Новый отчет ЕФС-1 с 2023 года: порядок заполнения

25.01.2023
0
Новая форма ЕФС-1 появилась в 2023 в связи с объединением ФСС и ПФР в Социальный фонд России (СФР). ЕФС -1 с 2023 будет подаваться уже в СФР, а о том, какой бланк использовать, как заполнить и в какой срок следует направить отчет, будет рассмотрено в статье.
Бланк ЕФС-1
Проверено экспертом
Образец заполнения ЕФС-1
Проверено экспертом
Образец заполнения ЕФС-1

Для чего нужен отчет ЕФС -1?

ЕФС -1 отчет 2023 или единая форма сведений, как расшифровывается указанная аббревиатура, совершенно новый отчет, который пришел на смену уже привычным СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и отчету 4-ФСС.

Отчет состоит из двух разделов:

  • Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» - предназначен для отражения сведений о трудовой деятельности каждого сотрудника, их стаж и заработную плату, сведения о сотрудниках, по которым были перечислены дополнительные пенсионные взносы.
  • Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» - предназначен для расчета страховых взносов, для отражения сведений о медосмотрах и о специальной оценки условий труда.

ЕФС-1 отчет 2023: бланк и образец заполнения

Для заполнения ЕФС-1 используется бланк, утвержденный Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п, этим же документом утвержден и порядок заполнения.

Содержание формы нового отчета и порядок его заполнения во многом схожи с ранее действующими формами и правилами:

ЕФС-1

Аналог

Подраздел 1.1

СЗВ-ТД

 

 

Подраздел 1.2

СЗВ-СТАЖ

Подраздел 2

ОДВ-1 Раздел 5 (ДНП)

Подраздел 1.3

СИоЗП (для бюджетных учреждений)

Подраздел 3

ДСВ-3

Раздел 2

4-ФСС


ЕФС-1 отчет 2023: кто сдает?

Сдавать ЕФС-1 в СФР — обязанность всех работодателей. При этом в порядке заполнения формы перечислены конкретные сотрудники, в отношении которых необходимо заполнить отчет:

Раздел

Сотрудники

Подраздел 1.1 подраздела 1

 

В отношении всех сотрудников, с которыми заключены или прекращены трудовые договоры и договоры ГПХ

Подраздел 1.2 подраздела 1

  • В отношении следующих сотрудников:
  • выполняли работу, которая дает право на досрочную пенсию;
  • работали в сельском хозяйстве, выполняя список работ при исчислении стажа для которых применяется повышенный размер фиксированной выплаты к страховой пенсии;
  • замещали госдолжности;
  • имели периоды простоя или отстранения от работы;
  • имели период получения пособия по безработице;
  • находились в отпуске по уходу за ребенком от 1,5-3 лет;
  • прочие положения п.1.6 порядка заполнения;

Подраздел 1.3 подраздела 1

В отношении сотрудников государственных учреждений

Подраздел 2 раздела 1

См. подраздел 1.2

Подраздел 3 раздела 1

В отношении сотрудников, которым перечисляются дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию застрахованных лиц и взносы работодателя в пользу застрахованных лиц

Раздел 2

В отношении сотрудников, для которых предусмотрено социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

При этом стоит отметить, что, учитывая состав формы, разделы могут подавать разные отделы: бухгалтерия или кадровый отдел.  Это также возможно сделать поскольку п. 1.11 порядка заполнения, разделы и подразделы формы ЕФС-1 могут предоставляться в СФР:

  • отдельными файлами;
  • в разные сроки.

Какой срок сдачи ефс -1 отчет 2023?

Каждый из разделов имеет свои сроки предоставления:

Раздел

Срок предоставления

сведения о трудовой (иной) деятельности (подраздел 1.1 формы ЕФС-1):

 

для кадровых мероприятий «Прием», «Приостановление», «Возобновление», «Увольнение»

не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа

для мероприятий «Начало договора ГПХ», «Окончание договора ГПХ»

не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения (расторжения) договора

для мероприятий «Перевод», «Переименование»

ежемесячно – до 25-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным месяцем

сведения о заработной плате работников государственных учреждений (подраздел 1.3 формы ЕФС-1)

ежемесячно – до 25-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным месяцем

сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя (подраздел 3 формы ЕФС-1),

ежеквартально – до 25-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным кварталом

сведения по страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (раздел 2 формы ЕФС-1)

ежеквартально – до  25-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным кварталом

сведения о страховом стаже (подраздел 1.2 формы ЕФС-1)

ежегодно - до25-го января каждого года

основание для отражения данных о периодах           работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с ч. 1 ст. 30 и ст. 31 ФЗ от 28.12.2013 г. № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» (подраздел 2 формы ЕФС-1)

ежегодно – до 25-го января каждого года

Важно отметить, что, при переводе сотрудника на другую должность, сведения о трудовой (иной) деятельности (подраздел 1.1 формы ЕФС-1) необходимо направить не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан соответствующий приказ (распоряжение).

ЕФС-1 1 отчет 2023: куда сдавать?

Предоставлять отчет нужно в СФР, в электронном виде или на бумажном носителе. Работодатели, у которых численность застрахованных лиц более 10 человек, должны подавать отчет только в электронном виде. Между тем, в электронном виде можно сформировать отчет ЕФС-1 - 2023 в ЗУП 3.1 – специализированной программе 1с, применяемой для автоматизации процессов в области зарплаты и управления персоналом.

При этом старые формы за 2022 уже должны были быть представлены в СФР в сроки:

  • СЗВ-ТД по декабрьским мероприятиям — до 16 января;
  • ДСВ-3 за 4 квартал 2022 года — до 20 января;
  • 4-ФСС за 2022 год — до 20 или 25 января;

За 2022 год осталось отчитаться только по СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1.

Напомним, что все уточненные отчеты за период до 2023 года, также нужно подавать по старым форматам. 

ЕФС-1 отчет 2023: как заполнить?

Рассмотрим основные моменты заполнения формы ЕФС-1:

Титульный лист

Регистрационный номер – соответствует регистрационному номеру, присвоенному страхователю в ПФР;

Полное или сокращенное (при наличии) наименование:

Организации - наименование в соответствии с учредительными документами либо отделения иностранной организации, осуществляющей РФ, обособленного подразделения;

ИП, адвокаты, нотариусы, занимающиеся частной практикой, главы КФХ, физлица, не являющиеся ИП – ФИО в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

ИНН и КПП - ИНН, соответствующий организации или физлицу. Для организаций ИНН заполняется в следующем порядке: записываются первые десять знакомест, в двух последних ставится прочерк. КПП, соответствующий организации или обособленному подразделению, в случае такого предоставления.

ОКФС - цифровой код в соответствии с Общероссийским классификатором форм собственности, который состоит из двух цифр.

ОКОГУ- цифровой код, присвоенный организации в соответствии с Общероссийским классификатором органов государственной власти и управления, состоящий из 7 цифр.

ОКПО - цифровой код, присвоенный организации в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций, состоящий из 8 цифр.

ОКФС, ОКОГУ и ОКПО: обязательны при представлении сведений, предусмотренных подразделом 1.3 формы.

Подраздел 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)»

СНИЛС - состоит из 11 цифр по формату XXX-XXX-XXX-XX или XXX-XXX-XXX XX;

Статус ЗЛ - указывается одно из значений:

Важно: если в отчетном периоде у застрахованного лица изменилось гражданство, то следует указывать статус ЗЛ по состоянию на дату заполнения отчетности.

Гражданство (код страны) - в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира. Для лиц без гражданства код «000».

Подраздел 1.1. Сведения о трудовой (иной) деятельности

Дата подачи - соответствующая дата, предоставления сведений:

  • о продолжении ведения трудовой книжки
  • о предоставлении сведений о трудовой деятельности

Признак отмены - проставляется знак «X» для отмены ранее предоставленных сведений.

графа 1 «N п/п» таблицы заполняется сквозной нумерацией   - в порядке возрастания без пропусков и повторений;

графа 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ»:

            Соответствующая дата:

  • дата кадрового мероприятия;
  • дата начала периода работы по договору ГПХ;
  • дата окончания периода работы по договору ГПХ.

графа 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ»:           

графа 4 «Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера»:

графа 5 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение»:

В общем случае - в соответствии со штатным расписанием работодателя.

Для государственных и муниципальных служащих - в соответствие с реестром должностей.

Для ГПХ – не заполняется.

графа 6 «Код выполняемой функции» -   состоит из пяти цифровых знаков в формате «XXXX.X», где:

первые четыре знака - код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий (ОКЗ); пятый знак - контрольное число.

Обязательно: для мероприятий «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ»

Для договоров ГПХ:

  • цифровой код по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ);
  • буквенный код вида договора (ДГПХ, ДАВТ, ДОИП, ИЗЛД, ЛДПИ).Новый отчет ЕФС-1 с 2023 года: порядок заполнения

Графа 7 «Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья ТК РФ, федерального закона» - код причины увольнения (для договора ГПХ не заполняется).

Графа 8 «Наименование документа»: наименование документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений (приема, перевода, приостановления, увольнения и так далее): приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя, или наименование договора ГПХ.

графа 9 «Дата»:

В формате - ДД.ММ.ГГГГ:

  • дата документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений;
  • дата заключения договора ГПХ;
  • дата прекращения договора ГПХ.

графа 10 «Номер документа» - номер приказа (распоряжения), иного документа страхователя или номер договора ГПХ без указания знака «N».

графа 11 «Признак отмены записи» - проставляется знак «X» - для отмены записи в ранее представленный подраздел 1.1 подраздела 1, при этом необходимо заполнить подраздел в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить.

Подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже»

Отчетный период -  значение равное или больше «2023»

Тип сведений - выбрать знаком «X» тип представляемой формы: исходная, назначение пенсии, корректирующая или отменяющая.

При этом форма с типом «Назначение пенсии» не может быть представлена за период, данные по которому уже учтены на индивидуальном лицевом счете на основании формы с типом «Исходная» или «Корректирующая».

Период работы:

  • в пределах отчетного периода, указанного в поле «Отчетный период»
  • если тип «Назначение пенсии» - указываются даты в пределах от даты начала отчетного периода по дату, предшествующую дате предполагаемого выхода застрахованного лица на пенсию.

Территориальные условия: указывается при необходимости одно из значений:Новый отчет ЕФС-1 с 2023 года: порядок заполненияПри этом в графе районный коэффициент указываются надбавки, предусмотренные за работу в регионах со сложными климатическими условиями, в формате «X.X» или «X.XX»

Особенности исчисления страхового стажа:

В графе 6: код указывается в соответствии с классификатором:Новый отчет ЕФС-1 с 2023 года: порядок заполненияГрафа 7 заполняется в соответствии с классификатором ниже:

 

Новый отчет ЕФС-1 с 2023 года: порядок заполнения

Подраздел 1.3. Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений

КТО организации – код типа отчитывающейся организации, среди которых:

 

Новый отчет ЕФС-1 с 2023 года: порядок заполнения

Идентификационный номер ТОСП (если ТОСП) - цифровой код, состоящий из 14 цифр, в том случае, если отчитывающаяся организация является территориально обособленным структурным подразделением. В других случаях - пусто.

OID организации - только для медицинских организаций.

Табличная часть:

Для сотрудников на ГПХ не заполняется.

Наименование структурного подразделения; OID - только для медицинских организаций;

Код наименования должности (профессии) - соответствующий код в соответствии с классификатором;

Код категории персонала - трехзначный цифровой код категории персонала, к которой относится должность (профессия) – соответствует статформам № ЗП-здрав, № ЗП-культура, № ЗП-образование, № ЗП-наука, № ЗП-соц.

В графе «Звание (степень)» в случае отсутствия у работника званий и ученых степеней - ноль (0)

Специальные (отраслевые) условия занятости - только для медицинских организаций, в остальных случаях - ноль (0)

Информация о договоре:

Графа 10:

 

Новый отчет ЕФС-1 с 2023 года: порядок заполнения

Графа 11:

 

Новый отчет ЕФС-1 с 2023 года: порядок заполнения

В графе «Число занятых штатных единиц (по должности (профессии)» указывается число штатных единиц, занятых работником в соответствии с условиями трудового договора по должности (профессии); максимально допустимое значение - 1,000.

Система оплаты труда:

 

Новый отчет ЕФС-1 с 2023 года: порядок заполнения

Подраздел 2 раздела 1

Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с ч. 1 ст. 30 и ст.31 ФЗ от 28.12. 2013 г. №400-ФЗ «О страховых пенсиях».

Содержит сведения по страхователю и представляется одновременно с подразделом 1.2 подраздела 1, содержащим сведения о застрахованных лицах, занятых на соответствующих видах работ;

Код особых условий труда/выслуги лет по Классификатору:Новый отчет ЕФС-1 с 2023 года: порядок заполнения

Код позиции Списков № 1 и 2 должен соответствовать графам 8 – 9 подраздела 1.2.

Подраздел 3 раздела 1 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»

Информацию необходимо указывать отдельно по каждому платежному поручению.

В графах «Платежное поручение» и «Дата исполнения платежного поручения» указывается номер, дата и дата исполнения платежного поручения.

Раздел 2. Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

Новый отчет ЕФС-1 с 2023 года: порядок заполнения

Подраздел 2.1.1.

Сведения об облагаемой базе для исчисления страховых взносов и исчисленных страховых взносах для организаций с выделенными самостоятельными классификационными единицами (СКЕ) или для организаций - государственных (муниципальных) учреждений, часть деятельности которых финансируется из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников (частичное финансирование), а также страхователей, исчисляющих страховые взносы по нескольким основаниям.

  • для организаций с выделенными СКЕ и госучреждения;
  • заполняется по аналогии Таблицы 1.1 формы 4-ФСС.

Подраздел 2.2.

Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов страхователями, указанными в п. 2.1 ст. 22 ФЗ от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Указанный раздел заполняется страхователями, направляющими временно своих работников по договору о предоставлении труда работников (персонала).

Подраздел 2.3.

Сведения о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и проведенной специальной оценке условий труда на начало года.

Если у страхователя отсутствуют работники, подлежащие прохождению обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров – в полях проставляется ноль (0).

***

Таким образом, содержание статьи и пример заполнения показали, что очень много общего между старыми формами, существовавшими вплоть до 2023 года, и отчетом ЕФС-1. Это же касается и способов заполнения ЕФС-1, которое можно осуществить все также в 1с ЗУП.