ЕФС-1 при приеме на работу сотрудника

Какие разделы включает ЕФС-1?

Бланк и порядок заполнения отчета ЕФС-1 утверждены приказом СФР от 17.11.2023 № 2281..

ЕФС-1 включает следующие разделы и подразделы:

Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию»:

• подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности»;
• подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже»;
• подраздел 1.3 «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений»;
• подраздел 2 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с частью 1 статьи 30 и статьей 31 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»;
• подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя».

Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»:

• подраздел 2.1 «Расчет сумм страховых взносов»;
• подраздел 2.1.1 «Сведения об облагаемой базе для исчисления страховых взносов и исчисленных страховых взносах для организаций с выделенными самостоятельными классификационными единицами (СКЕ) или для организаций - государственных (муниципальных) учреждений, часть деятельности которых финансируется из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников (частичное финансирование), а также страхователей, исчисляющих страховые взносы по нескольким основаниям»;
• подраздел 2.2 «Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов страхователями, указанными в п. 2.1 ст. 22 ФЗ от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;
• подраздел 2.3 «Сведения о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и проведенной специальной оценке условий труда на начало года».

Отчет ЕФС-1 при приеме на работу сотрудника в 2024 году должны заполнять все работодатели в обязательном порядке. Однако, заполнять надо не все разделы, а только часть, относящуюся к данному кадровому мероприятию.

В частности, важно заполнить подраздел 1.1, учитывая, что в этом подразделе указывается кадровое мероприятие о приеме на работу. Причем, данное правило распространяется и на сотрудников, с которыми заключаются договоры:

• гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг), ГПД;
• авторского заказа;
• об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности (произведения науки, литературы, искусства, базы данных, программы и др.);
• издательских лицензионных;
• лицензионных о предоставлении права использования результаты интеллектуальной деятельности, в том числе договоров о передаче полномочий по управлению правами, заключенных с организацией по управлению правами на коллективной основе.

Как заполнить ЕФС-1 при приеме на работу сотрудника?

При заполнении ЕФС-1 при приеме на работу сотрудника будут заполняться следующие разделы:

1. Титульный лист.
2. Подраздел 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)».
3. Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности».

Рассмотрим подробнее.

В подразделе 1 раздела 1 заполняются следующие поля в отношении принятого сотрудника:

• СНИЛС;
• ИНН;
• Ф. И. О. (при наличии);
• дата рождения;
• статус застрахованного лица.

В поле статус застрахованного лица указывается соответствующий код:

1. ГРФ — граждане РФ.
2. ПЖИГ — иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно проживающие на территории РФ.
3. ВЖИГ — иностранцы или лица без гражданства, временно проживающие на территории РФ (включая лиц, которым предоставлено временное убежище).
4. ВПИГ — иностранные граждане или лица без гражданства, временно пребывающие на территории РФ — за исключением высококвалифицированных специалистов (ВКС).
5. ВКС — иностранцы или лица без гражданства из числа ВКС, временно пребывающие на территории РФ.

В поле код гражданства проставляется соответствующий цифровой код:

• для граждан РФ — 643;
• для лиц без гражданства — 000.

В подраздел 1.1 формы ЕФС-1 включается следующая информация:

• в графу 1 — номер по порядку;
• в графу 2 — дата приема согласно приказу (в формате ДД.ММ.ГГГГ);
• в графу 3 — наименование мероприятия «ПРИЕМ»;
• в графу 4 — проставляются коды «РКС» или «МКС» в случае, если сотрудник работал в районах Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера;
• в графу 5 — трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение в соответствии со штатным расписанием работодателя или с реестром должностей (для госкомпаний и муниципальных учреждений). Причем, по работникам по договору ГПХ это поле не заполняется. Также, в этой графе указывается одно из следующих значений в соответствии с видом договора:
  «0» — бессрочный трудовой договор;
  «0.1» — срочный трудовой договор, оформляемый на полгода как максимум;
  «0.2» — срочный договор, заключаемый на срок свыше 6 месяцев;
  «1» — трудовой договор по совместительству;
  «1.1» — договор по совместительству, оформляемый на срок до 6 месяцев;
  «1.2» — трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок свыше 6 месяцев.
• в графу 6 — код выполняемой функции в формате «XXXX.X», являющийся обязательным для мероприятия «ПРИЕМ».

Графы 8–10 отражают документ-основание в ЕФС-1 при приеме сотрудника:

• графа 8 — наименование документа, подтверждающего оформление трудовых отношений (договора ГПХ);
• графа 9 — дата документа, подтверждающего оформление трудовых отношений, договора ГПХ;
• графа 10 — номер приказа (распоряжения), подтверждающего оформление трудовых отношений или номер договора ГПХ без указания знака «N»;
• графа 11 — не заполняется.

Скачать образец отчета ЕФС-1 при приеме на работу можно из этой статьи.

Как отменить ЕФС-1 - прием на работу?

В случае, если работодателю необходимости осуществить отмену ранее представленных сведений о приеме на работу, то в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 следует заполнить:

• графы 1–10 табличной части в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые отменяются;
• в графе 11 «Признак отмены записи» проставить знак «X».

ЕФС-1 прием: когда отправлять отчет?

Сроки подачи ЕФС-1 при приеме на работу нового сотрудника соответствуют дате совершения данного кадрового мероприятия либо дате, следующей за таким рабочим днем. Таким образом, чтобы направить в срок отчет ЕФС-1 при приеме сотрудника, нужно учитывать дату приказа о приеме на работу. Например, если сотрудника приняли на работу 6 февраля 2024 года, то срок предоставления формы в СФР будет выпадать на 6 или 7 февраля 2024 года.

При этом, учитывая нормы ст. 193 ГК РФ, в случае, когда крайний срок выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, отчет ЕФС-1 при приеме на работу можно направить в ближайший следующий за ним рабочий день.

Отчет ЕФС-1 при приеме на работу не сдан в срок, какая ответственность?

В случае, если срок сдачи ЕФС-1 при приеме на работу нового сотрудника не соблюден, то на работодателя может быть наложен штраф в размере 500 руб. в отношении каждого трудоустроенного работника (принятого на работу исполнителя по договору ГПХ). Такой же штраф предусмотрен и в случае предоставления недостоверных, неполных сведений. Если отчет ЕФС-1 при приеме на работу будет направлен на бумаге вместо электронного формата, то штраф составит 1000 руб.

Напомним, что на бумажном носители вправе отчитываться компании и ИП с численностью сотрудников 10 и менее человек.

Стоит не забывать и про административную ответственность, предусмотренную за нарушение сроков предоставления отчета ЕФС-1, которую могут понести ответственные должностные лица. Штраф составляет 300–500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Итоги

Таким образом, отчет ЕФС-1 — 2024 при приеме на работу, образец которого был рассмотрен в статье, является очень востребованным. Ведь он отражает кадровое мероприятие, с которым сталкивается каждый работодатель.