Порядок проведения инвентаризации

Предмет и цели инвентаризации

Предмет инвентаризации — это имущество и финансовые обязательства предприятия (фирмы). К данному имуществу относятся (п. 1.2 Приказа Минфина РФ № 49 от 13.06.1995, далее —  Приказа Минфина № 49):

• нематериальные активы (НМА);
• производственные запасы;
• товары;
• деньги;
• основные средства (ОС);
• финансовые вложения, активы;
• готовая продукция;
• прочие запасы.

Финансовые обязательства фирмы (предприятия) — это займы, банковские кредиты, средства в резервах и задолженность перед поставщиками товаров, работ, услуг (кредиторская).

К целям инвентаризации, согласно п. 1.4 Приказа № 49 о порядке проведения инвентаризации, относятся:

1. Установление наличия имущества в компании или на предприятии (по факту).
2. Сличение данных бухучета с количеством и номенклатурой имущества.
3. Проверка отражения в бухучете всех займов, банковских кредитов и иных финансовых аналогичных обязательств организации.

Условия и сроки инвентаризации

Инвентаризация проводится в плановом или внепланово. В том числе есть ситуации, когда внеплановая инвентаризация проводится в обязательном порядке. Руководитель компании (предприятия) оформляет приказ на ее проведение в соответствии с Приложением № 1, приведенном в таком нормативном правовом документе, как вышеприведенный Приказ Минфина № 49.

В обязательном порядке инвентаризация проводится (п. 1.5 Приказа Минфина № 49):

1. При преобразовании унитарного госпредприятия (или муниципального).
2. При передаче имущества компании (предприятия) в аренду.
3. Перед оформлением годовой бухотчетности — кроме имущества, подвергнутого инвентаризации с 1 октября года, в котором составляется такая отчетность.
4. В случае смены кассира, контроллера, заведующего складом или иного материально ответственного лица (на дату приемки и передачи дел, ст. 244 ТК РФ).
5. При выкупе данного имущества организации.
6. После обнаружения хищений имущества.
7. При порче ценностей.
8. При продаже недвижимого имущества и транспорта организации.
9. После ураганов, наводнений и иных природных катастроф, а также, в случае ЧС, возникших в экстремальной ситуации (например, пожара на складе организации).
10. В случае реорганизации (ликвидации) предприятия (компании) — перед оформлением разделительного (ликвидационного) бухгалтерского баланса.

Инвентаризация ОС проводится 1 раз в 3 года, а книг, периодики в библиотеке — 1 раз в 5 лет.

Подготовка к инвентаризации

Порядок и сроки проведения инвентаризации имущества и обязательств определяются руководителем организации (например — директором предприятия). Это правило не касается 10 вышеприведенных случаев, когда инвентаризация осуществляется не в плановом, а в обязательном порядке (п. 26 Приказа Минфина России № 34н от 29.07.1998, далее — Приказа Минфина № 34н).

Инвентаризацией на предприятии (в компании) занимается инвентаризационная комиссия организации. Причем при:

• проверке фактического наличия и финансовых обязательств, недвижимого имущества и ТС — на предприятии (в компании) создаются рабочие комиссии для осуществления инвентаризации;
• небольшом объеме работ — проверку проводит ревизионная комиссия (если она уже была создана до инвентаризации).

Состав инвентаризационной комиссии

Инвентаризационная комиссия работает в следующем составе (п. 2.2 Приказа Минфина № 49):

1. Председатель — главный бухгалтер или зам руководителя организации.
2. Сотрудник администрации компании (предприятия).
3. Бухгалтер.
4. Иные специалисты (например, инженеры, экономисты).

В случае отсутствия одного из обязательных членов комиссии итоги инвентаризации будут признаны недействительными. Причем, проверка наличия имущества по факту выполняется совместно с материально ответственными лицами (ст. 242-245 ТК РФ).

Организационные вопросы инвентаризации

Руководитель организации обязан выделить проверяющим работников, в трудовые обязанности которых входит перемещение и взвешивание инвентаризуемых грузов. Кроме того, для инвентаризации нужно обеспечить:

• мерные емкости,
• весы и контрольные приборы.

Заверение документов, прилагаемых к реестрам

До начала инвентаризации вся приходная и расходная документация, приложенная к отчетам (реестрам), заверяется председателем инвентаризационной комиссии На них он проставляет надпись «до инвентаризации на «__________» (дата)» (п. 2.4 Приказа Минфина № 49).

Контролеры, завскладом и иные материально ответственные лица оформляют соответствующие расписки.

Проведение инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации активов (недвижимости, ТС) и обязательств организации установлен п. 2.5, 2.7 Приказа Минфина № 49. Так, при инвентаризации заполняются:

• акты инвентаризации;
• инвентаризационные описи.

Инвентаризационная опись-как составить

Опись должна быть составлена как минимум в 2 экземплярах.

Согласно п. 2.9 Приказа Минфина № 49, являющимся основным нормативным документом, регулирующим порядок проведения инвентаризации, описи заполняются как на компьютере, так и на бумаге (например, шариковой ручкой). Формы таких документов установлены в Приложениях № 6-18 приведенного Приказа Минфина.

Наименования и количество инвентаризуемых имущества, товаров, предметов, объектов организации заносятся в описи в соответствии с номенклатурой и единицами измерения, указанными в бухучете.

Во всех страницах описи прописываются прописью (форма 0309003):

• общее количество единиц (по факту);
• количество порядковых номеров;
• сумма (в руб.).

Исправление ошибок осуществляется на всех экземплярах описи. Записи с допущенными ошибками зачеркиваются. Над ними проставляются правильные записи. Исправления заранее оговариваются и удостоверяются подписями проверяющих и материально ответственных лиц.

В описях нельзя допускать пустых строк. Если такие строки есть на последних листах (страницах) описи, то на них ставится прочерк.

На последнем листе описи проставляется отметка о проверке цен, об умножении цен товаров на их количество (таксировке) и подсчета итогов. Здесь же проставляются подписи лиц, осуществляющих такую проверку.После завершения описи материально ответственные лица оформляют расписку о принятии инвентаризованного имущества организации на хранение (п. 2.10-2.13 Приказа Минфина № 49). В случае обнаружения ошибки в описях данные лица обязаны до открытия помещения, где была проведена инвентаризация (например, склада), заявить об этом главному бухгалтеру или заму руководителя фирмы (предприятия), являющимся председателем комиссии при инвентаризации.

Отдельные описи оформляются на имущество организации:

1. Арендованное.
2. Полученное для дальнейшей переработки.
3. Находящееся у соответствующего работника на ответственном хранении.

Обмер, подсчет и взвешивание

Количество и номенклатура имущества фирмы (предприятия) устанавливается при подсчете, обмере, взвешивании.

Если принятая от поставщика товарная продукция и материалы имеют герметичную не разорванную упаковку, то ее количество устанавливается по документам и путем выборки. Взвешивание или установление объема навалочных грузов можно производить в соответствии с обмерами и техническими расчетами.

Если в организации есть много весовых товаров, цена которых определяется за граммы или кг, ведомости отвесов при инвентаризации ведут:

• один из проверяющих из комиссии;
• кассир, завскладом или иное материально ответственное лицо.

После завершения перевески или ближе к концу рабочего дня данные двух ведомостей отвесов сопоставляют, и итог вносят в инвентаризационную опись. К описи обязательно должны быть приложены акты контрольного замера, технические расчеты, ведомости отвесов.

Как прервать инвентаризацию на ночь или выходной

Инвентаризация может длиться и более 1 дня. Тогда помещения, где хранится инвентаризуемое имущество организации, должны быть опечатаны на время ухода проверяющих из инвентаризационной комиссии на перерыв. В обед и ночью описи хранятся в закрытой комнате (в сейфе, шкафу), где осуществляется инвентаризация (п. 2.11, 2.12 Приказа Минфина № 49).

Завершение инвентаризации

Итоги инвентаризации отражаются в сличительных ведомостях. Выявленные инвентаризационной комиссией расхождения между данными бухучета и результатами инвентаризационных описей отражаются на счетах бухучета. Порядок отражения итогов проведения инвентаризации в бухгалтерском учете приведен в п. 5.1-5.4 Приказа Минфина № 49, п. 26, 28 Приказа Минфина № 34н.

Результаты инвентаризации отражаются в бухучете и отчетности того месяца, когда была завершена инвентаризация. Итоги годовой инвентаризации заносятся в годовой бухотчет (п. 5.5 Приказа Минфина № 49).

 Итоги проведенных за 1 календарный год инвентаризаций указываются в ведомости, установленной Приложением № 5 Приказа Минфина № 49.