.)
• Дату выплаты ежемесячной компенсации (к примеру, последний день месяца).
• Выплату по возмещению расходов (к примеру, в течение 3 дней после предоставления подтверждающих документов).

Как учитывать транспортные затраты, подлежащие возмещению?

Возмещение оплаты бензина необходимо отразить в бухучете, поскольку они относятся к коммерческим либо общехозяйственным расходам. Компенсации по возмещению затрат при исполнении трудовых обязанностей учитываются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с затратными счетами.

Основные проводки по ГСМ:

• Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 73 – отражение начисленной по расходам компенсации на ГСМ;
• Дт 73 Кт 50, 51 – отражение выплаченной компенсации на ГСМ.

Учет расходов происходит по каждому конкретному работнику и по документально подтвержденным фактическим затратам.

Как компенсация влияет на налогообложение?

У работодателя есть возможность снизить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль с учетом расходов на ГСМ и их возмещение, но в пределах определенного лимита. Как уже упоминалось, максимальный размер выплат определен нормами Постановлением Правительства № 92 и зависит от объема двигателя авто (письмо Минфина № 03-03-06/1/6339 от 27.01.2023). Причем сумма компенсации не облагается НДФЛ и страховыми взносами (ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, письмо Минфина № 03-04-06/94977 от 06.12.2019). Однако эту сумму необходимо документально подтвердить: свидетельством о регистрации автомобиля, чеками, квитанциями, расчетами компенсационных выплат.

При исчислении налога на прибыль к учету принимаются все компенсационные выплаты (затраты на ГСМ и эксплуатационные расходы), но в пределах норм Постановления Правительства № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Превышающие норму суммы при налогообложении учитываться не будут (п. 38 ст. 270 НК РФ).

При налоговом учете подтверждающими расходы документами будут:

• путевые листы с отражением маршрута движения, километража и расхода ГСМ;
• журнал учета поездок, в котором есть записи о цели производственной поездки и маршруте следования;
• отчет работника о поездках в течение месяца, с описанием необходимости каждой;
• расчет суммы компенсации с учетом понесенных затрат и интенсивности использования;
• трудовой договор или соглашение к нему, должностная инструкция, содержащие пункт о разъездной работе сотрудника.