Приказ о принятии на работу

Когда составляется приказ о приеме на работу

Приказы нанимателя по личному составу — так называют их официально — связаны с персоналом организации и издаются при наличии соответствующих оснований. Их назначение — регулирование трудовых отношений по части условий, режима, оплаты труда и т. д. Занимаются данной кадровой документацией компетентные работники отдела кадров, которые знают трудовое законодательство.

Согласно ст. 68 ТК РФ, оформляя человека на работу, наниматель должен:

1. Ознакомить его с правилами внутреннего распорядка организации, действующими локальными документами.
2. Заключить с ним трудовое соглашение.
3. На основании этого соглашения издать приказ о приеме на работу, а затем зарегистрировать в отдельном журнале учета. 

Обратите внимание! В приказ не включают те условия труда, которые не предусмотрены трудовым соглашением.

Сотрудник кадрового отдела должен подписать приказ у нанимателя, а затем ознакомить с ним работника под подпись.

Форма приказа

При составлении приказа о приеме на работу 2021 (см. образец) разрешено самостоятельно разрабатывать и утверждать форму, а также использовать типовые формы (Т-1 и Т-1а), рекомендованные Госкомстатом РФ. В процессе формирования, ведения, хранения документов по кадрам следует руководствоваться следующей нормативно-правовой базой:

• Национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016: применяется для организационно-распорядительной документации (реквизиты документов и бланков, их расположение, оформление, образцы);
• Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019: управленческие архивные документы госструктур со сроками хранения (приказы о трудоустройстве — от 50 лет);
• Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 — унифицированные формы по учету и оплате труда, предназначенные для всех структур.

Обратите внимание! Коммерческие структуры могут самостоятельно разрабатывать все документы. Причем независимо от того, предусмотрена для них типовая форма либо нет. 

Главное при разработке, чтобы документ имел обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 ФЗ РФ № 402 от 06.12.2011.

Унифицированная форма Т-1 и Т-1а

Госкомстат (см. Постановление № 1) рекомендует нанимателям (организациям всех форм собственности) в зависимости от ситуации использовать:

• унифицированную форму Т-1 (по ОКУД 0301001) — для оформления на работу одного человека;
• унифицированную форму Т-1а (по ОКУД 0301015) — для оформления двух и более человек.

Оба типовых документа содержат идентичные сведения. Но один из них (Т-1а) представлен в виде таблицы, так как предназначен для нескольких человек. Заполняя тот или иной бланк, указывать следует только те сведения, которые актуальны для конкретной ситуации и организации. Например, разряд — для рабочего, а класс, категорию либо при их отсутствии должность — для бюджетника. 

Формы являются рекомендуемыми и могут изменяться. Это значит, что наниматель на их основе может разработать собственный бланк, добавив, к примеру, дополнительные строки либо листы. Все вносимые изменения оформляются приказом. 

Обратите внимание! Обязательные реквизиты этих форм, включая код, номер, название, удалять, менять нельзя. 

Что обязательно написать в приказе 

К стандартным обязательным реквизитам документа, как типового, так и разработанного самостоятельно, относят (применительно к п. 2 ст. 9 ФЗ РФ № 402):

• его название, номер (например, «Приказ о приеме работника на работу №»);
• дату оформления;
• название организации (в данном случае — нанимателя);
• суть хозяйственной операции, события (принятие на работу конкретного лица на определенных условиях);
• ее денежную (натуральную) величину и единицу измерения (тарифную ставку, надбавки, проч.);
• должность лица, свершившего эту операцию, а также ответственного за ее оформление (руководитель организации, начальник отдела кадров);
• подписи перечисленных участников операции (события) и ответственных лиц (глава организации, кадровик, работник).

Обратите внимание! Печать в приказе не ставится, поскольку она не является обязательным реквизитом.

Обязательные сведения, которые должны присутствовать в приказе о принятии на работу, перечислены в указаниях по применению к заполнению форм по учету кадров (Т-1 и Т-1а). Это сведения, касающиеся работника, который трудоустраивается. К ним относят:

• персональные данные — ФИО;
• подразделение, где он будет трудиться;
• должность (специальность, профессия) либо указание квалификации (соответствующий разряд, класс либо категория);
• период испытательного срока (если установлен);
• условия трудоустройства и характер труда (перевод, замещение временного работника, по совместительству, постоянно, полставки, на период декрета, проч.);
• тарифную ставку (оклад), надбавки (при наличии).

 Если подписан бессрочный трудовой договор (на неопределенный срок), в приказе не указывают срок, до которого человек будет работать. В форме Т-1 пустой оставляют строку «По» в реквизите «Дата», а в форме Т-1а — аналогичную строку в «Периоде работы».

Порядок ознакомления работника с приказом

Приказ становится действительным после подписи нанимателя либо уполномоченного на данные действия лица. Подписанный документ возвращают в отдел кадров, после чего с ним должны ознакомить оформляемого работника. 

Прочитав документ, трудоустраивающийся должен написать внизу документа «с приказом ознакомлен» (если специальной строки об этом нет в документе). Рядом с этой записью — поставить личную подпись с расшифровкой.

После этого кадровый работник делает запись в трудовой о приеме на работу. Далее — заполняет личную карту, а бухгалтерия открывает лицевой счет для зарплаты. 

Обратите внимание! Организация вправе установить свои способы ознакомления с распорядительными документами и закрепить их в локальных актах. Типичные варианты ознакомления: в электронном виде, в самом документе, на отдельном листе ознакомления. 

По ст. 68 ТК РФ ознакомить с приказом при трудоустройстве должны на протяжении трех дней. Отсчет ведется со дня начала работы. 

При необходимости для подтверждения факта трудоустройства работнику оформляют выписку из приказа о приеме на работу. Поскольку сам приказ может содержать конфиденциальные сведения о заработке, других работниках, то выдают именно выписку, а не копию приказа.