Организация миграционного учета в гостинице

Организация учета гостей в гостиницах

Предоставляя услугу проживания, гостиница несет ответственность за постановку на учет всех своих гостей (Постановление Правительства РФ от 18.11.2020 № 1853 «Об утверждении правил предоставления гостиничных услуг»). 

В случае с россиянами речь идет о регистрационном учете по месту пребывания. Регистрация граждан РФ в гостинице осуществляется в соответствии с Правилами регистрации, утв. Постановлением Правительства РФ от 17.07.1995 № 713 (ред. от 06.06.2023). 

Иностранцы (граждане других государств и лица без гражданства) подлежат постановке на миграционный учет. Правила миграционного учета в гостинице прописаны в следующих документах:

• закон от 18.07.2006 № 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации» (далее - Закон о миграционном учете);
• закон от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в РФ»;
• постановление Правительства РФ от 15.01.2007 № 9 «О порядке осуществления миграционного учета иностранных граждан…»;
• приказ МВД России от 10.12.2020 № 856 «Об утверждении административного регламента МВД РФ…».

Миграционный учет иностранных граждан в гостинице

Отельеры, являясь принимающей стороной, несут обязанность по информированию госорганов об иностранцах, прибывающих к ним в гостиницы. Гостиницы должны направлять специальное уведомление в территориальный отдел МВД России.

Миграционный учет – это деятельность по фиксации и обобщению сведений об иностранных гражданах и их передвижениях по территории страны. Органами госвласти, наделенными правом осуществлять данную деятельность, являются МВД России и его территориальные подразделения (ранее эти функции принадлежали Федеральной миграционной службе).

Следует иметь ввиду, что постановке на миграционный учет по месту пребывания подлежат все категории иностранных граждан (включая лиц без гражданства) – временно пребывающие в РФ, временно или постоянно проживающие в РФ, вне зависимости от срока их пребывания в стране.

Вместе с тем, есть небольшая категория иностранцев, которых не надо ставить на миграционный учет, в случае их прибытия в гостиницу. 

Каких иностранцев не надо ставить на миграционный учет

Иностранцы, которых гостинице не надо ставить на учет перечислены в п. 6 ст. 20 Закона о миграционном учете:

1. приехавшие по приглашению госорганов России главы государств, правительств, члены парламентских и правительственных делегаций, а также руководители международных организаций, члены семей указанных должностных лиц;
2. моряки с военных кораблей и члены экипажей самолетов, прибывших в Российскую Федерацию с официальным или неофициальным визитом (кроме случаев, когда весь экипаж выехал из России, а один или несколько человек остались по каким-то причинам на срок более трех дней);
3. моряки с невоенных судов иностранных государств, в случае схода на берег на срок не более двадцати четырех часов (моряк должен находиться либо на территории порта, открытого для захода невоенных судов иностранных государств, портового города, либо быть на выезде на экскурсию);
4. члены экипажей гражданской авиации, поездных бригад, участвующих в международном движении, если отель находится в аэропорту или на станции, предусмотренных расписанием движения транспортного средства, которое обслуживает данная бригада.

Процедура миграционного учета в гостинице в 2023 – пошагово

Алгоритм процедуры миграционного учета для отелей следующий:

1. По прибытии в гостиницу, иностранный гость предъявляет администрации гостиницы документы, удостоверяющие его личность и подтверждающие, что он легально находится на территории России. Это:

• документ, удостоверяющим личность (действительный паспорт иностранного гражданина или заменяющий его документ, временное удостоверение личности лица без гражданства);
• миграционная карта (иногда отсутствует);
• виза (имеется не всегда, так как может быть соглашение о безвизовых поездках);
• вид на жительство или разрешение на временное проживание, или разрешение на временное проживание в целях обучения;
• дополнительные документы. 

Эти документы требуются для регистрации гостя в гостинице и для постановки его на миграционный учет в МВД России.

2.  Принимающая сторона регистрирует гостя, заполняет уведомление о прибытии иностранца и направляет его в миграционный орган. Иностранца, прибывшего в гостиницу, необходимо поставить на миграционный учет в течение рабочего дня, следующего за днем его прибытия. 

3.  Сотрудник МВД по миграционным вопросам проверяет предоставленные документы и принимает уведомление о прибытии иностранного гражданина в гостиницу (в приеме уведомления может быть и отказано). Прием уведомления подтверждается проставление отметки на отрывную часть бланка уведомления. Данные о постояльце гостиницы сотрудник миграционной службы заносит в государственную базу данных.

Далее подробнее остановимся на необходимых документах и отдельных этапах процедуры.

Документы, удостоверяющие личность иностранного гражданина

Эти документы отель обязан запросить у иностранного гостя при заселении.

Паспорт иностранного гражданина

Документом, удостоверяющим личность иностранного гражданина, согласно ст. 10 закона № 115-ФЗ, является паспорт иностранного гражданина или заменяющий его документ, который можно использовать в РФ в этом качестве. Например, 

• Согласно Соглашению о безвизовых поездках от 30.11.2000 между странами РФ, Беларусь, Казахстан, Киргизия и Таджикистан (в редакции Протокола от 24.05.2005) граждане этих стран могут въезжать на территорию РФ по следующим документам: внутренний паспорт гражданина соответствующей страны, служебный паспорт, дипломатический паспорт, национальное удостоверение личности моряка, свидетельство на возвращение в страну. 
• Для граждан Республики Албания в качестве документа, удостоверяющего личность, признается: дипломатический паспорт, служебный паспорт, заграничный паспорт, удостоверение моряка, свидетельство на возвращение в Республику Албания (Соглашение между Правительством РФ и Правительством Республики Албании о взаимных поездках граждан от 07.04.1993).
• Для граждан Болгарии в качестве документа, удостоверяющего личность, могут использоваться: действительные дипломатические и служебные паспорта, выданные Министерством иностранных дел, или паспорта, приравненные по статусу к служебным (Соглашение между Правительством РФ и Правительством Республики Болгарии о взаимных поездках граждан от 05.03.2002).

Можно ли заселить иностранца без паспорта

Также в гостиницу может поселиться иностранец без паспорта, но со свидетельством о предоставлении временного убежища или удостоверением беженца. 

Заселить иностранца в гостиницу без паспорта можно только в том случае, если у него есть один из следующих документов

• свидетельство о предоставлении временного убежища или удостоверение беженца,
• временное удостоверение личности лица без гражданства (выдается на 10 лет по форме, утв. Приказом МВД России от 04.06.2021 № 395 (ред. от 15.10.2022),
• разрешение на временное проживание (для лица без гражданства).
• действительный вид на жительство (для лица без гражданства).

Такие документы признаются документами, удостоверяющими личность их владельца (п. 7 ст. 7 закона от 19.02.1993 № 4528-1 «О беженцах», п. 2 ст. 10 закона № 115-ФЗ, п. 9 Постановления Правительства РФ от 09.04.2001 № 274). У таких гостей паспорта хранятся в МВД, а на руках остается документ, выданный МВД.

Для справки:
Лицо без гражданства – это физлицо, которое не является гражданином РФ и не имеет доказательств наличия гражданства иного государства (п. 1 ст. 2 Закона № 115-ФЗ).
Разрешение на временное проживание (РВП) - это документ, позволяющий иностранцу или лицу без гражданства жить и работать в России в течение 3 лет (ст. 6 закона № 115-ФЗ).Оформляют его в виде отметки в документе, удостоверяющем личность иностранного гражданина или лица без гражданства, либо в виде отдельного документа, выдаваемого лицу без гражданства, если он не имеет документа, удостоверяющего его личность.
Вид на жительство (ВНЖ) - это документ, дающий право иностранному гражданину или лицу без гражданства постоянно жить в РФ, а также право свободно въезжать и выезжать из страны (ст. 8 закона № 115-ФЗ). Лицам, получившим вид на жительство, виза не требуется. Лицу без гражданства вид на жительство выдается на 10 лет (п. 3 ст. 8 закона № 115-ФЗ). Для лица без гражданства вид на жительство является документом, удостоверяющим его личность.

Миграционная карта

Миграционная карта является одним из основных документов, подтверждающим законность нахождения иностранного гражданина на территории РФ и служит для осуществления контроля за его временным пребыванием на территории нашей страны (Постановление Правительства РФ от 16.08.2004 № 413 «О миграционной карте»).

Миграционная карта обязательна для всех иностранцев за редким исключением. 

Например, она не нужна гражданам Беларуси. Кроме того, если иностранец приехал в Россию из Беларуси, то он может пользоваться той миграционной картой, которую ему выдали на территории Республики Беларусь (ее серия начинается на «РБ»). В силу соглашения между нашими странами она действительна и на территории РФ (Соглашение между Правительством РФ и Правительством Республики Беларусь об использовании миграционной карты единого образца, заключенного 05.10.2004). 

Граждане государств-членов Договора ЕАЭС (Киргизия, Казахстан, Армения) могут не оформлять миграционную карту, если планируют находится в России не более 30 суток с даты въезда. Если в планах находиться на территории России более долгое время, то без миграционной карты не обойтись (ст. 97 Договора о Евразийском экономическом союзе, подписанного в г. Астане 29.05.2014). 

Проверить подлинность миграционной карты можно, зайдя на официальный сайт ГУВМ МВД. Проверка осуществляется по уникальному номеру миграционной карты и данным иностранного гражданина, которые необходимо ввести в соответствующие поля формы.

Виза

По общему правилу, для въезда на территорию РФ иностранному гражданину необходима виза. Иностранцы, получившие визу, могут законно находиться в России в течение срока действия визы (п. 1 ст. 5 закона №115-ФЗ). 

С некоторыми странами у РФ есть договоры о безвизовых поездках. По таким соглашениям, граждане могут перемещаться, не оформляя визу. Например, Соглашение между Правительством Республики Беларусь, Правительством Республики Казахстан, Правительством Кыргызской Республики, Правительством Российской Федерации и Правительством Республики Таджикистан о взаимных безвизовых поездках граждан от 30 ноября 2000 г.

Кроме того, Россия заключает с разными странами соглашения о краткосрочных безвизовых поездках. То есть иностранец может приехать в РФ без визы, например, на 3 месяца, а на больший срок ему потребуется виза. Например, безвизовый режим въезда гражданам Абхазия и Южная Осетия ограничен сроком в 90 дней в течение периода в 180 дней, и для нахождения в РФ на больший срок оформление визы обязательно. 

О том граждане каких стран могут посещать Россию без виз можно уточнить на сайте МИД.

Заменяет визу бизнес-карта АТЭС. Это документ, который выдается деловым туристам, являющимся гражданами стран-участниц АТЭС (Азиатско-Тихоокеанское экономическое сотрудничество). Порядок выдачи и использования карт регламентируется системой The APEC Business Travel Card Operating Framework, а также Указом Президента РФ от 05.06.2012 № 777. Если в гостиницу приехал гость с такой картой, на обороте которой есть отметка «RUS», можно оформить ему миграционный учет без визы, приложив к документам копию этой карты.

Дополнительные документы для заселения в гостиницу иностранца

Если в гостиницу прибывает гражданин из страны ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Киргизия, Армения), который состоит в трудовых отношениях с работодателем на территории России, то он должен предоставить копию трудового или гражданско-правового договора. Если он заселяется не один, а с семьей, то потребуются документы, подтверждающие родственные отношения (копии свидетельства о браке и свидетельства о рождении) (п. 26, п. 26(1) Правил).

Если иностранный гражданин работает по патенту, то он предъявляет патент и документы, подтверждающие оплату налога на доходы физических лиц (фиксированный авансовый платеж). 

Если для иностранного гостя данное место пребывания уже не первое на территории РФ, то он должен предъявить отрывную часть уведомления о прибытии по предыдущему месту жительства (п. 26 Правил миграционного учета).

Регистрация гостя в гостинице

После того, как администратор гостиницы проверил представленные документы, он должен зарегистрировать гостя в своих учетных документах (п. 43 Правил миграционного учета). В качестве такого документа обычно используется журнал регистрации иностранных граждан в гостинице (форма 2-Г, утв. Приказом Минфина РФ от 13.12.1993 № 121). В журнале указывают:

• данные иностранца (имя и реквизиты документа, удостоверяющего личность);
• маршрут следования (для туристов) или название компании, в которую прибыл;
• срок действия визы;
• дату регистрации и дату отъезда;
• и пр. информацию.

Дату отъезда определяют исходя из пожеланий гостя, и с учетом сроков, указанных в документах, подтверждающих законность его нахождения в России (п. 32 Правил миграционного учета).

Так, если гость приехал по визе, то разрешенный срок его пребывания в России равен сроку действия визы. У граждан Беларуси нет ограничений во времени пребывания в России.

Если гость прибыл в безвизовом порядке, то срок его пребывания на территории РФ, как правило, не превышает 90 суток (непрерывно) в течение каждого периода в 180 суток (ст. 5 Закона о миграционном учете). 

Если у гостя есть разрешение на временное проживание или вид на жительство, то срок его пребывания в РФ и, соответственно, в гостинице определяется исходя из срока действия этих документов.

Срок пребывания гостей, работающих в РФ по трудовому, гражданско-правовому договору, а также на основании патента, исчисляется исходя из срока действия этих документов. 

Заполнение уведомления о прибытии иностранного гостя

После регистрации гостя, администратор гостиницы заполняет уведомление о его прибытии и подает сведения в территориальное отделение МВД России. 

В настоящее время действует форма уведомления о прибытии иностранного гражданина или лица без гражданства в место пребывания, утв. Приказом МВД России от 10.12.2020 № 856 (ред. от 16.11.2022).

Обратите внимание! Бланк уведомления заполняется на каждого иностранного гражданина, подлежащего постановке на учет по месту пребывания (п. 27 Правил миграционного учета).

На оборотной стороне отрывной части бланка администратор гостиницы проставляет отметку, которая подтверждает заселение иностранца в гостиницу (п. 25 Правил миграционного учета). Отметка содержит следующие данные: полное название гостиницы, юридический и фактический адрес, Ф.И.О. и должность ответственного лица, проставившего отметку, его подпись и дату. Подпись скрепляется печатью организации (при наличии) (Приказ Минспорттуризма РФ от 02.04.2009 № 144 «Об утверждении формы отметки…»). 

К уведомлению необходимо приложить копии документов иностранца (п. 28 (1) и 28 (2) Правил миграционного учета):

• всех страниц паспорта, которые содержат данные об иностранном гражданине и имеют отметки о пересечении границы;
• миграционной карты (при наличии);
• трудового или гражданско-правового договора (в отношении граждан из государств ЕАЭС);
• документов, подтверждающие родственные отношения (для членов семьи трудящегося из государства - члена ЕАЭС);

Также к уведомлению необходимо приложить документы, подтверждающие право гостиницы использовать предоставляемое для проживания помещение (договор, свидетельство о праве собственности либо иной документ) с пакетом документов на каждого нового гостя.

Способы направления отелем уведомления о прибытии иностранца

Уведомление подается в территориальное отделение ГУ МВД России одним из следующих способов (п. 22 Правил миграционного учета):

• в бумажном варианте лично, курьером или обычной почтой;
• через МФЦ (своего района);
• в электронном виде с использованием специализированных электронных сервисов.

Уведомление о прибытии иностранного гостя передается в орган миграционного учета в течение одного рабочего дня, следующего за днем его прибытия (п. 3.1 ст. 20 закон № 109-ФЗ). В случае, если гость прибыл в гостиницу в нерабочий день, то уведомление необходимо направить в орган миграционного учета в течение суток, следующих непосредственно за этим нерабочим днем. 

Обратите внимание! Сообщать о прибытии гостя необходимо всегда, независимо от того сколько времени он будет находится в гостинице. Неуведомление о прибытии иностранного гражданина – это нарушение закона.

Постановка на миграционный учет

Постановка на учет иностранного гражданина по месту пребывания оформляется путем проставления должностным лицом миграционной службы на отрывном бланке уведомления отметки о приеме документов.

Сотрудник миграционного органа, проверив документы, и убедившись в их правильности, делает на отметку о том, что уведомление принято и отдает отрывную часть бланка уведомления принимающей стороне. В отметке о приеме уведомления проставляется подпись с расшифровкой фамилии должностного лица, принявшего уведомление (п. 153 - 155 Административного регламента). 

Отрывную часть бланка с отметкой миграционной службы сотрудник гостиницы должен отдать своему гостю. Если уведомление имеет электронную форму, то отдают копию отрывной части уведомления, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица миграционной службы (п. 7 ст. 22 Закона о миграционном учете).

Обратите внимание! Отрывная часть бланка подтверждает выполнение гостиницей своих обязанностей по постановке иностранца на миграционный учет. 

Если сотрудник миграционного органа при проверке выявил какие-либо основания для отказа в приеме документов, то заявителю выдают справку с указанием причин отказа (приложение № 5 к Административному регламенту). 

Все полученные сведения миграционные органы заносят в государственную информационную систему миграционного учета в течение 3 рабочих дней со дня приема уведомления (п. 34 Правил миграционного учета, п. 156 Административного регламента).

Снятие с миграционного учета в гостинице

Пока иностранец проживает в гостинице, он стоит на миграционном учете в МВД по месту проживания. Когда он покидает гостиницу, его необходимо снять с учета.

Как указано в п. 3 ст. 23 Закона о миграционном учете, администрация гостиницы обязана сообщить о том, что иностранный гость покидает гостиницу в миграционную службу не позднее 12 часов рабочего дня, следующего за днем убытия гостя. Форма уведомления утверждена Приказом МВД России от 14.09.2020 № 641 «Об утверждении формы уведомления об убытии иностранного гражданина…». 

Следует отметить, что в определенных случаях иностранец снимается с учета автоматически, например, после получения органом миграционного учета сведений с нового места проживания или при выезде иностранного гражданина из России (подп. 1, 2 п. 2 ст. 23 Закона о миграционном учете). 

Однако, если иностранец выехал из гостиницы, но не встал на учет по новому адресу, или планировал выехать из страны, но не сделал этого, то он так и будет стоять на учете по старому месту пребывания. Поэтому, чтобы избежать проблем, следует в любом случае информировать миграционные органы об убытии иностранного гостя из гостиницы.

Как продлить срок пребывания гостя в гостинице

Если гость решил задержаться в гостинице дольше срока, заявленного при заселении, то администрация гостиницы обязана сообщить об этом в миграционный орган (п. 42 Правил миграционного учета). Для продления срока пребывания в гостинице администрация гостиницы предоставляет следующие документы:

• новое уведомление с указанием в нем нового срока проживания постояльца;
• заявление о продлении срока пребывания;
• копии документов, подтверждающих возможность такого продления. 

Миграционный учет граждан РФ в гостинице

Регистрация гостей, являющихся гражданами РФ, по месту пребывания в гостинице осуществляется в соответствии с Правилами регистрации…, утв. Постановлением Правительства РФ от 17.07.1995 № 713.

При заселении в гостиницу гость должен предъявить документ, удостоверяющий личность. Варианты документов, подтверждающих личность гражданина РФ, перечислены в Постановлении Правительства РФ от 18.11.2020 № 1853: 

• паспорт гражданина РФ; 
• заграничный паспорт (если гость постоянно проживает за границей);
• в некоторых случаях паспорт гражданина СССР. 

Другие документы, включая водительское или служебное удостоверение, не подходят для заселения гостя.

Детей в возрасте до 14 лет ставят на учет на основании свидетельства о рождении, а после 14 лет - паспорта. При этом, если ребенок путешествует без родителей, у него должно быть письменное согласие одного из родителей на поездку. 

Для постановки на учет необходимо заполнить анкету, которую администрация гостиницы в течение 1 суток предаст в территориальное отделение МВД России на бумаге или в электронном виде. Форма анкеты определена Приказом МВД России от 31.12.2017 № 984 (Приложение № 10). Для подачи в бумажном виде потребуется 2 экземпляра: для МВД и для гостиницы.

Каких гостей не надо ставить на учет в паспортном столе

Граждан РФ, которые зарегистрированы в одном с гостиницей субъекте РФ, и которые прибывают в отель на срок меньше 90 дней, ставить на учет не нужно (абз. 4 ст. 14 Постановления № 713). 

Например, если гость зарегистрирован в Краснодаре и заселяется в гостиницу в Туапсе на срок 1 месяц, то об этом не нужно информировать местное МВД. Но, если человек живет и зарегистрирован в Новосибирске, а приехал в Сочи, то гостиница должна передать сведения в территориальное подразделение МВД вне зависимости от срока пребывания гостя в отеле. 

Ответственность за нарушение правил регистрационного учета

Нарушения, связанные с регистрацией в гостинице граждан РФ, иностранных граждан и лиц без гражданства влечет для такой организации административную ответственность в виде штрафа. 

Важно отметить, что указанные штрафы налагается за каждого постояльца, в отношении которого уведомление о прибытии не отправлено либо отправлено с нарушением сроков.

***

Таким образом, соблюдение правил миграционного учета и регистрации гостей является одной из важнейших обязанностей отельеров по отношению к государству. Четкое выполнение требований законодательства в этой части избавит не только гостиницы, но и их гостей от возможных неприятностей, вызванных несоблюдением норм закона.