Как оформить дистанционную работу сотрудника

Понятие дистанционной или удаленной работы

Под удаленной понимают такую работу, которую сотрудник может выполнять вне места расположения его работодателя, в том числе и в другом регионе. Также дистанционными считаются условия труда в населенном пункте работодателя, но вне стационарного места в офисе.

 Справка. Нормативное регулирование труда дистанционных сотрудников – гл. 49.1. ТК РФ.

Алгоритм принятия сотрудника на удаленку

В целом алгоритм приема на удаленную работу ничем не отличается от обычной кадровой процедуры приема.

Основные шаги:

1. Получите от будущего работника документы (ст. 65 ТК РФ), необходимые для трудоустройства (паспорт, трудовую книжку (при наличии), дипломы и другие документы об образовании, СНИЛС, ИНН, документы воинского учета (военный билет, приписное свидетельство)). Эти и другие документы кандидат может предоставить лично или отправить в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной ЭЦП, если он проживает в другом регионе. Есть еще один способ — отправить заверенные у нотариуса копии документов заказным письмом с уведомлением.
2. Получите подписи ознакомления с локальными нормативными актами (правила внутреннего трудового распорядка, положение о премировании). Если кандидат делает это удаленно, он должен заверить все документы своей ЭЦП.
3. Подпишите трудовой договор. Договор, заверенный ЭЦП руководителя, следует отправить будущему работнику. Он заверяет его своей ЭЦП и возвращает. Отправить работнику договор в бумажном виде заказным письмом почтой нужно в течение трех дней, если сотрудник подал соответствующее заявление.
4. Издайте приказ о приеме. В пункте «Условия приема на работу» необходимо указать «дистанционная работа». На приказе также должна стоять подпись ознакомления сотрудника — рукописная или электронная.
5. Оформите личную карточку сотрудника. В личной карточке также должна стоять подпись работника — обычная или электронная.
6. Внесите запись о приеме на работу в трудовую книжку работника. Но даже без этого подтвердить стаж можно будет при помощи трудового договора и электронными сведениями о трудовой деятельности, которые в обязательном порядке сдает работодатель.

Таким образом, порядок приема дистанционного сотрудника такой же, как и основного.

Порядок перевода работника на дистанционную работу

Если работник уже был ранее трудоустроен, а в силу обстоятельств его необходимо перевести на удаленку, нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменение трудовых условий.

В допсоглашении указывается, что сотрудник продолжит работу дистанционно, и закрепляются нюансы рабочих отношений, например: график работы, правила документооборота и т. д.

Необходимо получить подпись работника. Если он уже работает удаленно и не имеет возможности явиться лично, нужно заверить допсоглашение ЭЦП.

Внимание! Если должность не изменилась в связи с переводом на другие условия труда, вносить какую-либо запись в трудовую книжку не нужно и издавать приказ тоже не надо.

Преимущества удаленки для работодателя

Какие плюсы получает компания, если ее сотрудники устроены дистанционно:

• максимально снижены расходы на организацию каждого рабочего места;
• можно сэкономить на аренде офиса (если абсолютно все сотрудники работают дома);
• компания имеет возможность приглашать для сотрудничества высококлассных специалистов из других регионов — место фактического проживания работника не имеет значения.

Важно! У работодателя, принимающего дистанционных сотрудников, есть более широкие возможности выбора специалистов, а его ежемесячные затраты значительно снижаются.

Риски работодателя при дистанционной работе

С какими сложностями может столкнуться компания, принявшая на работу удаленных сотрудников:

• Работник может быть против перевода на дистанционную работу. Он может пожаловаться в трудовую инспекцию, ссылаясь на то, что его условия труда стали хуже. Если эта мера является вынужденной по причине чрезвычайных условий, закон будет на стороне работодателя.
• Удаленный сотрудник может халатно относиться к выполнению своих обязанностей, особенно, если он работает на дому. Работодателю необходимо продумать способы контроля его деятельности и виды отчетов о проделанной работе. Но можно пойти и другим путем — повысить заинтересованность сотрудника.
• Все дистанционные сотрудники должны иметь ЭЦП, чтобы оперативно подписывать документы. Если их нет или работник не желает делать электронную подпись, кадровый документооборот будет замедлен.
• Дистанционный работник может пропасть и не выходить на связь, а обязанности, порученные ему, не будут исполнены в срок. Банальная причина — пропал интернет, что не редкость в маленьких городках.
• Если информация, с которой работает сотрудник на дому, является конфиденциальной, есть риск ее утечки. Необходимо продумать механизмы защиты информации, не пользоваться неизвестными программами, не оставлять без присмотра компьютер с работающей программой и открытыми документами.
• Возможное снижение продуктивности. В этом случае необходимо чаще мотивировать работников, устраивать онлайн-собрания в определенные дни.

Таким образом, прием и перевод на дистанционную работу практически не отличается от обычных кадровых процедур. Но такой тип занятости предусматривает некоторые особенности: отсутствие обязанности заполнять трудовую книжку, наличие дополнительных оснований для увольнения, возможность подписывать документы электронной подписью.

Распространенные вопросы

Как вести трудовую книжку

В законе нет обязательного требования заполнять трудовую книжку работника, если он устраивается на удаленную работу. Но это условие нужно обязательно прописать в трудовом договоре, чтобы обезопасить себя от возможных претензий работника в будущем.

Ситуация с заполнением трудовых книжек упростилась с введением электронных аналогов. Теперь работодатель формирует и отправляет сведения о трудовой деятельности сотрудника в электронном виде.

Какое место работы указать в трудовом договоре

При заключении трудового договора необходимо прописать место его заключения. Нужно указать место расположения работодателя — полный адрес с указанием населенного пункта.

Что касается места работы сотрудника, указывать адрес организации нельзя. В трудовом договоре нужно указать то место, где работник фактически выполняет свои трудовые функции, то есть, адрес его жительства или фактического нахождения. При этом стоит обязать сотрудника извещать о смене местонахождения, чтобы избежать проблем в будущем.

Можно ли иностранца оформить удаленно

Если же иностранец имеет рабочее место на территории РФ, его можно трудоустроить на общих условиях приема иностранцев, то есть в соответствии с его статусом, наличием разрешения на работу и так далее.

Какие есть допоснования для увольнения

Трудовой договор с удаленным работником содержит все обязательные условия обычного ТД, но в дополнение к ним возможно также указать дополнительные основания для увольнения такого сотрудника. Например, уволить такого работника по инициативе работодателя можно, если он в течение более двух рабочих дней подряд не выходит на связь и у него отсутствуют уважительные причины для этого (ст. 312.8. ТК РФ).

Также основанием для увольнения может быть изменение места работы сотрудника, вследствие которого он больше не может выполнять прежние трудовые функции.

Как организовать документооборот с сотрудником

При приеме на работу дистанционных сотрудников вероятно возникновение некоторых сложностей. Например, может быть затруднено кадровое делопроизводство.

Важно! Чтобы обмениваться документами с работником при совершении любого кадрового действия, нужно обязательно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (ЭЦП). ЭЦП представляет собой цифровой аналог рукописной подписи, она подтверждает факт подписания документа удаленно.

Если одна из сторон не имеет ЭЦП, необходимо ее предварительно получить в аккредитованном центре.

На компьютере сотрудника могут устанавливаться специальные программы для облачного делопроизводства. При этом есть вероятность, что понадобится обеспечить сотрудника техническими средствами.

Как работнику отчитываться о проделанной работе

Дистанционный характер работы предусматривает возможность требовать от работника регулярного представления отчетов о результатах своей деятельности. Порядок и срок отправки таких отчетов нужно прописать отдельным пунктом в трудовом договоре.

Как оборудовать рабочее место сотрудника дома

Работодатель имеет право требовать от сотрудника использовать в его дистанционной работе только то оборудование, которое ему предоставят. Порядок и срок его предоставления, а также возврата должны быть обязательно внесены в трудовой договор в главе, касающейся прав и обязанностей работника.

Какое оборудование можно предоставить удаленному работнику? Это может быть компьютер, программное обеспечение, принтер, факс и другие виды. Это оборудование работодатель должен доставить собственными силами до местонахождения сотрудника.

Работник имеет право использовать и личное оборудование, а работодатель должен предоставить ему компенсацию за это. Компенсировать можно и расходы, например, на интернет, мобильную связь, почтовые отправления.

Нужно ли от сотрудника согласие на перевод

По общему правилу, перевод сотрудника на удаленную работу осуществляется на основании его заявления. В нем он должен указать, что согласен на новые условия.

В некоторых ситуациях закон предусматривает временный перевод сотрудника на удаленную работу без его согласия. Например, если возникли чрезвычайные обстоятельства (эпидемия, наводнение, пожар, землетрясение) и другие условия, которые могут угрожать жизни и здоровью большого количества людей (ст. 312.9 ТК РФ).