Проведение внеплановой инвентаризации

Что такое внеплановая инвентаризация

Внеплановая инвентаризация - это проверка соответствия фактического наличия ценностей фирмы данным бухгалтерского учета. Особенность и главное отличие внеплановой инвентаризации заключается в том, что ее точные сроки заранее не известны. В каких случаях проводятся внеплановые контрольные мероприятия? Каковы причины их инициирования? В чем состоит различие между плановой и внеплановой инвентаризациями? Об этом и многом другом читайте ниже. 

В каких случаях проводится внеплановая инвентаризация

Обстоятельства, при которых у руководителя возникает необходимость проведения проверки вне графика, точно не определены. Глава предприятия вправе организовать контрольное мероприятие в любой момент, когда только у него возникнет потребность сверить фактическое наличие имущества и обязательств с данными бухгалтерского учета.  На практике частой причиной инициации именно внеплановой инвентаризации становятся сигналы о нарушении правил приемки, хранения, реализации и учета ценностей. Кроме того, есть и обязательная внеплановая инвентаризация. Она проводится в случаях, перечисленных в п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности и п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации.

 Это такие обстоятельства, как:

• смена материально-ответственного лица;
• установление факта хищения или порчи ценностей;
• стихийные бедствия, пожары и другие чрезвычайные ситуации, нанесшие вред имуществу организации;
• ликвидация либо реорганизация субъекта хозяйствования;
• передача имущества в аренду, либо его выкуп или продажа.

Все вышеперечисленные ситуации являются основаниями проведения инвентаризации вне графика.

Внеплановая выборочная инвентаризация

Как и плановая, внеплановая инвентаризация может быть полной либо выборочной.

Полная внеплановая инвентаризация охватывает ценности, расположенные на всех складах и в других подразделениях фирмы. Выборочная предполагает выборочный локальный контроль, т.е. включает проверку лишь определённых категорий МПЗ. Как правило, речь идет о дорогостоящем имуществе.

Как проводится внеплановая инвентаризация

Точно так же, как и плановая инвентаризация, внеплановая проверка начинается с издания приказа или распоряжения руководителя. Данный документ можно составить в свободной форме. Но обычно на практике используется унифицированный бланк ИНВ-22, в котором присутствуют все необходимые для заполнения поля.

В приказе прописываются сроки проведения проверки, причины ее инициации, а также перечисляется состав инвентаризационной комиссии.

Бухгалтерское законодательство не обязывает руководителя включать в комиссию материально-ответственных сотрудников. Но присутствие этих лиц при проведении контрольного мероприятия необходимо.

Получение расписки от материально ответственных лиц

Перед началом проверки кладовщики и другие работники, с которыми заключен договор о материальной ответственности, дают расписку в том, что все вверенные им ценности на дату инвентаризации оформлены надлежащим образом: оприходованы либо списаны, а документы по ним переданы бухгалтерам.

Текст расписки содержится в типовых инвентаризационных описях (например, в формах ИНВ-1 и ИНВ-3). Также этот документ может быть составлен и в произвольной форме.

Измерение и пересчет ценностей, фиксация результатов

В ходе ревизии члены инвентаризационной комиссии взвешивают, пересчитывают либо измеряют ценности. При этом обязательно делаются поправки на нормы естественной убыли. Результаты заносятся в инвентаризационную опись. Если в результате проверки обнаружились расхождения фактических данных с информацией бухгалтерского учета, оформляется сличительная ведомость на типовом бланке ИНВ-19 либо в свободной форме.

Результаты внеплановой инвентаризации могут быть следующими:

• полное совпадение фактических остатков с данными бухгалтерского учета;
• излишки – фактические остатки оказались больше, чем остатки по данным бухгалтерского учета;
• недостачи – фактические остатки отличаются от сведений бухгалтерского учета в меньшую сторону;
• пересортица – ценности схожих наименований, но разных сортов одновременно находятся и в излишках, и в недостачах.

Завершающим штрихом внеплановой проверки является приведение в соответствие фактических данных с информаций бухгалтерских регистров – излишки приходуются, недостачи списываются.

***

Итак, внеплановая инвентаризация проводится руководителем при необходимости в любой момент. Обычно такие проверки связаны с установленными фактами нарушений в отношении хранения, реализации, учета ценностей. Так же контрольные мероприятия вне графика осуществляются в случаях, прописанных в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности и Методических указаниях по инвентаризации. Внеплановая инвентаризация отличается от плановой проверки внезапностью, срочностью, отсутствием предварительной подготовки.