Новый отчет ЕФС-1 с 2024 года: порядок заполнения

Для чего нужен отчет ЕФС -1?

ЕФС -1 отчет 2024 или единая форма сведений, как расшифровывается указанная аббревиатура, — это обновленный отчет, который пришел на смену отчету ЕФС-1, утвержденному ПФР. Он сдается вместо подаваемых до 2023 года отчетов СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, 4-ФСС.

Отчет ЕФС-1 состоит из двух разделов:

• Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» — предназначен для отражения сведений о трудовой деятельности (работы по договору ГПХ, ГПД) каждого сотрудника, их стажа, а также, для указания сведений о работниках, по которым были перечислены дополнительные пенсионные взносы, и о зарплате работников государственных (муниципальных) учреждений.
• Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» — предназначен для указания размера зарплаты (выплат) в пользу застрахованных лиц в рамках трудового договора и договора ГПХ, если в соответствии с указанными договорами заказчик обязан уплачивать страховые взносы. Также, в этом разделе осуществляется расчет взносов на травматизм, указываютсятся сведения о медосмотрах и о специальной оценке условий труда.

ЕФС-1 отчет 2024 — бланк и образец заполнения

Для заполнения ЕФС-1 используется бланк, утвержденный приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. Этим же документом утвержден и порядок заполнения указанного отчета.

Содержание формы обновленного отчета и порядок его заполнения во многом схожи с ранее действующими формами и правилами:

ЕФС-1 отчет 2024 — кто сдает?

Сдавать ЕФС-1 в СФР — это обязанность всех работодателей. При этом, в порядке заполнения формы перечислены конкретные сотрудники, в отношении которых необходимо заполнить отчет:

На застрахованных лиц, имевших в отчетном периоде периоды получения пособия по безработице, периоды участия в общественных оплачиваемых работах, периоды переезда переселения) по направлению Биржи труда в другую местность для трудоустройства, подраздел 1.2 подраздела 1 формы ЕФС-1 заполняется Центром занятости населения.

При этом, стоит отметить, что, учитывая состав формы, разделы могут подавать разные отделы: бухгалтерия или кадровый отдел.  Это также возможно сделать поскольку п. 12 порядка заполнения, разделы и подразделы формы ЕФС-1 могут предоставляться в СФР:

• отдельными файлами;
• в разные сроки.

Какой срок сдачи ефс -1 отчет 2024?

Каждый из разделов имеет свои сроки предоставления:

Важно отметить, что при переводе сотрудника на другую должность сведения о трудовой (иной) деятельности (подраздел 1.1 формы ЕФС-1) необходимо направить не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан соответствующий приказ (распоряжение).

ЕФС-1 1 отчет 2024 — куда сдавать?

Предоставлять отчет нужно в СФР (в электронном виде или на бумажном носителе). Работодатели, у которых численность застрахованных лиц более 10 человек, должны подавать отчет только в форме электронного документа.

Причем, в электронном виде можно сформировать отчет ЕФС-1 - 2024 в ЗУП 3.1 — специализированной программе 1с. Она применяется для автоматизации процессов в области зарплаты и управления персоналом.

ЕФС-1 отчет 2024 — как заполнить?

В большинстве случаев при оформлении ЕФС-1 нужно заполнить:

• титульный лист;
• разд. 2, подразделы 2.1 и 3 разд. 2 формы ЕФС-1.

Рассмотрим основные моменты заполнения формы ЕФС-1:

Титульный лист

В титульном листе формы ЕФС-1 указываются:

1. Регистрационный номер — соответствует регномеру, присвоенному страхователю в СФР (в ПФР — если этот номер еще не обновлен).
2. Полное или сокращенное (при наличии) наименование — название организации (в соответствии с учредительными документами) либо отделения иностранной организации, осуществляющей деятельность в РФ, обособленного подразделения. Причем, ИП, адвокат, нотариус, занимающиеся частной практикой, глава КФХ, физлицо - не ИП указывают свое Ф. И. О. в соответствии с документом, удостоверяющим личность.
3. ИНН и КПП — для организаций ИНН заполняется в следующем порядке: записываются первые десять знакомест, а в двух последних ставится прочерк.
4. ОКФС — цифровой код, указываемый в соответствии с Общероссийским классификатором форм собственности, который состоит из двух цифр.
5. ОКОГУ — код, присвоенный организации в соответствии с Общероссийским классификатором органов государственной власти и управления и состоящий из 7 цифр.
6. ОКПО — цифровой код, присвоенный компании в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций и состоящий из 8 цифр.
7. Код по ОКВЭД — указывается в соответствии с Классификатором ОК 029-2014 (КДЕС Ред. 2).
8. ОГРН - для организаций (ОГРНИП - для ИП) — причем, при заполнении ОГРН юрлица, состоящем из 13 знаков, в зоне из пятнадцати ячеек, в первых двух ячейках следует проставить нули (00).
9. Контакты — номер телефона указываются с кодом города или оператора сотовой связи. Цифры заполняются в каждой ячейке без применения знаков "тире" и "скобка".
10. Адрес электронной почты.
11. Наименование должности, Ф. И. О.  и подпись руководителя (уполномоченного представителя страхователя).
12. Дата оформления ЕФС-1 для подачи сведений в СФР.
13. Печать (при наличии).
14. Код категории страхователя - физического лица — указывают ИП и физлица, производящих выплаты физическим лицам:

Оформление полей для ОКФС, ОКОГУ и ОКПО обязательно при представлении сведений, предусмотренных подразделом 1.3 подраздела 1 формы ЕФС-1.

Подраздел 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)»

В подразделе 1 раздела 1 формы ЕФС-1 прописываются:

• СНИЛС — состоит из 11 цифр по формату XXX-XXX-XXX-XX или XXX-XXX-XXX XX;
• Ф. И. О., ИНН, дата рождения зарегистрированного лица;
• гражданство (код страны) — в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира (для граждан РФ — это код «643», а для лиц без гражданства — «000»);
• статус ЗЛ — указывается одно из значений:

Важно: если в отчетном периоде у застрахованного лица изменилось гражданство, то следует указывать статус ЗЛ по состоянию на дату заполнения отчетности.

Подраздел 1.1. Сведения о трудовой (иной) деятельности

Дата подачи — соответствующая дата предоставления сведений:

• о продолжении ведения трудовой книжки;
• о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

В поле «Признак отмены» проставляется значение «X» для аннулирования ранее предоставленных сведений.

Графа 1 «N п/п» таблицы заполняется сквозной нумерацией. Это делается в порядке возрастания без пропусков и повторений.

В графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» указывается соответствующая дата:

• кадрового мероприятия;
• начала периода работы по договору ГПХ;
• окончания периода работы по договору ГПХ.

Далее, заполняются:

• графа 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ»;           
• графа 4 «Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера» — при наличии таковой;
• графа 5 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» — в соответствии со штатным расписанием работодателя (для государственных и муниципальных служащих — по реестру должностей), а по работникам по ГПХ — не заполняется. Также, компании (ИП) - работодатели указывают в графе 5 одно из следующих значений в соответствии с видом трудового договора с работником:

Графа 6 «Код выполняемой функции» состоит из пяти цифровых знаков в формате «XXXX.X», где первые четыре знака — это код наименования группы занятий в Классификаторе занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08), а пятый знак — это контрольное число из Классификатора. Обязательно для мероприятий «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».

Для договоров ГПХ в графе 6 указывается:

• цифровой код по Классификатору ОК 010-2014 (МСКЗ-08);
• буквенный код вида договора (ДГПХ, ДГПХФЛНС, ДАВТ, ДАВТФЛНС, ДОИП, ИЗЛД, ЛДПИ).

В графе 7 «Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья ТК РФ, федерального закона»  прописывается код причины увольнения (для договора ГПХ не заполняется).

В графе 8 «Наименование документа» указывается наименование документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений (приема, перевода, приостановления, увольнения и так далее), то есть приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя, или наименование договора ГПХ.

В графе 9 «Дата» в формате ДД.ММ.ГГГГ указывается:

• дата документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений;
• дата заключения договора ГПХ;
• дата прекращения договора ГПХ.

В графе 10 «Номер документа» прописывается номер приказа (распоряжения), иного документа страхователя или номер договора ГПХ без указания знака «N».

В графе 11 «Признак отмены записи» проставляется знак «X». Это делается в целях отмены записи в ранее представленный подраздел 1.1 подраздела 1. При этом, необходимо заполнить подраздел в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить.

Подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже»

Отчетный период — значение равное или больше «2023»

В поле «Тип сведений» нужно выбрать знаком «X» тип представляемой формы: исходная, назначение пенсии, назначение выплат по ОСС, корректирующая или отменяющая.

При этом, форма с типом «Назначение пенсии» или «Назначение выплат по ОСС» не может быть представлена за период, данные по которому уже учтены на индивидуальном лицевом счете на основании формы с типом «Исходная» или «Корректирующая».

Период работы:

• в пределах отчетного периода, указанного в поле «Отчетный период»;
• если тип «Назначение пенсии» — указываются даты в пределах от даты начала отчетного периода по дату, предшествующую дате предполагаемого выхода застрахованного лица на пенсию.

Если тип сведений «Назначение выплат по ОСС», то графа «Период работы» заполняется двумя строками:

1. В первой строке прописываются даты в пределах от даты начала отчетного периода, по дату, предшествующую дате начала отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком.
2. Во второй строке указывается один день отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком (дата фактического начала отпуска) с указанием в графе 7 «Дополнительные сведения» кода «ДЕКРЕТ» или «ДЕТИ» («ДЕТИПРЛ»).

В графе «Территориальные условия» указывается при необходимости одно из значений:

При этом, в графе 5 «Районный коэффициент» указывается коэффициент, предусмотренный за работу в регионах РФ с особыми климатическими условиями (в формате «X.X» или «X.XX»).

В графе 6 код указывается в соответствии с классификатором:

Графа 7 заполняется в соответствии с кодами, представленными  ниже:

В графе 8 указываются следующие коды:

В графе 9  «Основание (код)» указываются коды по основаниям для досрочного назначения пенсии. Ссылка на коды приведена в п. 87 порядка заполнения формы ЕФС-1.

Коды особых условий труда или коды основания для досрочного назначения страховой пенсии (графы 8 и 9) прописываются за периоды работы, дающей право на досрочное назначение страховой пенсии по старости.

В графе 10 «Занятость» указываются (в зависимости от профессии, работы застрахованного):

1. Сведения о времени пребывания под водой (часов, минут).
2. Сведения о налете часов.
3. Объем работ (доля ставки) по занимаемой должности, выполняемой медработниками.
4. Ставка (доля ставки) и количество учебных часов, отработанных педагогами в школах и других учреждениях для детей.

В графе 11 прописывается индивидуальный номер основного рабочего места работника в соответствии с картой спецоценки условий труда.

В графе 12 указывается итоговый класс (подкласс) условий труда по степени вредности и (или) опасности, установленный после проведения спецоценки условий труда.

Подраздел 1.3. Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений

В графе «КТО организации» указываются следующие коды типа отчитывающейся организации:

Идентификационный номер ТОСП (если ТОСП) — это цифровой код, состоящий из 14 цифр. Графа заполняется том случае, если отчитывающаяся организация является территориально обособленным структурным подразделением. В других случаях она не оформляется.

Поле с OID организации заполняется только медицинскими организациями.

Табличная часть:

Для сотрудников на ГПХ не заполняется.

При заполнении таблицы подраздела 1.3, в том числе, оформляются:

• графа 5 «Наименование структурного подразделения; OID» — только медицинскими организациями;
• графа 6 «Код наименования должности (профессии)» — прописывается соответствующий код в соответствии с кодами, ссылка на которые есть в п. 124 порядка заполнения ЕФС-1;
• графа 7 «Код категории персонала» — указывается трехзначный цифровой код категории персонала, к которой относится должность (профессия). Соответствует статформам № ЗП-здрав, № ЗП-культура, № ЗП-образование, № ЗП-наука, № ЗП-соц;
• графа 8 «Звание (степень)» — в случае отсутствия у работника званий и ученых степеней проставляется ноль (0);
• графы 9 «Код» и 10 «Специальные (отраслевые) условия занятости» — только для медицинских организаций, в остальных случаях ставится ноль (0).

В графе 11 «Вид» подраздела «Информация о договоре» указывается:

В графе 12 прописывается значение:

В графе 13 «Профессиональная квалификационная группа» и в поле 14 «Квалификационный уровень» прописывается код группы, к которой относится должность (профессия), и соответствующий ей квалификационный уровень в соответствии со справочником, приведенным в п. 129 порядка заполнения ЕФС-1.

Если должность (профессия), указанная в графе 6, не включена в профессиональные квалификационные группы, то в поле 13 и 14 прописывается ноль (0).

В графе 15 «Класс (подкласс) условий труда по степени вредности и (или) опасности» указывается соответствующий класс (подкласс) по итогам проведения спецоценки условий труда в соответствии со ст. 14 закона РФ от 28.12.2013 № 426-ФЗ. При отсутствии такого показателя указывается ноль (0).

В графе 16 «Квалификационная категория, присвоенная по итогам аттестации» указывается одно из следующих значений:

• 1 — вторая квалификационная категория;
• 2 — первая категория;
• 3 — высшая квалификационная категория.

Если у сотрудника квалификационная категория отсутствует, то в графе 16 указывается ноль (0).

В графе 17 «Число занятых штатных единиц (по должности (профессии)» указывается число штатных единиц, занятых работником в соответствии с условиями трудового договора по должности (профессии). Максимально допустимое значение: 1,000.

В графе 18 «Система оплаты труда» указывается код:

В графе 19 «Размер фиксированной части в соответствии с трудовым договором (оклад, сдельная расценка за единицу выработки, часовая тарифная ставка, размер разовой концертной ставки)» прописывается нормативный размер выплаты (оклад, сдельная расценка за единицу выработки, тарифная часовая ставка, размер концертной разовой ставки) в соответствии с системой оплаты труда.

В графе 20 «Норма» указывается норма рабочих часов (выступлений, постановок) в отчетном месяце, согласно установленному режиму рабочего времени.

В графе 21 «Факт» прописывается количество фактически отработанных рабочих часов (выступлений, постановок) в отчетном месяце.

В графе 22 «Код специальных часов работы» указывается один из следующих кодов:

В графе 23 «Количество часов» прописывается количество часов, соответствующих коду, приведенному в графе 22.

В поле 24 «Код выплаты» указывается код выплаты (с соответсвующей цифрой):

Например, в графе 24 прописывается код «ОВ-01», что означает выплаты по сдельным расценкам.

В поле 25 «Сумма» указывается размер выплаты (с двумя знаками после запятой), соответствующей коду, приведенному в графе 24.

Графа 26 «Итого» единожды заполняется для каждой уникальной комбинации характеристик условий работы. Значение в ней устанавливается, как общая сумма всех выплат для каждой комбинации.

Подраздел 2 раздела 1 

Подраздел 2 раздела 1 одержит сведения по страхователю и представляется одновременно с подразделом 1.2 подраздела 1, содержащим сведения о застрахованных лицах, занятых на соответствующих видах работ, дающих право на досрочное назначение пенсии.

В графе 8 «Код особых условий труда/выслуги лет» указывается соответствующий код:

+ иные коды по работникам, имеющим право на досрочную выплату пенсии. Не указанные в таблице коды приведены в п. 145 порядка заполнения ЕФС-1.

Графа 9 «Код позиции списков» заполняется в соответствии с постановлением Правительства РФ от 16.07.2014 № 665 и должен соответствовать графам 8 – 9 подраздела 1.2.

Подраздел 3 раздела 1 

Информацию необходимо указывать отдельно по каждому платежному поручению на перечисление страховых допвзносов на накопительную пенсию и взносов работодателя за застрахованных лиц.

В графах «Платежное поручение» и «Дата исполнения платежного поручения» указывается номер, дата и дата исполнения платежного поручения.

Раздел 2

В разделе 2 формы ЕФС-1 указываются сведения о начисленных страховых взносах на траматизм. Причем:

Подразделы 2.1, 2.1.1

В подразделе 2.1 раздела 2 осуществляется расчет сумм страховых взносов на травматизм.

В подразделе 2.1.1 указываются сведения об облагаемой базе для исчисления страховых взносов и исчисленных взносах для:

• компаний с выделенными самостоятельными классификационными единицами (СКЕ);
• государственных (муниципальных) учреждений, часть деятельности которых финансируется из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников (частичное финансирование);
• страхователей, исчисляющих взносы по нескольким основаниям.

Подраздел 2.2

В подразделе 2.2 указываются сведения, необходимые для исчисления страховых взносов страхователями, указанными в п. 2.1 ст. 22 ФЗ от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Указанный раздел заполняется страхователями, направляющими временно своих сотрудников по договору о предоставлении труда работников (персонала).

Подраздел 2.3

В подразделе 2.3 формы ЕФС-1 прописываются сведения о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медосмотров работников и проведенной специальной оценке условий труда на начало года.

Если у страхователя отсутствуют работники, подлежащие прохождению обязательных предварительных и периодических медосмотров, то в полях проставляется ноль (0).

Итоги

Таким образом, содержание статьи и пример заполнения показали, что очень много общего между старыми формами, существовавшими вплоть до 2023 года, и отчетом ЕФС-1. Это же касается и способов заполнения ЕФС-1, которое можно осуществить все также в 1с ЗУП.