Как происходит оформление работника на работу

29.07.2021
В действующем трудовом законодательстве предусмотрен четкий порядок оформления на работу новых сотрудников. Во избежание санкций со стороны контролирующих органов работодатели обязаны придерживаться данных правил. В настоящем обзоре в виде пошаговой инструкции подробно расписано, как оформить нового работника и на какие нормативные акты ориентироваться.

Чем регламентируется процесс

Процедура оформления новых кадров регламентируется целой системой нормативно-правовых актов. К основным из них можно отнести следующие официальные документы:

  • Трудовой кодекс РФ,
  • КоАП РФ,
  • Закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» 01.04.1996 № 27-ФЗ и т.д.

Внимание! Приведенный выше перечень не является исчерпывающим. В данной сфере также действует большое количество различных подзаконных актов и рекомендательных писем различных государственных ведомств.

Пошаговая инструкция

Прием на работу можно описать в виде определенного процесса, который включает в себя следующие последовательные этапы:

  1. Составление работником заявления и подготовка необходимого пакета документов.
  2. Дача сотрудником согласия на обработку персональных данных.
  3. Прохождение медосмотра сотрудником (при необходимости).
  4. Проверка работодателем документов, представленных новым сотрудником.
  5. Если все в порядке, то следующим этапом будет документальное оформление приема на работу – подготовка и подписание трудового договора, соглашения о материальной ответственности (при необходимости), издание приказа о зачислении нового человека на соответствующую должность и т.д.
  6. Если новый сотрудник в прошлом находился на государственной службе, то при его приеме на работу в адрес предыдущего работодателя должно быть направлено соответствующее уведомление.
  7. Подготовка бланка со сведениями о гражданине, который по закону подлежит воинскому учету.
  8. Ознакомление нового работника со всеми документами под роспись.
  9. Проведение необходимых инструктажей.
  10. Создание и ведение личного дела на принятого в организацию нового сотрудника.

Заявление о приеме на работу

Согласно установленному порядку лицо, желающее устроиться на новое рабочее место, должно представить работодателю соответствующее заявление.

Форма такого документа законодательно не закреплена. Однако в его содержание обязательно должны быть включены следующие сведения:

  • «шапка» документа – здесь указывается название организации и ФИО ее руководителя, а также имя заявителя,
  • название документа (размещается по центру),
  • просьба о приеме на работу с указанием должности, которую намерен занять заявитель, и точной датой выхода,
  • дата составления заявления и подпись.

СПРАВКА. В некоторых организациях разработаны собственные образцы заявлений о приеме на работу. В этом случае нужно использовать утвержденный шаблон. Если же его нету, то новому работнику заявление следует подготовить в произвольной форме на бумаге формата А4.

В соответствии со ст. 65 ТК РФ к заявлению также должны быть приложены следующие документы:

  • паспорт,
  • трудовая книжка (при наличии),
  • СНИЛС,
  • документы воинского учета (в случаях, когда это необходимо),
  • диплом,
  • справка о наличии/отсутствии судимости (в случаях, когда это необходимо).

Согласие на обработку персональных данных

В соответствии с положениями закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ обработка персональных данных допускается только при наличии письменного согласия владельца этих сведений.

В связи с этим при приеме на работу нового сотрудника, работодатель должен получить его согласие на обработку личных сведений. Оно оформляется в виде специального бланка и должно содержать такую информацию (п. 4 ст. 9 закона РФ № 152-ФЗ):

  • ФИО и реквизиты паспорта нового сотрудника,
  • ФИО и адрес оператора (работодателя), принимающего согласие на работу с персональной информацией,
  • цель получения таких данных,
  • полный перечень персональной информации,
  • название и ФИО лица, осуществляющего обработку личных сведений сотрудника,
  • перечень действий, которые будут производиться с персональными данными,
  • срок действия согласия,
  • подпись работника.

ВАЖНО. С 1 сентября 2021 года, в России начнет действовать Приказ Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18. В этом документе прописаны новые требования, предъявляемые к письменному согласию на обработку персональных данных, которое должен дать сотрудник, принимаемый на работу.

Медосмотр

В случаях, установленных законом, при приеме на работу отдельные категории сотрудников должны пройти медицинскую комиссию и представить работодателю подтверждающий документ – медицинскую справку или книжку.

Согласно положениям ТК РФ перед трудоустройством пройти медосмотр должны следующие категории работников:

  • в возрасте до 18 лет,
  • желающие трудоустроиться на должность с вредными и опасными условиями,
  • поступающие на работу в пищевую промышленность, общественное питание, в медицинское учреждение, в детские учреждения и т.д.,
  • если их будущее рабочее место находится на территории Крайнего Севера или местности, приравненной к ней,
  • спортсмены.

Работодатель обязан самостоятельно направить работника на прохождение медосмотра в случаях, когда это необходимо. Для этого оформляется соответствующий бланк-направление на медкомиссию.

После прохождения необходимого осмотра, сотрудник должен представить соответствующую справку.

Проверка документов

После того, как кандидат на должность представит все необходимые документы, начинается следующий этап – проверка бумаг нового сотрудника.

Как правило, такая процедура осуществляется кадровой службой компании. Проверка документов производится по следующим направлениям:

  • полнота состава представленных бумаг,
  • достоверность и подлинность документов,
  • некоторые компании направляют запрос предыдущему работодателю для получения полной картины и представления о профессиональном уровне и личных характеристиках нового сотрудника .

По итогу данного этапа выносится окончательное решение о зачислении на должность или отклонении кандидата.

Анкета (по желанию)

Иногда для получения наиболее подробной информации о новом сотруднике, некоторые работодатели предлагают заполнить специальную анкету.

По закону заполнение такого документа является обязательным условием только для лиц, желающих трудоустроиться на государственную или муниципальную службу. В этом случае используется бланк, утвержденный Распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 № 667-р.

Во всех иных ситуациях, заполнение такой анкеты производится по желанию.

Трудовой договор

При приеме на работу нового работника, с ним в обязательном порядке должен быть заключен трудовой договор. Правила заключения трудового договора подробно описаны в разделе III ТК РФ. Для такого документа установлены следующие ключевые условия:

  • подготавливается в письменном виде,
  • в содержание должны быть включены сведения, перечисленные в ст. 57 ТК РФ,
  • составляется в 2 экземплярах, один из которых передается сотруднику, а второй остается у работодателя,
  • документ в обязательном порядке должен быть подписан обеими сторонами,
  • трудовой договор начинается действовать с момента его подписания обеими сторонами,
  • может заключаться на неопределенный срок, в отдельных случаях - на период времени до 5 лет (срочный трудовой договор).

Договор о материальной ответственности

В случаях, когда работнику передаются определенные виды имущества организации, с ним должен быть заключен договор о материальной ответственности. Это письменное соглашение, в рамках которого сотрудник обязуется обеспечить полную сохранность вверенных ему активов. Сюда можно отнести:

  • денежные средства в кассе,
  • материалы на складе и т.д.

Список должностей, с которыми можно заключить такой договор, а также форма документа утверждены постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85. Если должность сотрудника отсутствует в перечне - заключить с ним договор о полной матответственности нельзя.

Приказ о приеме на работу

В соответствии со ст. 68 ТК РФ при приеме на работу нового сотрудника работодатель должен издать соответствующий приказ. Для такого документа утверждена единая форма – № Т-1 (если принимается одно лицо) или № Т-1а (при приеме на работу сразу нескольких человек).

Однако следует отметить, что работодатель не обязан использовать формы, утвержденные Постанов. Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Компании также вправе применять самостоятельно разработанные бланки такого документа.

Общие правила подготовки приказа о приеме на работу:

  • его содержание должно соответствовать условиям, прописанным в трудовом договоре,
  • работник должен быть ознакомлен с приказом под роспись,
  • при желании сотрудника работодатель обязан предоставить ему копию такого приказа .

Трудовая книжка (электронная или бумажная)

В соответствии с положениями ст. 66 ТК РФ основным документов работника, содержащим сведения о его трудовой деятельности и стаже, является трудовая книжка. Сейчас работник вправе перейти с бумажной формы книжки на электронную. Если он воспользовался свои правом, то на новом месте работодателю предъявляется:

  • бумажная трудовая с закрывающей надписью;
  • форма СТД-Р (выдает прежний работодатель) или форма СТД-ПФР (выдает ПФР)

Если работник трудоустраивается впервые и бумажной трудовой у него не было, то заводить работодатель её уже не будет. Вместо этого формируется и сдается в ПФР отчет по форме СЗВ-ТД с кодом "ПРИЕМ".

Если работник продолжает использовать бумажную версию трудовой книжки, то она отдается работодателю при трудоустройстве и ведется в обычном режиме (в трудовой делается соответствующая запись, а сама книжка хранится в организации).

СПРАВКА. В настоящее время форма, а также порядок ведения и хранения трудовых книжек регламентируется положениями постановления Правительства № 225. Однако с 1 сентября 2021 года начнет действовать приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н.

Договор о неразглашении коммерческой тайны

Зачастую при приеме на работу нового сотрудника, с ним заключается договор о неразглашении коммерческой тайны. Суть данного документа заключается в том, что работник берет на себя обязательство о неразглашении секретных сведений о компании. Сюда можно отнести такие виды данных, как:

  • информация о клиентах и поставщиках,
  • используемые уникальные технологии,
  • проводимые сделки,
  • стратегические планы и т.д.

Коммерческая тайна охраняется законом «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ. В случае нарушения условий договора о неразглашении таких сведений работник может быть привлечен к следующим видам ответственности (п. 1 ст. 14): дисциплинарной, гражданской, административной и даже уголовной.

Уведомление о приеме на работу бывшего госслужащего

Если на работу принимается бывший государственный или муниципальный служащий, то здесь у работодателя возникает еще одна обязанность – уведомление бывшего работодателя о приеме в организацию такого сотрудника.

Данное требование сохраняет свою силу в течение 2 лет с момента увольнения с госслужбы.

Работодатель должен подготовить уведомление (оно составляется в соответствии с порядком, описанным в постановлении Правительства РФ от 21.01.2015 № 29) и направить его бывшему работодателю до истечения 10 дней.

Сведения о гражданине, подлежащему воинскому учету

Если на работу принимается сотрудник, подлежащий воинскому учету, то в отношении него работодатель должен собрать установленный перечень данных и направить их в адрес военного комиссара.

Данные сведения готовятся по форме, утвержденной в «Методических рекомендациях по ведению…», утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017 (Приложение № 9).

Такая информация должна быть представлена адресату в течение двух недель.

Ознакомление работника с документами

При приеме в организацию нового человека работодатель должен выполнить еще одно важное условие – ознакомить его с внутренними документами компании. Такая обязанность прописана в ч. 3 ст. 68 ТК РФ.

К локальным документам организации, с которыми должен быть ознакомлен сотрудник, можно отнести:

  • правила внутреннего трудового распорядка,
  • положение об оплате труда,
  • должностная инструкция,
  • порядок прохождения аттестации и т.д.

Проведение инструктажей

Об обязанности проведения инструктажей с новыми сотрудниками написано в ст. 225 ТК РФ. Они должны в установленном порядке пройти обучение по охране труда и подтвердить полученные знания.

Порядок проведения инструктажа регламентируется положениями постановления Минтруда РФ 13.01.2003 № 1/29.

СПРАВКА. Компании самостоятельно разрабатывают такие программы, исходя из специфики деятельности и круга должностных обязанностей работника. Без проведения таких инструктажей сотрудник не имеет право приступить к работе.

Личное дело (карточка)

Согласно установленному порядку работодатель обязан заводить на каждого работника личное дело. Оно представляет собой кадровый документ, в котором собираются все сведения о принятом в организацию сотруднике.

Шаблон личной карточки утвержден постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (Форма № Т-2). Однако его использование не является обязательным условием. Компания может использовать свой бланк.

В личной карточке работника указываются такие сведения:

  • общая информация,
  • данные о воинском учете,
  • сведения о приеме на работу и переводе на другие должности,
  • результаты пройденной аттестации,
  • информация о повышении квалификации и т.д.

Таким образом, при приеме на работу новых сотрудников, работодатель должен строго следовать законодательно установленному алгоритму действий. При несоблюдении обязательных условий, к нарушителю могут быть применены различные санкции со стороны проверяющих государственных органов.

Специализация: Эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Закончила Высшую школу экономики и сервиса по специальности бухгалтер предприятия со знанием 1С; прошла обучение по направлению "Бухгалтерский учет при упрощенной системе налогообложения". В 2021 году получила аттестат консультанта по налогам и сборам. Общий стаж работы в бухгалтерской сфере 18 лет.

Задать вопрос