ЕФС-1 при приеме на работу сотрудника

Какие разделы включает ЕФС-1?

Бланк и порядок заполнения отчета ЕФС-1 утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п.

ЕФС-1 включает следующие разделы и подразделы.

Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию:

• Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)»;
• Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже»;
• Подраздел 1.3 «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений»;
• Подраздел 2 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с частью 1 статьи 30 и статьей 31 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»;
• Подраздел 3. «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя».

Раздел 2. Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний:

• Подраздел 2.1.1. Сведения об облагаемой базе для исчисления страховых взносов и исчисленных страховых взносах для организаций с выделенными самостоятельными классификационными единицами (СКЕ) или для организаций - государственных (муниципальных) учреждений, часть деятельности которых финансируется из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников (частичное финансирование), а также страхователей, исчисляющих страховые взносы по нескольким основаниям
• Подраздел 2.2. Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов страхователями, указанными в п. 2.1 ст. 22 ФЗ от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»
• Подраздел 2.3. Сведения о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и проведенной специальной оценке условий труда на начало года

Отчет ЕФС-1 при приеме на работу сотрудника в 2023 должны заполнять все работодатели в обязательном порядке. Но заполнять надо не все разделы, а только часть, относящуюся к данному кадровому мероприятию.

В частности, важно заполнить Подраздел 1.1, учитывая, что этот подраздел соответствует старой форме СЗВ-ТД, в которой отражалось кадровое мероприятие о приеме на работу. При этом данное правило распространяется и на сотрудников, с которыми заключаются договоры ГПХ и авторского заказа.

Как заполнить ЕФС-1 при приеме на работу сотрудника?

При заполнении ЕФС-1 при приеме на работу сотрудника будут заполняться следующие разделы:

• Титульный лист;
• Подраздел 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)»;
• Подраздел 1.1. «Сведения о трудовой (иной) деятельности».

Рассмотрим подробнее:

В подразделе 1 раздела 1 заполняются следующие поля в отношении принятого сотрудника: СНИЛС; ИНН; Фамилия, Имя, Отчество (при наличии); дата рождения; статус застрахованного лица.

В поле статус застрахованного лица указывается соответствующий код:

1. ГРФ – граждане РФ;
2. ПЖИГ - иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно проживающие на территории РФ;
3. ВЖИГ - иностранные граждане или лица без гражданства, временно проживающие на территории РФ;
4. ВПИГ - иностранные граждане или лица без гражданства, временно пребывающие на территории РФ;
5. ВКС - иностранные граждане или лица без гражданства из числа ВКС, временно пребывающие на территории РФ.

В поле код гражданства проставляется соответствующий цифровой код:

• для граждан РФ – 643,
• для лиц без гражданства – 000.

В подраздел 1.1. включается следующая информация:

• в графу 1 - номер по порядку;
• в графу 2 – дата приема согласно приказу в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• в графу 3 — наименование мероприятия «ПРИЕМ»;
• в графу 4 - проставляются коды «РКС» или «МКС» в случае, если сотрудник работал в районах Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера;
• в графу 5 - трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение в соответствии со штатным расписанием работодателя или с реестром должностей (для госкомпаний).
• в графу 6 - код выполняемой функции в формате «XXXX.X», являющийся обязательным для мероприятия «ПРИЕМ»;

Графы 8–10 отражают документ-основание в ЕФС-1 при приеме сотрудника:

• графа 8 - наименование документа, подтверждающего оформление трудовых отношений;
• графа 9 - дата документа, подтверждающего оформление трудовых отношений, договора ГПХ;
• графа 10 - номер приказа (распоряжения), подтверждающего оформление трудовых отношений или номер договора ГПХ.
• графа 11 – не заполняется

ЕФС-1 при приеме на работу (скачать)

Как отменить ЕФС-1 - прием на работу?

В случае, когда работодателю необходимости осуществить отмену ранее представленных сведений о приеме на работу, то в Подразделе 1.1. следует заполнить:

• графы 1–10 табличной части в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые отменяются,
• в графе 11 «Признак отмены записи» проставить знак «X».

ЕФС-1 прием: когда отправлять отчет?

Сроки подачи ЕФС-1 при приеме на работу нового сотрудника соответствуют дате совершения мероприятия, либо дате, следующей за таким днем. Таким образом, чтобы направить в срок отчет ЕФС-1 при приеме сотрудника нужно учитывать дату приказа о приеме на работу. Следовательно, в ситуации, когда сотрудника приняли на работу 6 февраля 2023 года, то срок предоставления формы в СФР будет выпадать на 6 или 7 февраля 2023 года.

При этом, учитывая нормы ст. 193 ГК РФ, в случае, когда крайний срок выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, отчет ЕФС-1 при приеме на работу можно направить в ближайший следующий за ним рабочий день.

Отчет ЕФС-1 при приеме на работу не сдан в срок, какая ответственность?

В ситуации, когда срок сдачи ЕФС-1 при приеме на работу нового сотрудника не соблюден, то на работодателя может быть наложен штраф в размере 500 рублей, такой же штраф предусмотрен и в случае предоставления недостоверных сведений. Если ЕФС-1 при приеме на работу будет направлен на бумаге вместо электронного формата, то штраф составит – 1000 рублей.

Напомним, что на бумажном носители вправе отчитываться компании и ИП с численностью сотрудников до 10 человек.

Стоит не забывать и про административную ответственность, предусмотренную за нарушение сроков предоставления отчета, которая применяется к должностным лицам и составляет 300–500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

***

Таким образом, ЕФС-1 отчет 2023 при приеме, образец которой был рассмотрен в статье, очень востребованная форма, поскольку отражает кадровое мероприятие, с которым сталкивается каждый работодатель.