Журнал учета электронных трудовых книжек

Обязательно ли вести журнал регистрации электронных трудовых

Действующее законодательство не обязывает работодателей вести журнал учета электронных трудовых книжек (далее – ЭТК). Этого требования нет ни в ст. 66.1 ТК РФ, ни в ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе ОПС» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Работодатель ведет учет бумажных трудовых книжек (если они есть). При этом форму такого учетного журнала работодатель разрабатывает самостоятельно (п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

По сути, все необходимые сведения о трудовой деятельности работников, которые перешли на ЭТК, собирает и хранит у себя ПФР. Получается, он же ведет и их учет. Для этого работодатели передают в ПФР форму СЗВ-ТД о кадровых событиях по каждому сотруднику.

Работодатель в день выдачи бумажной трудовой книжки сотруднику на руки должен сделать соответствующую запись в журнале учета движения трудовых книжек о том, что она выдана ему на основании заявления (письмо Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150). А вот заводить отдельный журнал для учета электронных книжек ваших работников нет необходимости.  Разумеется, если вам нужна такая информация, то вы, конечно, можете организовать для себя такой учет. Тогда в случае увольнения сотрудника, вы сможете к своему учетному регистру, и, например, узнать, нужно вам оформлять на него форму СТД-Р или нет.

Форма журнала

Поскольку обязанность вести журнал учета ЭТК не закреплена на законодательном уровне, то и его форма нигде не утверждена. Вы можете разработать ее самостоятельно, под свои нужды. Вести такой журнал можно в бумажном или в электронном виде. 

Ведение журнала осуществляют сотрудники отдела кадров или другого подразделения, на которое возложены обязанности по кадровому учету персонала.

Как заполнять журнал учета электронных трудовых книжек

Полагаем, что большинство кадровиков все же предпочтут вести журнал учета ЭТК в электронном виде, поскольку это проще и удобнее, чем в бумажном формате. Так как унифицированной формы журнала нет, то и правил его ведения тоже. 

Мы предлагаем вам создать таблицу, например, в файле Excel или другом формате, которая может состоять из следующих колонок:

• порядковый номер записи;
• Ф.И.О., табельный номер и должность сотрудника;
• реквизиты приказа о приеме сотрудника на работу;
• дата заявления о переходе на ЭТК;
• дата, когда была выдана бумажная трудовая книжка работнику на руки;
• при необходимости – колонки для кадровых событий, например, перевода сотрудника на другую должность;
• колонка для внесения в дальнейшем сведений об увольнении сотрудника;
• дата выдачи формы СТД-Р (в случае увольнения работника);
• Ф.И.О. и должность ответственного сотрудника, который ведет журнал.

Конечно, эти колонки не являются обязательными, вы можете изменить или дополнить их другими необходимыми сведениями.

Если вы по старинке выбрали бумажный вариант ведения журнала учета ЭТК, то обратите внимание на следующие моменты:

• оформление обложки, на которой необходимо указать полное и краткое наименование работодателя, название регистра, а также дату начала его ведения и дату окончания;
• журнал нужно прошнуровать;
• все страницы регистра должны быть пронумерованы.
• руководитель компании должен заверить журнал своей подписью (если есть печать, то и ей тоже);
• наличие надписи на заднем обороте журнала «Пронумеровано и прошнуровано __ листов».
• в журнале не должно быть помарок и исправлений.

Табличную часть в бумажном журнале учета ЭТК вы также можете дополнить колонками для подписи сотрудника и ответственного лица, например, для подтверждения того, что сотрудник получил на руки СТД-Р при увольнении.

Таким образом, вести журнал учета ЭТК работодателю необязательно. При необходимости он может самостоятельно разработать и утвердить его форму. Вести журнал можно в электронном или бумажном виде.