Новый отчет ЕФС-1 с 2023 года: порядок заполнения

Для чего нужен отчет ЕФС -1?

ЕФС -1 отчет 2023 или единая форма сведений, как расшифровывается указанная аббревиатура, совершенно новый отчет, который пришел на смену уже привычным СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и отчету 4-ФСС.

Отчет состоит из двух разделов:

• Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» - предназначен для отражения сведений о трудовой деятельности каждого сотрудника, их стаж и заработную плату, сведения о сотрудниках, по которым были перечислены дополнительные пенсионные взносы.
• Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» - предназначен для расчета страховых взносов, для отражения сведений о медосмотрах и о специальной оценки условий труда.

ЕФС-1 отчет 2023: бланк и образец заполнения

Для заполнения ЕФС-1 используется бланк, утвержденный Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п, этим же документом утвержден и порядок заполнения.

Содержание формы нового отчета и порядок его заполнения во многом схожи с ранее действующими формами и правилами:

ЕФС-1 отчет 2023: кто сдает?

Сдавать ЕФС-1 в СФР — обязанность всех работодателей. При этом в порядке заполнения формы перечислены конкретные сотрудники, в отношении которых необходимо заполнить отчет:

При этом стоит отметить, что, учитывая состав формы, разделы могут подавать разные отделы: бухгалтерия или кадровый отдел.  Это также возможно сделать поскольку п. 1.11 порядка заполнения, разделы и подразделы формы ЕФС-1 могут предоставляться в СФР:

• отдельными файлами;
• в разные сроки.

Какой срок сдачи ефс -1 отчет 2023?

Каждый из разделов имеет свои сроки предоставления:

Важно отметить, что, при переводе сотрудника на другую должность, сведения о трудовой (иной) деятельности (подраздел 1.1 формы ЕФС-1) необходимо направить не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан соответствующий приказ (распоряжение).

ЕФС-1 1 отчет 2023: куда сдавать?

Предоставлять отчет нужно в СФР, в электронном виде или на бумажном носителе. Работодатели, у которых численность застрахованных лиц более 10 человек, должны подавать отчет только в электронном виде. Между тем, в электронном виде можно сформировать отчет ЕФС-1 - 2023 в ЗУП 3.1 – специализированной программе 1с, применяемой для автоматизации процессов в области зарплаты и управления персоналом.

При этом старые формы за 2022 уже должны были быть представлены в СФР в сроки:

• СЗВ-ТД по декабрьским мероприятиям — до 16 января;
• ДСВ-3 за 4 квартал 2022 года — до 20 января;
• 4-ФСС за 2022 год — до 20 или 25 января;

За 2022 год осталось отчитаться только по СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1.

Напомним, что все уточненные отчеты за период до 2023 года, также нужно подавать по старым форматам. 

ЕФС-1 отчет 2023: как заполнить?

Рассмотрим основные моменты заполнения формы ЕФС-1:

Титульный лист

Регистрационный номер – соответствует регистрационному номеру, присвоенному страхователю в ПФР;

Полное или сокращенное (при наличии) наименование:

Организации - наименование в соответствии с учредительными документами либо отделения иностранной организации, осуществляющей РФ, обособленного подразделения;

ИП, адвокаты, нотариусы, занимающиеся частной практикой, главы КФХ, физлица, не являющиеся ИП – ФИО в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

ИНН и КПП - ИНН, соответствующий организации или физлицу. Для организаций ИНН заполняется в следующем порядке: записываются первые десять знакомест, в двух последних ставится прочерк. КПП, соответствующий организации или обособленному подразделению, в случае такого предоставления.

ОКФС - цифровой код в соответствии с Общероссийским классификатором форм собственности, который состоит из двух цифр.

ОКОГУ- цифровой код, присвоенный организации в соответствии с Общероссийским классификатором органов государственной власти и управления, состоящий из 7 цифр.

ОКПО - цифровой код, присвоенный организации в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций, состоящий из 8 цифр.

ОКФС, ОКОГУ и ОКПО: обязательны при представлении сведений, предусмотренных подразделом 1.3 формы.

Подраздел 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)»

СНИЛС - состоит из 11 цифр по формату XXX-XXX-XXX-XX или XXX-XXX-XXX XX;

Статус ЗЛ - указывается одно из значений:

Важно: если в отчетном периоде у застрахованного лица изменилось гражданство, то следует указывать статус ЗЛ по состоянию на дату заполнения отчетности.

Гражданство (код страны) - в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира. Для лиц без гражданства код «000».

Подраздел 1.1. Сведения о трудовой (иной) деятельности

Дата подачи - соответствующая дата, предоставления сведений:

• о продолжении ведения трудовой книжки
• о предоставлении сведений о трудовой деятельности

Признак отмены - проставляется знак «X» для отмены ранее предоставленных сведений.

графа 1 «N п/п» таблицы заполняется сквозной нумерацией   - в порядке возрастания без пропусков и повторений;

графа 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ»:

            Соответствующая дата:

• дата кадрового мероприятия;
• дата начала периода работы по договору ГПХ;
• дата окончания периода работы по договору ГПХ.

графа 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ»:           

графа 4 «Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера»:

графа 5 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение»:

В общем случае - в соответствии со штатным расписанием работодателя.

Для государственных и муниципальных служащих - в соответствие с реестром должностей.

Для ГПХ – не заполняется.

графа 6 «Код выполняемой функции» -   состоит из пяти цифровых знаков в формате «XXXX.X», где:

первые четыре знака - код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий (ОКЗ); пятый знак - контрольное число.

Обязательно: для мероприятий «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ»

Для договоров ГПХ:

• цифровой код по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ);
• буквенный код вида договора (ДГПХ, ДАВТ, ДОИП, ИЗЛД, ЛДПИ).

Графа 7 «Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья ТК РФ, федерального закона» - код причины увольнения (для договора ГПХ не заполняется).

Графа 8 «Наименование документа»: наименование документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений (приема, перевода, приостановления, увольнения и так далее): приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя, или наименование договора ГПХ.

графа 9 «Дата»:

В формате - ДД.ММ.ГГГГ:

• дата документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений;
• дата заключения договора ГПХ;
• дата прекращения договора ГПХ.

графа 10 «Номер документа» - номер приказа (распоряжения), иного документа страхователя или номер договора ГПХ без указания знака «N».

графа 11 «Признак отмены записи» - проставляется знак «X» - для отмены записи в ранее представленный подраздел 1.1 подраздела 1, при этом необходимо заполнить подраздел в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить.

Подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже»

Отчетный период -  значение равное или больше «2023»

Тип сведений - выбрать знаком «X» тип представляемой формы: исходная, назначение пенсии, корректирующая или отменяющая.

При этом форма с типом «Назначение пенсии» не может быть представлена за период, данные по которому уже учтены на индивидуальном лицевом счете на основании формы с типом «Исходная» или «Корректирующая».

Период работы:

• в пределах отчетного периода, указанного в поле «Отчетный период»
• если тип «Назначение пенсии» - указываются даты в пределах от даты начала отчетного периода по дату, предшествующую дате предполагаемого выхода застрахованного лица на пенсию.

Территориальные условия: указывается при необходимости одно из значений:При этом в графе районный коэффициент указываются надбавки, предусмотренные за работу в регионах со сложными климатическими условиями, в формате «X.X» или «X.XX»

Особенности исчисления страхового стажа:

В графе 6: код указывается в соответствии с классификатором:Графа 7 заполняется в соответствии с классификатором ниже:

Подраздел 1.3. Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений

КТО организации – код типа отчитывающейся организации, среди которых:

Идентификационный номер ТОСП (если ТОСП) - цифровой код, состоящий из 14 цифр, в том случае, если отчитывающаяся организация является территориально обособленным структурным подразделением. В других случаях - пусто.

OID организации - только для медицинских организаций.

Табличная часть:

Для сотрудников на ГПХ не заполняется.

Наименование структурного подразделения; OID - только для медицинских организаций;

Код наименования должности (профессии) - соответствующий код в соответствии с классификатором;

Код категории персонала - трехзначный цифровой код категории персонала, к которой относится должность (профессия) – соответствует статформам № ЗП-здрав, № ЗП-культура, № ЗП-образование, № ЗП-наука, № ЗП-соц.

В графе «Звание (степень)» в случае отсутствия у работника званий и ученых степеней - ноль (0)

Специальные (отраслевые) условия занятости - только для медицинских организаций, в остальных случаях - ноль (0)

Информация о договоре:

Графа 10:

Графа 11:

В графе «Число занятых штатных единиц (по должности (профессии)» указывается число штатных единиц, занятых работником в соответствии с условиями трудового договора по должности (профессии); максимально допустимое значение - 1,000.

Система оплаты труда:

Подраздел 2 раздела 1

Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с ч. 1 ст. 30 и ст.31 ФЗ от 28.12. 2013 г. №400-ФЗ «О страховых пенсиях».

Содержит сведения по страхователю и представляется одновременно с подразделом 1.2 подраздела 1, содержащим сведения о застрахованных лицах, занятых на соответствующих видах работ;

Код особых условий труда/выслуги лет по Классификатору:

Код позиции Списков № 1 и 2 должен соответствовать графам 8 – 9 подраздела 1.2.

Подраздел 3 раздела 1 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»

Информацию необходимо указывать отдельно по каждому платежному поручению.

В графах «Платежное поручение» и «Дата исполнения платежного поручения» указывается номер, дата и дата исполнения платежного поручения.

Раздел 2. Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

Подраздел 2.1.1.

Сведения об облагаемой базе для исчисления страховых взносов и исчисленных страховых взносах для организаций с выделенными самостоятельными классификационными единицами (СКЕ) или для организаций - государственных (муниципальных) учреждений, часть деятельности которых финансируется из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников (частичное финансирование), а также страхователей, исчисляющих страховые взносы по нескольким основаниям.

• для организаций с выделенными СКЕ и госучреждения;
• заполняется по аналогии Таблицы 1.1 формы 4-ФСС.

Подраздел 2.2.

Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов страхователями, указанными в п. 2.1 ст. 22 ФЗ от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Указанный раздел заполняется страхователями, направляющими временно своих работников по договору о предоставлении труда работников (персонала).

Подраздел 2.3.

Сведения о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и проведенной специальной оценке условий труда на начало года.

Если у страхователя отсутствуют работники, подлежащие прохождению обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров – в полях проставляется ноль (0).

***

Таким образом, содержание статьи и пример заполнения показали, что очень много общего между старыми формами, существовавшими вплоть до 2023 года, и отчетом ЕФС-1. Это же касается и способов заполнения ЕФС-1, которое можно осуществить все также в 1с ЗУП.