Порядок ведения трудовых книжек в 2021 году

30.07.2021
Ведение трудовых книжек в 2021 году изменилось. Ведь с 01.01.2021 завершился переходный период, во время которого сотрудники могли определиться, в каком формате они продолжат вести учет своего трудового стажа: в бумажном или электронном виде. Также с 01.09.2021 действуют новые правила заполнения бумажных трудовых книжек. Из статьи вы узнаете о порядке ведения трудовых книжек в 2021 году.

Чем регламентируется ведение трудовых книжек 

Ведение трудовых книжек в 2021 году регламентируется следующими документами:

  • Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1, 84.1);
  • закон «О внесении изменений в ТК РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» от 16.12.2019 № 439-ФЗ;
  • закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ;
  • правила ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 06.04.2003 № 225;
  • порядок установления стажа работы при утрате документов в результате ЧС, утв. постановлением Минтруда от 24.06.1994 № 50 (перестает действовать с 01.09.2021);
  • инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (перестает действовать с 01.09.2021);
  • приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н (вступает в силу с 01.09.2021 и действует до 01.09.2027);
  • приказ Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23н.

Бумажная или электронная – какой вариант правильный

С 2020 года в России начали действовать электронные трудовые книжки. До конца того года сотрудники могли определиться, в каком виде они желают продолжать вести учет своего трудового стажа: в бумажном или электронном. Лица, которые подали заявление о продолжении ведения бумажной книжки или вовсе не заявили о своем выборе, останутся с бумажным вариантом. Для таких работников нужно будет не только вести привычную бумажную трудовую, но и отражать сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР по форме СЗВ-ТД, о которой расскажем дальше.

Для вновь нанятого работника

Когда в 2021 году к вам будет устраиваться новый работник, проверьте его бумажную трудовую книжку. Если в ней нет записи о закрытии, значит, он решил сохранить бумажный вариант и вы должны продолжать его вести. Если есть запись о выборе электронной трудовой, делать запись о приеме на работу в бумажной не нужно. Определите на ее основании (а также формы СТД-Р или СТД-ПФР) трудовой стаж работника и верните ему книжку.

Если работник устраивается на работу впервые 

Если в 2021 году вы нанимаете сотрудника, который первый раз в жизни пошел работать, то ему можно открыть только электронную трудовую книжку – завести бумажную нельзя. С 2021 года «новички» не имеют права выбора.

Может ли сотрудник изменить вид трудовой

Если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку или вообще не подал соответствующего заявления, он может перейти на электронную версию в любой момент. А вот если он уже решил вести учет своего трудового стажа в электронном виде, то перейти обратно на бумажную книжку не получится. Так распорядилось Минтруда в письме от 14.12.2020 № 14-2/ООГ-18054.

Во-первых, возможность вернуться к ведению бумажной трудовой книжки после выбора электронной законодательством не предусмотрена.

Во-вторых, сведения о том, что сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки, передаются работодателем в ПФР и содержатся на его индивидуальном лицевом счете (письмо Минтруда от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180). Получается, что возврат к бумажной трудовой книжке невозможен даже после смены места работы.

Внимание! Если сотрудник выбрал электронную трудовую, ему все равно придется хранить бумажную книжку для того, чтобы подтвердить свой трудовой стаж до 2020 года. При желании внести эти сведения в электронную книжку он может обратиться в ПФР с соответствующим заявлением, и все записи до 01.01.2020, которые содержатся в бумажной трудовой, будут переведены в электронный вид и добавлены в раздел «Сведения о трудовой деятельности» индивидуального лицевого счета.

Таким образом, работодатель не должен выполнять просьбу сотрудника вновь вести его трудовую книжку в бумажном виде после того, как последний выбрал электронный формат.

Правила ведения трудовой в электронном виде

Еще в начале 2020 года многих работодателей волновал вопрос, как же вести электронные трудовые книжки. Со временем стало понятно, что их ведет ПФР, а работодатели, по сути, просто передают в фонд сведения о кадровых изменениях. Для этого они сдают отчет СЗВ-ТД не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, если в отчетном периоде произошли следующие события:

  • сотруднику был оформлен перевод на другую постоянную работу;
  • работник подал заявление на ведение электронной трудовой или заявление с просьбой продолжить вести его бумажную книжку, ведь в 2021 году он может это сделать в любой момент.

Если приняли нового сотрудника или уволили старого, то СЗВ-ТД необходимо предоставить не позднее рабочего дня, следующего за тем, когда был издан соответствующий приказ на прием/увольнение.

Законодательно обязанности вести учет электронных трудовых у работодателей нет. Ведь все необходимые сведения о трудовой деятельности лиц, перешедших на электронную книжку, собирает и хранит у себя ПФР, он же ведет их учет. Таким образом, заводить отдельный учетный регистр (книгу, журнал) со сведениями об электронных книжках сотрудников нет необходимости.

Но если вам нужна подобная информация, никто не запрещает организовать для себя такой учет. Тогда, например, в случае увольнения работника, обратившись к такому учетному документу, вы сразу поймете, нужно вам оформлять на увольняющегося форму СТД-Р или нет. Она выдается сотруднику с целью предоставить сведения о его трудовой деятельности у нынешнего работодателя.

Форма СТД-Р выдается в двух случаях:

  • по письменному заявлению сотрудника – не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления;
  • при увольнении работника – в день прекращения действия трудового договора.

Работодатель обязан выдавать СТД-Р лишь тем лицам, которые письменно отказались от ведения бумажной трудовой и получили ее на руки. То есть выдача формы СТД-Р обязательна в отношении только тех работников, которые перешли на ведение электронной книжки.

Сотрудники могут выбрать, в каком виде они хотят получить форму СТД-Р – бумажном или электронном. Во втором случае ее нужно подписать ЭЦП.

Порядок заполнения бумажной трудовой

Чиновники утвердили новую форму трудовой книжки (приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Документ будет действовать в течение 6 лет: с 01.09.2021 до 01.09.2027.

Внимание! Новые бумажные трудовые книжки оформляются только в случае выдачи дубликата, например, по причине потери или порчи старой книжки. На «новичков», которые первый раз пошли работать в 2021 году, открываются только электронные книжки.

С сентября работодатели больше не будут руководствоваться инструкциями, утв. постановлениями Минтруда от 24.06.1994 № 50, от 10.10.2003 № 69. Поэтому остановимся подробнее уже на новых правилах заполнения бумажных носителей.

Бумажные трудовые книжки изменились незначительно. Например, на титульнике появилась отметка «М.П. (при наличии)», также добавились развороты для внесения сведений о работе (теперь их будет 14 вместо 10), а вот для награждений/поощрений осталось всего 7 разворотов вместо 10. Видимо, страницы для достижений сократили из-за отсутствия аналогичных записей в электронном формате. Так же изменились развороты и во вкладыше к трудовой книжке.

Посмотреть бланк новой формы трудовой книжки можно у нас на сайте.

Вставить бланк «Бланк новой трудовой книжки»

Работодатели будут самостоятельно разрабатывать формы регистров для учета трудовых книжек и вкладышей в них. При этом Минтруда не запрещает воспользоваться прежними бланками из постановления от 10.10.2003 № 69 и взять их за основу при утверждении своих учетных книг и журналов. Регистры нужно будет пронумеровать, прошнуровать, подписать у руководителя (предпринимателя) и заверить печатью (если она есть). Сургуч и опломбировка уходят в прошлое – их можно больше не использовать.

В приказе № 320н чиновники наконец закрепили срок выдачи бумажной трудовой на руки сотруднику, который решил перейти на электронную версию. В настоящее время этот срок нигде не установлен. Раньше по данному вопросу Минтруда неоднократно высказывало совершенно противоположные мнения: то рекомендовало отдать ее в течение 3 рабочих дней со дня получения заявления, то настаивал на ее выдаче в день получения заявления (письмо от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933). Теперь для работодателей четко установлено: бумажную трудовую нужно вернуть сотруднику не позднее 3 рабочих дней со дня подачи им заявления. 

Удаленные работники по желанию смогут вносить в бумажную трудовую сведения о своей дистанционной деятельности. Для этого необходимо предоставить ее работодателю, например, по почте, отправив заказным письмом с уведомлением о вручении.

В правила заполнения новой формы бумажной трудовой книжки Минтруда также внесло небольшие коррективы:

  • Сейчас записи в бумажную трудовую можно вносить только вручную чернилами черного, синего или фиолетового цвета. С сентября можно также воспользоваться «техническими средствами путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати)», а именно штампами и печатями. Минтруда разрешило оба способа.
  • Сокращен срок для внесения записей в бумажную книжку до 5 рабочих дней, пока на это дается неделя. 
  • Совместительство можно вносить двумя способами: по хронологии или «блоками» (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения от каждого работодателя. 
  • Если работник переводится к другому работодателю, в бумажной трудовой нужно указать наименование его организации. 
  • В случае выдачи вкладыша на титульном листе бумажной книжки проставляется штамп «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера. А если на титульнике места нет, штамп можно поставить и на титульном листе вкладыша.

Таким образом, при заполнении бумажных трудовых книжек с 01.09.2021 учитывайте изменения из приказа № 320н.

Специализация: Эксперт по кадровому делопроизводству

Эксперт в сфере кадрового делопроизводства и бухучета. Общий стаж профессиональной деятельности с 2007 года. За это время успешно работала на должностях налогового консультанта, заместителя главного бухгалтера, главного бухгалтера, финансового директора. Автор множества публикаций по практическому применению бухгалтерского, налогового и трудового законодательства для различных профессиональных электронных СМИ. С отличием окончила факультет управления и психологии Кубанского государственного университета и Адыгейский государственный университет по специальности «Бухгалтерский учет и аудит»

Задать вопрос