Кадровые отчеты в 2023 году: таблица-календарь

Отчеты кадрового специалиста

Все отчеты должны ежегодно корректироваться кадровиками, так как даты их предоставления могут сдвигаться в связи с совпадением отчетной даты с выходным днем. Чтобы не просрочить отчетность, необходимо следить за этим и постоянно мониторить законодательную базу на предмет изменения отчетных форм и сроков. Удобнее сдавать всю кадровую отчетность за несколько дней до наступления срока, а бланки и периодичность уточнять на официальных сайтах ведомств.

Кадровая отчетность в Росстат

Наибольшее количество отчетов направляется в органы статистики. Есть формы отчетов, которые сдают все работодатели без исключения, а есть - касающиеся лишь отдельных работодателей. Сроки и периодичность сдачи отчетов разные. Так, к примеру, отчет П-4 направляется крупными компаниями ежемесячно. В то же время, отчет 57-Т - разово в два года.

Важно! С 2022 года вся кадровая отчетность направляется в Росстат в электронной форме, без исключений для малого бизнеса. Кроме того, большая часть бланков обновлена.

1-ПР - Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов

Сдают такой отчет все работодатели, за исключением таких, которые относятся к субъектам малого предпринимательства. Сведения направляются ежемесячно, на второй день после окончания истекшего месяца.

Отчет по форме № П-4 - Сведения о численности и заработной плате работников

Обязанность сдавать отчет есть у всех работодателей, за исключением субъектов малого предпринимательства. От отчетности также освобождаются работодатели, общественные организации, товарищества собственников недвижимости, благотворительные фонды и организации, фермерские хозяйства и потребительские кооперативы, в которых средняя численность работников в предыдущий двухлетний период не превышала 15 человек, а годовой оборот составил не более 800 миллионов рублей. Такие юридические лица представляют отчет по форме № 1-Т.

Установлены следующие сроки сдачи:

• Организации с количеством персонала более 15 человек и годовым оборотом более 800 млн. руб., — ежемесячно, до 15-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем.
• Организации, в которых трудоустроено менее 15 человек и годовой оборот не превысил 800 млн. руб., — ежеквартально, до 15-го числа месяца, следующего за последним месяцем отчетного квартального периода.
• Форма №1-Т сдается разово, не позднее 30 января года за предыдущий отчетный год.

Компании, которые зарегистрировались либо, прошли реорганизацию в прошлом или в текущем году и организации, имеющие лицензию на добычу полезных ископаемых, данные о количестве работников и их заработной плате сдают ежемесячно, вне зависимости от годового оборота и численности рабочего коллектива. При чем, отчитаться они должны не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Новая форма бланка 2023 года утверждена Приказом Росстата № 532 от 29 июля 2022 года. В новой форме сменилась точность сведений, их следует указывать с двумя десятичными знаками. А в расчет средней численности вошли подрядчики по договорам ГПХ. Сроки сдачи зависят от среднего штата за два предыдущих года и годового оборота. Форма может сдаваться ежеквартально или ежемесячно.

Приказом Росстата № 872 от 30 ноября 2022 года утверждены указания по заполнению отчета П-4, вступившие в силу с 1 января 2023 года.

Теперь среднюю численность работников можно указывать с двумя десятичными знаками после запятой, ранее - с одним десятичным знаком.

№ П-4 (НЗ) - Сведения о неполной занятости и движении работников

Такой отчет ежеквартально предоставляют организации и индивидуальные предприниматели, не являющиеся субъектами малого предпринимательства с численностью более 15 сотрудников.

Отчитаться нужно до 8-го числа месяца, следующего за последним месяцем отчетного квартального периода.

№ 1-Т (условия труда) - Сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и опасными условиями труда

Отчет предоставляют работодатели, деятельность которых относится к определенным группам ОКВЭД (водоснабжение, сельское и лесное хозяйство, охота и т.д.), но не относящиеся к субъектам малого предпринимательства. Уточнить необходимость сдачи отчета можно на официальном сайте Росстата. Кадровые сведения предоставляются до 21 января года, следующего за отчетным годом.

В 2023 году отчет необходимо направлять по форме, утвержденной приказом Росстата № 532 от 29 июля 2022 года. Часть полей нового бланка обновлена. Так, информацию по фонду оплаты труда и численности персонала стоит указывать с одним знаком после запятой. А графа 5 заполняется с одним десятичным знаком. Кроме того, в разделе о вакансиях изменилась нумерация граф.

№ 1 (кадры) - Сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке сотрудников

Данный отчет раз в 3-4 года сдают все организации. От отчетной обязанности освобождаются компании, относящиеся к субъектам малого предпринимательства, а также религиозные, страховые, экстерриториальные и военные организации, организации государственного управления и домашние хозяйства. Уточнить информацию о необходимости предоставления организацией отчета в текущем году можно на официальном сайте Росстата.

Важно! Организации, вошедшие в список Росстата на текущий год, обязаны представить отчет до 3 февраля текущего года, следующего за отчетным.

№ 1 - Сведения о распределении численности работников по размерам заработной платы

Сдается раз в два года работодателями, попавшими под специальную выборку Росстата. В такой список может войти любая организация, за исключением организаций, относящихся к субъектам малого предпринимательства. Информацию по выборочному списку ищем на сайте Росстата.

Отчет предоставляется до 20 мая текущего года.

№ 57-Т - Сведения о зарплате работников по профессиям и должностям

Такой отчет предоставляется компаниями из списка Росстата, оформленного специальной выборкой. Под выборку не подпадают субъекты малого предпринимательства, страховые и финансовые компании, организации военной безопасности и государственного управления. Вошедшие в список работодатели направляют отчет в Росстат раз в 2 года (за нечетные годы), не позднее 30 ноября текущего года.

№1-Т (проф) - Сведения о численности и потребности в работниках по разным профессиональным группам (руководители, специалисты, рабочие и служащие)

Отчет оформляют работодатели, попавшие под статистическую выборку. Сведения формируются за четные годы, следуя от отчетности на 31.10.2018 года. Предоставляется так же, как предыдущий отчет, до 30 ноября отчетного года.

Выше перечисленные обязательные к сдаче отчеты. Есть статистические отчеты, которые оформляются периодически в общем порядке либо же по требованию Росстата. К примеру, любая организация сдает ежемесячный отчет о просроченной задолженности по зарплате по форме №3-Ф. Органы госуправления и местного самоуправления сдают сведения по форме №1-Т.

3-Ф - Сведения о просроченной задолженности по заработной плате

Информацию направляют организации, кроме субъектов малого предпринимательства, имеющие просроченную задолженность по заработной плате. Отчетность является ежемесячной и подается до первого числа следующего за отчетным месяцем.

7-Травматизм - Сведения о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях

Отчет предоставляется организациями и ИП, за исключением микропредприятий, ежегодно не позднее 25 января, следующего за отчетным годом.

Определены новые сроки сдачи отчетности, который должен предоставляться каждый квартал не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом: квартал, полугодие, 9 месяцев, год.

Помните! Формы бланков статотчетности периодически меняются. Уточнить перечень и сроки необходимых отчетов можно на сайте ведомства либо через письменный запрос в Росстат.

Кадровая отчетность в СФР в 2023 году

Отчетность в СФР о застрахованных работниках направляется регулярно. Ее предоставляют все работодатели. На основании представленных данных СФР формирует свои реестры, высчитывает пенсионные начисления. Непредставление данных либо их несвоевременное представление может привести к немалому штрафу в десятки тысяч рублей. 

Отчет ЕФС-1

Новый отчет отменяет сдачу прежних отчетных форм СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-1 и 4-ФСС. Сдавать его обязаны все работодатели. Форма отчета ЕФС-1 утверждена Постановлением ПФР от № 245п от 31 октября 2022 года. Отчет включает кадровые и бухгалтерские сведения, а потому его заполнение рекомендовано заполнять подразделениями кадров и бухгалтерии.

Форма отчета новая, но принцип заполнения разделов и подразделов уже знаком, их можно заполнять и направлять раздельно. ЕФС-1 состоит из двух разделов, а первый в свою очередь из самостоятельных подразделов. Во второй раздел включена информация о взносах на травматизм. У каждого подраздела свои сроки сдачи. Раздел 1.1 (бывший СЗВ-ТД) содержит информацию о кадровых мероприятиях. Мероприятия о переводе, запрете занимать должность (вид деятельности), переименовании, установлении (присвоении), о подаче заявления о выборе вида трудовой книжки должны подаваться не позднее 25 числа следующего месяца (ранее – не позднее 15).

О приеме, увольнении, приостановлении или возобновлении трудового договора сведения необходимо направлять, как и ранее, не позднее следующего рабочего дня со дня издания приказа. О начале/окончании договора ГПХ стоит сообщить не позднее следующего рабочего дня с момента заключения/прекращения договора.

Нет необходимости в подаче сведений о трудовой деятельности:

• При отсутствии вышеперечисленных событий. Нулевой отчет не сдается.
• По иным не перечисленным выше кадровым мероприятиям. К примеру, при издании приказа о совмещении должностей либо об изменении оклада.
• По ГПД на приобретение имущества у физического лица или аренду помещения.
• При заключении договоров с самозанятыми (плательщиками НПД), предпринимателями.

Подраздел 1.2 содержит сведения о стаже (бывшая форма СЗВ-СТАЖ).

Информация о страховом стаже направляется в следующие сроки:

• Данные о страховом стаже сотрудников по итогам календарного года – раз в год, не позднее 25 января года, следующего за отчетным.
• При выходе сотрудника на пенсию, подаче им заявление на срочную пенсионную выплату или единовременную выплату пенсионных накоплений - в течение 3-х календарных дней со дня, когда поступит заявление от сотрудника о представлении индивидуальных сведений или со дня поступления запроса от СФР.
• При ликвидации организации в течение года – в течение месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса.
• При реорганизации предприятия – в течение месяца со дня утверждения передаточного акта.
• В случае прекращения статуса адвоката или полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой - одновременно с подачей заявления о снятии с регистрационного учета как страхователя.

Подраздел 2 Сведения об особенностях рабочего места (ранее - ОДВ-1) подается один раз в год до 25 января.

Подраздел 1.3 Сведения о заработной плате персонала бюджетного учреждения необходимо направлять ежемесячно до 25 числа.

Подраздел 3 Данные о взносах на накопительную пенсию (бывший отчет ДСВ-3) подается не позднее  25 числа после окончания квартала.

Раздел 2 Данные об отчислениях на травматизм (ранее - 4-ФСС) необходимо сдать до 25 числа по истечении отчетного квартала.

Персонифицированные сведения о физических лицах

Новый отчет с 2023 года заменил ранее действующую форму СЗВ-М. Форма отчета утверждена Приказом ФНС № ЕД-7-11/878@ от 29 сентября 2022 года. Срок сдачи отчетной формы – ежемесячно, не позднее 25 числа, следующего за отчетным периодом. Если срок сдачи выпал на выходной день, то первый переносится на ближайший рабочий день. Так, например, первый срок сдачи отчета в 2023 году – 27 февраля, что связано с переносом выходного дня с 25 февраля. Порядок внесения сведений в отчет прописан в Приложении 4 вышеуказанного Приказа. Отчет направляется в налоговый орган, где зарегистрирован головной офис и обособленные подразделения, имеющие счет в банке и выплачивающие вознаграждение по ГПД.

Форма включает титульный лист, персональные сведения о физических лицах и суммы их доходов. Указывается информация по работникам, работающим по трудовому договору и ГПД, а также по исполнителям договоров авторского заказа, лицензионных договоров и договоров об отчуждении исключительного права. Сведения отражаются как по лицам, получившим доход, так и по лицам, которым в отчетном периоде доход не выплачен.

Информация о физическом лице вносятся в строки 020-060, сведения о суммах – в строку 070. При отсутствии данных о сумме ставится прочерк.

Такой отчет обязаны предоставлять все работодатели, в том числе иностранные организации, осуществляющие свою деятельность на территории России.

Уведомление об исчисленных налогах и взносах

Такое Уведомление появилось в связи с введением единого налогового платежа (ЕНП).

Форма Уведомления, а также порядок его заполнения утверждены Приказом ФНС № ЕД-7-8/1047@ от 02 ноября 2022 года.

Направлять Уведомление стоит по налогам, срок отчета по которым наступает позже срока оплаты или не предусмотрена отчетная форма. Срок подачи – не позднее 25 числа, следующего за отчетным. 

Важно! Для упрощения взаимодействия с СФР, работодатель вправе оформить на кадрового сотрудника доверенность.

Отчеты в Военкомат

Ведение работы по воинскому учету является обязанностью каждого работодателя. Однако военно-учетный стол есть не в каждой организации. В таком случае обязанность взаимодействия с Военкоматом, в частности отчетность, лежит на кадровом специалисте. Отчеты обязаны представлять все юридические лица. На индивидуальных предпринимателей такая обязанность не распространяется.

Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе по форме №6

Информация предоставляется каждой организацией ежегодно. Сведения по состоянию на 1 января будущего года необходимо направить до 31 декабря года текущего.

Карточка учета организации в военкомате (форма №18)

Заполнением карточки учета занимается сотрудник, назначенный ответственным за военный учет в организации. В отчет вносится информация о работодателе, сотруднике, ответственном за ВУ в компании и всех трудоустроенных работниках, состоящих на воинском учете. Не учитываются данные по совместителям и работникам, оформленным по договорам ГПХ. Каждый регион самостоятельно определяет форму отчета и порядок ее заполнения. Уточнить информацию можно в местном Военкомате. Оформляется в трех экземплярах и направляется для сверки данных. После положительной сверки один экземпляр возвращается работодателю, другие два остаются в Военкомате и в комиссии по бронированию.

Важно! Карточку учета необходимо направить в Военкомат в течение 14 дней с даты регистрации организации в ЕГРЮЛ. Впоследствии отчет по форме № 6 и карточка по форме № 18 сдаются ежегодно до 31 декабря текущего года по состоянию на 1 января будущего года.

Установленной единой формы нет, поэтому бланк лучше запросить в местном Военкомате.

В зависимости от ситуации есть и другие отчеты, направляемые в Военкомат.

Список военнообязанных работников мужского пола в возрасте 15-16 лет

При наличии в организации мужчин допризывного возраста 15-16 лет в Военкомат до 1 октября направляется соответствующая информация.

Перечень сотрудников, которые подлежат первоначальному военному учету в следующем году

Информация о будущих семнадцатилетних сотрудниках-мужчинах подается в местный Военкомат при наличии таковых в организации не позднее 1 ноября. Отчет оформляется по форме Приложения № 6 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Правительства РФ № 719 от 27 ноября 2006 года. Также на каждого будущего призывника подается анкета, форма которой утверждена постановлением Правительства РФ № 1746 от 14 октября 2021 года.

Сведения о принятых или уволенных военнообязанных работниках

Информация о принятых или уволенных сотрудниках, являющихся военнообязанными, направляется в течение двух недель со дня кадрового события.

Сведения направляются по форме из вышеуказанного Положения о воинском учете.

Сведения о работниках, которые состоят на ВУ либо не состоят, но должны состоять

Эта информация оформляется при наличии запроса от Военкомата в двухнедельный срок со дня получения запроса. В случае самостоятельного выявления работника, подлежащего военному учету, сведения о нем также направляются в Военкомат в двухнедельный срок.  Такая обязанность установлена для кадрового специалиста в части 1 статьи 4 Закона № 53-ФЗ. К примеру, при приеме на работу мужчина не предъявил документы воинского учета.

План работы по воинскому учету

Кроме того, до конца текущего года, необходимо согласовать с военкоматом План работы в организации по воинскому учету на следующий год.

План отражает мероприятия по воинскому учету, проводимые организацией в течение года, а также кадровые отчеты.

Кадровая отчетность в службу занятости

В службу занятости направляются сведения о наличии свободных вакансий и рабочих мест, созданных по квоте для приема на работу инвалидов. Эта отчетность является ежемесячной. Форма отчета, срок и порядок предоставления оформляются самостоятельно регионом. Уточнить их лучше в местном Центре занятости.

Стоит учесть, что с 2023 года перечень отчетности в службу занятости обновился и включает следующие отчеты:

• о предстоящем сокращении, срок сдачи - за 2 месяца до процедуры, при массовом - за 3 месяца;
• о начале процедуры ликвидации либо банкротства – разово в месяц;
• о переводе сотрудников в простой либо на режим неполного рабочего времени, отчитаться необходимо не позднее 3 дней с даты принятия решения;
• при вводе удаленного или дистанционного режима работы;
• по работе с инвалидами: квотирование рабочих мест (1 раз в месяц), профессиональная реабилитация - 1 раз в месяц до 10-го числа месяца, следующего за отчетным;
• об имеющихся вакансиях – 1 раз в месяц;
• о трудоустройстве граждан, направленных службой занятости – в течение 5 рабочих дней со дня приема или увольнения;

Большая часть новых отчетных форм введена Приказом Минтруда № 786 от 16 декабря 2022 года.

Отчет о свободных вакансиях

Отчет сдают работодатели, имеющие в штатном расписании свободные рабочие места, без учета необходимости сотрудника в настоящее время. Сведения направляются один раз в месяц. Срок предоставления крайней даты определяется на региональном уровне. Также регионом устанавливается порядок оформления отчета. Есть регионы, в которых отчетность направляется и в случае отсутствия в штатном свободных мест.

Отчет о рабочих местах, квотируемых для инвалидов

На работодателях с численностью более 100 человек лежит обязанность создавать рабочие места для инвалидов. Регионы самостоятельно могут определить квоту для работодателя с количеством работников от 35 человек. Данные направляются ежемесячно с периодичностью, установленной регионом.

Важно! Общественные объединения инвалидов и образованные ими организации освобождены от отчетности по квоте, независимо от численности работников в организации.

Кроме того, в течение трех рабочих дней в службу занятости должна направляться информация:

• о приостановке производственного процесса;
• о введении режима неполного рабочего времени;
• о ликвидации организации или ее банкротстве.

Итак, как видно из статьи, кадровая отчетность является достаточно объемной. Для удобства и своевременного направления сведений, можно воспользоваться самостоятельно разработанной таблицей. В горизонтальных строках таблицы указать ведомства, а в вертикальных столбцах – наименование отчета и срок его предоставления.

Отчетность в МВД

Отчет в МВД должны направлять все работодатели, которые заключили с наемными мигрантами трудовые или гражданско-правовые договора. С 2023 года действует форма утвержденная Приказом МВД № 536 от 30 июля 2020 года. Подается отчет в трехдневный срок со дня заключения/прекращения договора.