Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Что учесть при составлении должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Основной для составления инструкции для секретаря-делопроизводителя будут данные квалификационного справочника и профстандарта. При этом должность секретаря-делопроизводителя в них отсутствует.

В профстандарте должность называется «делопроизводитель».

Но поскольку выполнение подобной работы не является основанием для получения специальных компенсаций и льгот, не связана с наличием ограничений, компания не обязана строго придерживаться названия позиции из приведенных документов (ст. 57 ТК РФ). Поэтому работодатели могут использовать наименование должности секретаря-делопроизводителя включая состав ее обязанностей перечень из справочника и профстандарта.

При этом его функционал нужно расписать максимально подробно, а также выделить перечень структурных подразделений, обеспечением документооборота которых занимается сотрудник. К написанию документа привлекают работников, которые уже имели опыт соответствующей деятельности.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя по профстандарту

Для составления инструкции используют информацию из раздела 3.2 профстандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией" (утв. Приказом Минтруда от 15.06.2020 № 333н). К такому сотруднику не предъявляется требований по стажу. Достаточно, чтобы он имел среднее профессиональное образование по профилю работы, либо иное среднее профессиональное образование вместе с соответствующими курсами переподготовки. Среди необходимых умений выделяют:

• Взаимодействие с информационно-документационными ресурсами организации;
• Умение использовать электронные базы данных и справочные системы, автоматизированные системы учета;
• Использование современных информационно-коммуникационные технологий;
• Знание русского языка, способность быстро писать;
• Умение организовать работу по приему, учету, хранению передаче дел;
• Разработка и использование номенклатуры дел;
• Обеспечение сохранности и защиты документов.

Для этого необходимо, чтобы секретарь делопроизводитель знал содержание соответствующих правовых актов, нормативно-методических документов, критериев классификации документации по уровню важности, порядка организации документооборота.

Код профессиональной деятельности секретаря-делопроизводителя

Согласно классификатору занятий (утв. Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст) должность секретаря делопроизводителя относится к коду 4120.1 «Секретари общего профиля». Этот шифр необходимо указывать при предоставлении сведений о трудовых событиях в жизни работника в ПФ РФ по форме СЗВ-ТД.

Помимо указанного классификатора код приведен в соответствующем профстандарте, описанном выше. Также этот код может потребоваться при составлении отчетности, например по форме 57-Т.

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя

Подробный перечень должностных обязанностей приведен в указанных выше классификаторе и профстандарте. Он включает следующие функции:

• Прием и регистрацию корреспонденции, направление ее в отделы компании;
• Передача документов на исполнение, регистрация и ведение базы данных;
• Ведение картотеки документов, контроль за ходом их исполнения, выдача справок по ходу прохождения документов внутри компании;
• Учет входящих и исходящих документов, писем, их систематизация и хранение;
• Подготовка и сдача в архив законченных дел;
• Обеспечение сохранности проходящей документации.

В зависимости от специфики компании перечень может быть расширен другими необходимыми организации функциями. Также допустимо распределение объема обязанностей, перечисленных в приведенных выше документах между несколькими сотрудниками.

Структура должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Типового бланка инструкции секретаря-делопроизводителя не утверждено. Организации формируют ее самостоятельно, опираясь на сведения в квалификационном справочнике, профстандарте и учитывая свою текущую производственную ситуацию. Разработкой занимается служба персонала или непосредственный руководитель работника. Примерная структура должностной инструкции:

• Общие положения с требования к образованию, знаниям, умениям работника, а также указанием его подчиненности в компании;
• Список должностных обязанностей;
• Права работника, которыми он наделен для выполнения порученной работы;
• Ответственность за неисполнение обязанностей и допущенные нарушения;
• Заключительные положения: акты, на основе которых создана инструкция, порядок ее утверждения и ознакомления с ней сотрудника.

Документ утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом. Работник в обязательном порядке знакомиться  должностной инструкцией ней под роспись.

Итоги

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя создается в произвольной форме с учетом требований квалификационных требований, профстандартов. При ее разработке все функции описывают максимально подробно. Инструкция утверждается руководителем или уполномоченным работником, а сотрудник знакомиться с ней под роспись.