ЕФС-1 при приеме на работу сотрудника
Какие разделы включает ЕФС-1?
Бланк и порядок заполнения отчета ЕФС-1 утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п.
ЕФС-1 включает следующие разделы и подразделы.
Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию:
- Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)»;
- Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже»;
- Подраздел 1.3 «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений»;
- Подраздел 2 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с частью 1 статьи 30 и статьей 31 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»;
- Подраздел 3. «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя».
Раздел 2. Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний:
- Подраздел 2.1.1. Сведения об облагаемой базе для исчисления страховых взносов и исчисленных страховых взносах для организаций с выделенными самостоятельными классификационными единицами (СКЕ) или для организаций - государственных (муниципальных) учреждений, часть деятельности которых финансируется из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников (частичное финансирование), а также страхователей, исчисляющих страховые взносы по нескольким основаниям
- Подраздел 2.2. Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов страхователями, указанными в п. 2.1 ст. 22 ФЗ от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»
- Подраздел 2.3. Сведения о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и проведенной специальной оценке условий труда на начало года
Отчет ЕФС-1 при приеме на работу сотрудника в 2023 должны заполнять все работодатели в обязательном порядке. Но заполнять надо не все разделы, а только часть, относящуюся к данному кадровому мероприятию.
В частности, важно заполнить Подраздел 1.1, учитывая, что этот подраздел соответствует старой форме СЗВ-ТД, в которой отражалось кадровое мероприятие о приеме на работу. При этом данное правило распространяется и на сотрудников, с которыми заключаются договоры ГПХ и авторского заказа.
Как заполнить ЕФС-1 при приеме на работу сотрудника?
При заполнении ЕФС-1 при приеме на работу сотрудника будут заполняться следующие разделы:
- Титульный лист;
- Подраздел 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)»;
- Подраздел 1.1. «Сведения о трудовой (иной) деятельности».
Рассмотрим подробнее:
В подразделе 1 раздела 1 заполняются следующие поля в отношении принятого сотрудника: СНИЛС; ИНН; Фамилия, Имя, Отчество (при наличии); дата рождения; статус застрахованного лица.
В поле статус застрахованного лица указывается соответствующий код:
- ГРФ – граждане РФ;
- ПЖИГ - иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно проживающие на территории РФ;
- ВЖИГ - иностранные граждане или лица без гражданства, временно проживающие на территории РФ;
- ВПИГ - иностранные граждане или лица без гражданства, временно пребывающие на территории РФ;
- ВКС - иностранные граждане или лица без гражданства из числа ВКС, временно пребывающие на территории РФ.
В поле код гражданства проставляется соответствующий цифровой код:
- для граждан РФ – 643,
- для лиц без гражданства – 000.
В подраздел 1.1. включается следующая информация:
- в графу 1 - номер по порядку;
- в графу 2 – дата приема согласно приказу в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- в графу 3 — наименование мероприятия «ПРИЕМ»;
- в графу 4 - проставляются коды «РКС» или «МКС» в случае, если сотрудник работал в районах Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера;
- в графу 5 - трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение в соответствии со штатным расписанием работодателя или с реестром должностей (для госкомпаний).
- в графу 6 - код выполняемой функции в формате «XXXX.X», являющийся обязательным для мероприятия «ПРИЕМ»;
Графы 8–10 отражают документ-основание в ЕФС-1 при приеме сотрудника:
- графа 8 - наименование документа, подтверждающего оформление трудовых отношений;
- графа 9 - дата документа, подтверждающего оформление трудовых отношений, договора ГПХ;
- графа 10 - номер приказа (распоряжения), подтверждающего оформление трудовых отношений или номер договора ГПХ.
- графа 11 – не заполняется
ЕФС-1 при приеме на работу (скачать)
Как отменить ЕФС-1 - прием на работу?
В случае, когда работодателю необходимости осуществить отмену ранее представленных сведений о приеме на работу, то в Подразделе 1.1. следует заполнить:
- графы 1–10 табличной части в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые отменяются,
- в графе 11 «Признак отмены записи» проставить знак «X».
ЕФС-1 прием: когда отправлять отчет?
Сроки подачи ЕФС-1 при приеме на работу нового сотрудника соответствуют дате совершения мероприятия, либо дате, следующей за таким днем. Таким образом, чтобы направить в срок отчет ЕФС-1 при приеме сотрудника нужно учитывать дату приказа о приеме на работу. Следовательно, в ситуации, когда сотрудника приняли на работу 6 февраля 2023 года, то срок предоставления формы в СФР будет выпадать на 6 или 7 февраля 2023 года.
При этом, учитывая нормы ст. 193 ГК РФ, в случае, когда крайний срок выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, отчет ЕФС-1 при приеме на работу можно направить в ближайший следующий за ним рабочий день.
Бланки: Новый отчет ЕФС-1 с 2023 года: порядок заполненияОтчет ЕФС-1 при приеме на работу не сдан в срок, какая ответственность?
В ситуации, когда срок сдачи ЕФС-1 при приеме на работу нового сотрудника не соблюден, то на работодателя может быть наложен штраф в размере 500 рублей, такой же штраф предусмотрен и в случае предоставления недостоверных сведений. Если ЕФС-1 при приеме на работу будет направлен на бумаге вместо электронного формата, то штраф составит – 1000 рублей.
Напомним, что на бумажном носители вправе отчитываться компании и ИП с численностью сотрудников до 10 человек.
Стоит не забывать и про административную ответственность, предусмотренную за нарушение сроков предоставления отчета, которая применяется к должностным лицам и составляет 300–500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ).
***
Таким образом, ЕФС-1 отчет 2023 при приеме, образец которой был рассмотрен в статье, очень востребованная форма, поскольку отражает кадровое мероприятие, с которым сталкивается каждый работодатель.