Чем регламентируется ведение трудовых книжек
Ведение трудовых книжек в 2023 году регламентируется следующими документами:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1, 84.1);
- закон «О внесении изменений в ТК РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» от 16.12.2019 № 439-ФЗ;
- закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ;
- правила ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 06.04.2003 № 225;
- приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н (вступает в силу с 01.09.2021 и действует до 01.09.2027);
- приказ Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23н.
Бумажная или электронная – какой вариант правильный
С 2020 года в России начали действовать электронные трудовые книжки. До конца того года сотрудники могли определиться, в каком виде они желают продолжать вести учет своего трудового стажа: в бумажном или электронном. Лица, которые подали заявление о продолжении ведения бумажной книжки или вовсе не заявили о своем выборе, останутся с бумажным вариантом. Для таких работников нужно будет не только вести привычную бумажную трудовую, но и отражать сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в Фонд пенсионного и социального страхования по форме ЕФС-1.
Для вновь нанятого работника
Когда в 2023 году к вам будет устраиваться новый работник, проверьте его бумажную трудовую книжку. Если в ней нет записи о закрытии, значит, он решил сохранить бумажный вариант и вы должны продолжать его вести. Если есть запись о выборе электронной трудовой, делать запись о приеме на работу в бумажной не нужно. Определите на ее основании трудовой стаж работника и верните ему книжку.
Если работник устраивается на работу впервые
Если в 2023 году вы нанимаете сотрудника, который первый раз в жизни пошел работать, то ему можно открыть только электронную трудовую книжку – завести бумажную нельзя. В 2023 году «новички» не имеют права выбора.
Может ли сотрудник изменить вид трудовой
Если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку или вообще не подал соответствующего заявления, он может перейти на электронную версию в любой момент. А вот если он уже решил вести учет своего трудового стажа в электронном виде, то перейти обратно на бумажную книжку не получится. Так распорядился Минтруд в письме от 14.12.2020 № 14-2/ООГ-18054.
Во-первых, возможность вернуться к ведению бумажной трудовой книжки после выбора электронной законодательством не предусмотрена.
Во-вторых, сведения о том, что сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки, передаются работодателем в пенсионный фонд и содержатся на его индивидуальном лицевом счете (письмо Минтруда от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180). Получается, что возврат к бумажной трудовой книжке невозможен даже после смены места работы.
Внимание! Если сотрудник выбрал электронную трудовую, ему все равно придется хранить бумажную книжку для того, чтобы подтвердить свой трудовой стаж, который был у него до 2020 года. При желании внести эти сведения в электронную книжку он может обратиться в пенсионный фонд с соответствующим заявлением, и все записи до 01.01.2020, которые содержатся в бумажной трудовой, будут переведены в электронный вид и добавлены в раздел «Сведения о трудовой деятельности» индивидуального лицевого счета.
Таким образом, работодатель не должен выполнять просьбу сотрудника вновь вести его трудовую книжку в бумажном виде после того, как последний выбрал электронный формат.
Правила ведения трудовой в электронном виде
Еще в начале 2020 года многих работодателей волновал вопрос, как же вести электронные трудовые книжки. Со временем стало понятно, что их ведет пенсионный фонд, а работодатели, по сути, просто передают в фонд сведения о кадровых изменениях. Для этого раньше сдавали отчет СЗВ-ТД. С 2023 года эта форма отменена, вместо нее — ЕФС-1. Замена формы произошла в связи с объединением пенсионного и социального фонда в одно ведомство. В новой форме сведения из бывшего СЗВ-ТД отражаются в разделе 1.1. Сроки подачи попрежнему зависят от типа информации:
- заключение и расторжение трудового и гражданско-правового договоров — не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа;
- перевод, переименование, запрет занимать должность — до 25-го числа следующего месяца.
Законодательно обязанности вести учет электронных трудовых у работодателей нет. Ведь все необходимые сведения о трудовой деятельности лиц, перешедших на электронную книжку, собирает и хранит у себя фонд, он же ведет их учет. Таким образом, заводить отдельный учетный регистр (книгу, журнал) со сведениями об электронных книжках сотрудников нет необходимости.
Но если вам нужна подобная информация, никто не запрещает организовать для себя такой учет. Тогда, например, в случае увольнения работника, обратившись к такому учетному документу, вы сразу поймете, нужно вам оформлять на увольняющегося форму СТД-Р или нет. Она выдается сотруднику с целью предоставить сведения о его трудовой деятельности у нынешнего работодателя.
Форма СТД-Р выдается в двух случаях:
- по письменному заявлению сотрудника – не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления;
- при увольнении работника – в день прекращения действия трудового договора.
Работодатель обязан выдавать СТД-Р лишь тем лицам, которые письменно отказались от ведения бумажной трудовой и получили ее на руки. То есть выдача формы СТД-Р обязательна в отношении только тех работников, которые перешли на ведение электронной книжки.
Сотрудники могут выбрать, в каком виде они хотят получить форму СТД-Р – бумажном или электронном. Во втором случае ее нужно подписать ЭЦП.
Внимание! Новые бумажные трудовые книжки оформляются только в случае выдачи дубликата, например, по причине потери или порчи старой книжки. На «новичков», которые первый раз пошли работать в 2022 году, открываются только электронные книжки.
Порядок заполнения бумажной трудовой
Чиновники утвердили новую форму трудовой книжки (приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Документ будет действовать в течение 6 лет: с 01.09.2021 до 01.09.2027.
Бланк изменился незначительно. Например, на титульнике появилась отметка «М.П. (при наличии)», также добавились развороты для внесения сведений о работе (теперь их будет 14 вместо 10), а вот для награждений/поощрений осталось всего 7 разворотов вместо 10. Видимо, страницы для достижений сократили из-за отсутствия аналогичных записей в электронном формате. Так же изменились развороты и во вкладыше к трудовой книжке.
Работодатели будут самостоятельно разрабатывать формы регистров для учета трудовых книжек и вкладышей в них. При этом Минтруд не запрещает воспользоваться прежними бланками из постановления от 10.10.2003 № 69 и взять их за основу при утверждении своих учетных книг и журналов. Регистры нужно будет пронумеровать, прошнуровать, подписать у руководителя (предпринимателя) и заверить печатью (если она есть). Сургуч и опломбировка уходят в прошлое – их можно больше не использовать.
На заметку! В приказе № 320н чиновники закрепили срок выдачи бумажной трудовой на руки сотруднику, который решил перейти на электронную версию — не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления.
В правила заполнения новой формы бумажной трудовой книжки Минтруд также внес небольшие коррективы:
- Записи в бумажную трудовую можно вносить не только вручную чернилами черного (синего, фиолетового) цвета. Теперь допустимо делать это техническими средствами путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати), а именно штампами и печатями.
- Сокращен срок для внесения записей в бумажную книжку до 5 рабочих дней.
- Совместительство можно вносить двумя способами: по хронологии или «блоками» (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения от каждого работодателя.
- Если работник переводится к другому работодателю, в бумажной трудовой нужно указать наименование его организации.
- В случае выдачи вкладыша на титульном листе бумажной книжки проставляется штамп «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера. А если на титульнике места нет, штамп можно поставить и на титульном листе вкладыша.
Удаленные работники по желанию могут вносить в бумажную трудовую сведения о своей дистанционной деятельности. Для этого необходимо предоставить ее работодателю, например, по почте, отправив заказным письмом с уведомлением о вручении.
Итоги
С 2023 года форма СЗВ-ТД отменена, ее заменил новый бланк ЕФС-1. При заполнении бумажных трудовых книжек учитывайте изменения из приказа № 320н.
