Проведение инвентаризации основных средств

Что такое инвентаризация объектов основных средств

Процедура инвентаризации не что иное, как процесс сверки учетных данных с наличествующими в компании объектами имущества, а ее цель – сохранность активов, выявление потерь, недостач или неучтенных позиций. Проверке подлежат все виды ОС – имеющиеся в компании (в том числе бездействующие и находящиеся на консервации), а также арендованные и принятые на хранение.

Регулируется проведение инвентаризации основных средств законом № 402-ФЗ, методическими указаниями (МУ) по инвентаризации имущества и обязательств, утв. приказом МФ РФ № 49 и ПБУ, утв. приказом МФ РФ № 34н. В последние годы радикальных изменений в установившихся правилах проведения проверки наличия активов не произошло, поэтому инвентаризация основных средств в 2019 году осуществляется по тому же алгоритму. В предприятии порядок и сроки проведения процедуры определяет и закрепляет в учетной политике руководитель.

Периодичность проведения инвентаризации ОС – один раз в 3 года, сверки библиотечного фонда - раз в 5 лет (п. 1.5 МУ № 49), но на практике предприятия подвергают активы ревизии ежегодно, поскольку по завершении финансового года инвентаризацию проводят обязательно (п. 3 ст. 11 закона № 402-ФЗ). Годовую проверку ОС назначают на 4-й квартал, обычно на 31 декабря.

Кроме этого требования существует еще ряд обстоятельств, когда необходимы внеплановые проверки наличия ОС:

• при назначении нового руководителя или материально-ответственного лица (МОЛ), отвечающего за сохранность объектов;
• перед продажей или передачей активов в аренду;
• при ликвидации или реорганизации фирмы;
• при обнаружении хищения, пропажи или порчи ОС;
• при возникновении чрезвычайных ситуаций, к примеру, стихийного бедствия, которые могут частично или полностью уничтожить имущество.

Иногда инвентаризация основных средств инициируется руководством при массовом внедрении новых технологий на производстве и в управлении.

Объекты инвентаризации основных средств

К объектам инвентаризации основных средств относится все имущество, находящееся на учете организации как на основных, так и на забалансовых счетах, равно как и имущество, физически находящееся на территории организации и не отраженное в учете предприятия.

В рамках инвентаризации основных средств, проверке подлежит следующее имущество:

• Здания и сооружения, равно как и иная недвижимость, находящаяся в собственности организации;
• Земельные участки, водоемы и иные объекты природопользования, на которые у предприятия оформлено право собственности;
• Объекты, находящиеся на территории предприятия, данные по которым отсутствуют в учете;
• Машины и оборудование, а также транспортные средства;
• Инструменты, станки и иные однотипные объекты группового учета, характеризующиеся сходной стоимостью и поступившие в собственность организации в одно время;
• Объекты основных средств, находящиеся за пределами предприятия:
• Морские и речные суда, находящиеся в дальних рейсах;
• Железнодорожные составы;
• Автотранспорт;
• Оборудование, отправленное на ремонт к исполнителю услуг.

По возможности, объекты, относящиеся к данной группе, инвентаризируются до момента их временного выбытия.

• Объекты основного фонда, вышедшие из строя и не пригодные к восстановлению;
• Объекты основного фонда, находящиеся на ответственном хранении, либо предоставленные в аренду.

В данном случае при составлении инвентаризационной документации составляется отдельная опись в которой указываются документы, на основании которых оборудование выбыло на ответственное хранение или сдано в аренду.

Как часто следует проводить инвентаризацию основных средств

Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности закреплена обязанность предприятий проводить годовую инвентаризацию основных средств не реже одного раза в три года.

В ходе годовой инвентаризации должны быть проинспектированы абсолютно все объекты основного фонда, так как главной задачей этой проверки является обеспечение достоверности данных годовой отчетности.

Нередко для упрощения задачи, фонд основных средств организации делится на три группы, каждая из которых инвентаризируется один раз в три года, а сама инвентаризация проводится ежегодно. Это делается для снижения нагрузки на сотрудников, задействованных в инвентаризации.

Периодичность и график проведения обязательной годовой инвентаризации утверждается руководителем организации и закрепляется в учетной политике.

Помимо годовой инвентаризации в особых случаях организация также обязана провести внеплановую инвентаризацию. Основными поводами для ее проведения являются:

• Выявление факта хищения и порчи имущества предприятия;
• Смена материально-ответственных лиц;
• Продажа имущественного комплекса или предоставление его в аренду.

В этих случаях проводится выборочная инвентаризация, относящаяся к:

• Объектам, находящимся на территории, где обнаружены следы взлома или признаки хищения;
• Зоне ответственности увольняющегося МОЛ;
• Составу имущественного комплекса.

Помимо обязательной инвентаризации, организация имеет право проводить добровольную проверку наличия объектов основного фонда в любое время, независимо от времени составления отчетности.

Порядок проведения инвентаризации основных средств

Этапы проведения проверки и оформления ее итогов подробно описаны в МУ № 49.

Назначение комиссии по инвентаризации

Распоряжением руководителя назначается комиссия, в составе которой входят сотрудники техотделов и бухгалтерии, а председательствует обычно заместитель начальника или главный инженер. Там же устанавливаются причины, временные рамки осуществления проверки, даты ее начала и завершения, виды инвентаризируемых объектов.

Обязательным условием при проведении инвентаризации является присутствие всех членов комиссии - отсутствие любого из них ставит под сомнение подлинность результатов, и в дальнейшем они могут быть оспорены.

Необходимо и участие лица, ответственного за сохранность активов. Перед началом процедуры он заверяет своей подписью расписку о том, что все документы переданы им в бухгалтерию, а объекты ОС, за сохранность которых он отвечает, оприходованы.

Проверка объектов ОС

На втором этапе в оговоренные сроки проводится проверка имеющихся объектов ОС. Данные о наличии ОС фиксируются в инвентаризационных описях (форма ИНВ-1) в количественном и стоимостном выражении. Каждому объекту ОС в описи отведена отдельная строка, где указывают его наименование, краткую характеристику, инвентарный и заводской номер, а также данные бухгалтерского учета. Кроме того, в описи фиксируют физическое состояние ОС.

Если на момент проверки какие-либо объекты (например, автотранспорт) отсутствуют в месте дислокации по причине нахождения в рабочем процессе, то инвентаризируют их до выезда.

Отдельной описью формы ИНВ–10 оформляются на объекты, находящиеся во время инвентаризации в незаконченном ремонте. В этот документ вносят сведения о стоимости этих активов и ремонта. Для арендованных объектов и находящихся на хранении, также формируют обособленную ведомость, в которой указываются документы, подтверждающие право аренды/хранения. Отдельный реестр составляют по объектам, не используемым в работе фирмы из-за невозможности их восстановления или по другим основания. В этом регистре необходимо указать даты ввода этих объектов ОС в эксплуатацию и причины, по которым пользоваться активом нельзя.

Описи по инвентаризации ОС перед формированием годовой отчетности составляются в двух экземплярах, а оформляемые в связи с чрезвычайными ситуациями либо при смене МОЛ – в трех, а при необходимости большем количестве экземпляров.

Полученные итоги сверяются с данными бухучета, и при отклонениях фактического наличия определенных объектов от бухгалтерских данных результаты фиксируются в сличительной ведомости (форма ИНВ-18), которая формируется в 2-х экземплярах, подписывается и передается в бухгалтерию и МОЛ. Ответственные лица обязаны представить комиссии объяснительную записку с изложением причин обнаруженных несоответствий.

Результаты инвентаризации основных средств могут отражаться и в ведомости формы ИНВ-26, где отражаются все установленные излишки и недостачи и указывается метод их отражения в учете (п. 5.6 МУ № 49). Документы, фиксирующие итоги инвентаризации, компания может разработать самостоятельно и закрепить в учетной политике, так как с 01.01.2013 типовые формы первичных документов перестали быть обязательными к применению.

После того, как итоги проверки сформированы, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации ОС и привлечении виновных к ответственности. Это распоряжение становится основанием для фиксации итогов проверки в учете.

Состав комиссии по инвентаризации основных средств

Согласно законодательства, проводить инвентаризацию имеет право специально созданная комиссия.

В состав комиссии, утвержденной приказом руководителя могут быть включены:

• Административно-управленческий персонал;
• Сотрудники бухгалтерии;
• Специалисты других служб и отделов;
• Член комиссии, не числящиеся в штате организации, при условии отражения такого человека в приказе о проведении инвентаризации.

Примером такого «стороннего» члена инвентаризационной комиссии может служить приглашение IT специалиста «со стороны» при инспектировании IT оборудования при условии, что в штате организации отсутствует сотрудник подобного профиля.

Важно! В состав инвентаризационной комиссии не могут быть включены материально-ответственные лица, если проводится инвентаризация закрепленных за ними активов.

В случаях, когда инвентаризация обещает приобрести внушительные размеры допускается создание рабочей (ревизионной) комиссии.

Документы по инвентаризации

Как и любое мероприятие, производимое в рамках финансово-хозяйственной деятельности организации, подготовка, ход и результаты инвентаризации должны быть оформлены документально.

Рассмотрим, как и какие документы необходимо оформить при проведении инвентаризации.

Приказ о проведении инвентаризации основных средств

При составлении приказа о проведении инвентаризации можно воспользоваться унифицированной формой, «зашитой» в любой базе, предназначенной для ведения бухгалтерского учета, или же разработать собственный бланк, предварительно закрепив его форму в учетной политике организации.

Типовая форма ИНВ-22 применяется как в рамках обязательной инвентаризации, так и в случаях проведения проверки по инициативе руководства предприятия. Как правило именно эту, унифицированную, форму приказа выбирают при подготовке к инвентаризации, т.к. разработчики бухгалтерских программ предусмотрели автоматическое заполнение данного документа, в том числе и в части внесения списка инвентаризируемого имущества.

Независимо от того, какую форму приказа использует организация, в нем должна быть отражена следующая информация:

• Основание и цель проведения инвентаризации;
• Список имущества, в отношении которого проводится инвентаризация;
• Даты начала и окончания проведения инвентаризации;
• Состав инвентаризационной комиссии с указанием ее председателя.

Приказ утверждает руководитель организации, а составленное на его основании уведомление о проведении инвентаризации вручают председателю инвентаризационной комиссии под проспись.

Инвентаризационная опись

Инвентаризационная опись служит для отражения фактических остатков основных средств, находящихся в распоряжении организации, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, драгоценных металлов, бланков строгой отчетности и прочее.

Для каждого вида активов используется своя форма инвентаризационной ведомости. При инвентаризации объектов основных средств следует использовать форму ИНВ-1.

В описи отражается информация о соответствии состава и количества объектов основного фонда с данными бухгалтерского учета.

Форма ИНВ-1 должна быть оформлена:

• При инспектировании собственных активов - в двух экземплярах:
• Для бухгалтерии;
• Для материально-ответственного лица.
• Арендованных объектов – в трех экземплярах:
• Третий для предоставления арендодателю.

Объекты основного фонда в описи перечисляются с обязательным указанием краткой характеристики актива, его инвентарных и заводских номеров.

По основным средствам, в составе которых присутствуют драгоценные камни или металлы, необходимо заполнить графу 9 «Номер паспорта».

Для объектов, признанных непригодными к дальнейшему использованию в производственном процессе должна быть составлена отдельная опись, в которой отражают дату ввода в эксплуатацию и причину выхода оборудования из строя.

Форма ИНВ-1 не заполняется в отношении оборудования, находящегося в ремонте. Для таких объектов предусмотрен документ по форме ИНВ-10. 

При обнаружении расхождений между данным бухгалтерского учета, и результатами инвентаризации, отраженными в инвентаризационной описи, составляется сличительная ведомость.

Алгоритм составления инвентаризационной описи закреплен в п. 2.9 Методических указаний Минфина России от 13.06.1995.

В обязательном порядке в описи должна быть отражена следующая информация:

• Наименование и количество объектов основного фонда, подлежащих инвентаризации;
• Каждая страница описи резюмируется информацией, с указанием количества оборудования, поименованного на данной странице и начального и конечного порядковых номеров общего списка;
• Любая правка, внесенная в опись должна быть заверена подписью члена комиссии и материально-ответственного лица;
• Опись не должна содержать пустых строк;
• Последняя страница описи должна содержать запись о том, что цены, в которых учтены активы проверены, а итоги подсчитаны;
• Опись подписывают все сотрудники, принимающие участие в инвентаризации объектов, поименованных в данной описи.

Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств

Чуть выше мы упомянули, что при инвентаризации для оборудования, находящегося в ремонте следует использовать акт по форме ИНВ-10 «Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств».

Акт, о котором идет речь служит для фиксации результатов инвентаризации объектов, по которым на момент проведения инспекции не окончены ремонтные работы.

Форма заполняется членами инвентаризационной комиссии в двух экземплярах:

• Для бухгалтерии;
• Для лиц, ответственных за сохранность активов в период проведения ремонтных работ.

Главной информацией, которая должна быть отражена в акте является вывод о том, на какой стадии восстановительных работ находится каждый из объектов основного фонда, в отношении которого проводится инвентаризации, а также о степени соответствия фактически понесенных затрат на ремонт по сравнению с запланированными.

Сличительная ведомость

Результаты, полученные в ходе инвентаризации могут иметь отклонения от показателей бухгалтерского учета. Эти расхождения следует отражать в документе под названием «Сличительная ведомость»: ИНВ-18 или ИНВ-19.

На собственное и арендованное (находящееся на ответственном хранении) имущество следует заполнять отдельные ведомости.

Документ заполняется по алгоритму, предусмотренному п. 4.1 Методических указаний по инвентаризации и указаниям по применению и заполнению форм в двух экземплярах:

• Для бухгалтерии;
• Для материально-ответственного лица.

Отражение результатов инвентаризации в бухучете

В ходе инвентаризации основных средств могут быть выявлены неучтенные объекты ОС (излишки) либо недостача. На их основе формируются бухгалтерские записи. Излишки необходимо оприходовать по текущей рыночной стоимости аналогичного актива. Эта стоимость по итогам года будет отнесена на прочие доходы, а затем на финансовые результаты компании, увеличив прибыль.

Недостачу, выявленную инвентаризацией, рассматривают в двух плоскостях:

• в рамках естественной убыли (ЕУ). Ее списывают на затратные статьи или издержки производства;
• сверх норм ЕУ. В этой ситуации устанавливают виновников и обязывают их возместить сумму недостачи. Если же установить конкретного виновника невозможно, то недостачи списывают на убытки предприятия.