Новое в кадровом делопроизводстве с 2022 года

28.12.2021
0
Кроме значительных изменений в сфере охраны труда, в 2022 году работодателей ждет много нового и в кадровом делопроизводстве. Электронные больничные, новые правила оформления пособий и приема на работу, - об этом и многом другом читайте в нашем обзоре.

Электронный документооборот

Эксперимент по внедрению электронного документооборота в кадровое делопроизводство, проводимый в 2020-2021 годах, успешно завершен. Теперь Трудовой кодекс РФ дополнился тремя новыми статьями 22.1-22.3 об электронном документообороте, которые будут действовать на постоянной основе (закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ). 

Какие документы можно вести электронно и какие нельзя

Любой работодатель может отказаться от бумажного кадрового делопроизводства в пользу электронного. Перевести в электронный вид и не дублировать на бумаге теперь можно практически любые документы, связанные с работой, кроме:

  • трудовых книжек;
  • приказов об увольнении;
  • актов о несчастных случаях;
  • о прохождении инструктажа по охране труда.

Однако это дело добровольное – можно продолжать оформлять привычные бумажные документы. 

Как перейти на электронные кадровые документы

Чтобы перейти на электронный документооборот, работодатель должен принять локальный акт по этому поводу и учесть мнение профсоюза (при его наличии) (ст. 22.2 ТК РФ). Работник же вправе отказаться от участия в такой инициативе. Отсутствие его согласия также расценивается как отказ. Если работник откажется от электронного документооборота, то работодателю придется оформлять все документы в бумажном виде. Спрашивать согласия не нужно только у работников, которые впервые трудоустраиваются с 01.09.2021. 

Какие программы нужны для электронного документооборота

Электронный документооборот оборудуют с помощью цифровой платформы «Работа в России» либо информационной системы работодателя.

Статья по теме: Переход на ЭДО: с чего начать

Собственную систему можно использовать, если она в совокупности обладает всеми этими признаками:

  • позволяет подписать документ электронной подписью, в том числе усиленной квалифицированной;
  • позволяет хранить документы и защитить их от несакционированного доступа;
  • позволяет зафиксировать факт и момент получения документа работником и работодателем, не позволяет эту дату менять.

Для участия в электронном документообороте работникам потребуется электронная подпись (простая, усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная в зависимости от того, какой документ подписывается). Если у работника ее нет, то оформить ее должен работодатель за свой счет.

Новое в порядке приема на работу

В 2022 году (изменения действуют уже с 22.11.2021) при поступлении нового сотрудника работодатель не обязан оформлять приказ о приеме на работу и подписывать его у работника. Достаточно заключить трудовой договор. Однако при желании можно продолжать оформлять такие приказы, как и прежде.

При заключении трудового договора все необходимые документы могут быть предъявлены новым работником в электронном виде. Таким же образом можно ознакомить нового сотрудника со всеми локальными нормативными актами организации. 

Статья по теме: Как организовать кадровое делопроизводство

Электронные больничные

С электронным кадровым документооборотом тесно связано еще одно новшество: с 01.01.2022 все листки нетрудоспособности (больничные) будут оформляться поликлиниками и больницами исключительно в электронном виде (закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ). На бумаге больничные дублироваться не будут. Врач будет сообщать работнику только номер документа, а сам документ будет автоматически поступать в бухгалтерию работодателя через систему информационного взаимодействия Фонда социального страхования.

Бумажные больничные по-прежнему останутся только для лиц, сведения о которых составляют государственную и иную охраняемую законом тайну, а также для тех, в отношении кого реализуются меры государственной защиты.

Получив электронный больничный, организация-работодатель должна будет подписать его.

Порядок и условия формирования листков нетрудоспособности в электронном виде установлен Приказом Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н, вступающим в силу с 01.01.2021. 

Для работы с электронными листками нетрудоспособности работодателю потребуется завести личный кабинет на сайте ФСС РФ или специальные программы для сдачи отчетности. 

Новый порядок исчисления пособий по временной нетрудоспособности

С 01.01.2022 вступит в силу и будет действовать до 2027 года новое положение об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 11.09.2021 № 1540.

Это положение в основном повторяет нормы предыдущего и несет немного новшеств:

  1. Ограничен минимальный размер пособия по временной трудоспособности. При расчете за месяц оно должно быть не меньше МРОТ с учетом районного коэффициента.
  2. При расчете всех пособий в случае применения размера МРОТ везде будет учитываться районный коэффициент.
  3. Детализирован порядок расчета пособий для лиц, работающих по совместительству. Теперь совместитель вправе выбрать для назначения и выплаты пособия любого из работодателей, у которых он трудится предшествующие 2 года.

Для назначения пособия работнику теперь не нужно подавать специальное заявление, будет действовать беззаявительный порядок. Например, пособие по нетрудоспособности, по беременности и родам будет назначаться на основании электронного листка нетрудоспособности; единовременное пособие при рождении ребенка будет назначать и выплачивать ФСС на основании данных ЗАГСа и т.д.

Статья по теме: Какие отчеты сдавать в центр занятости с 2022 года

Новшества при заполнении форм СЗВ

Отчет по форме СЗВ-СТАЖ теперь нужно будет сдавать в большем количестве случаев. В частности, его нужно будет сдать, если сотрудник подал заявление:

  1. на срочную пенсионную выплату;
  2. на единовременную выплату всех пенсионных накоплений.

Обратите внимание, что теперь сроки для представления сведений в ФСС России сокращен и составляют 3 дня, а не 5, как раньше.

Новые штрафы для работодателей

Вести документ строго по закону очень важно. Во многих случаях нарушителей ждут штрафы, причем с января вводятся дополнительные наказания для работодателей. 

Так, с 01.01.2022 в закон от 29.12.2006 № 255ФЗ введена новая статья ст. 15.2, которая устанавливает ответственность работодателя за непредставление или несвоевременное представление сведений в ФСС РФ. Теперь штрафы будут такие:

  • за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд - 200 рублей за каждый документ;
  • за непредставление/несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия - ​5000 рублей за каждый случай;
  • за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС РФ – ​ 20% от суммы расходов, но не менее 1000 и не более 5000 рублей.

***
Как видим, в 2022 году работодателей ожидает немало изменений в кадровом делопроизводстве. Наиболее серьезное из них – это введение электронного документооборота и электронных больничных.

Специализация: Эксперт в юридической тематике

Имеет более 15 лет юридического стажа в крупных холдингах Юга России.
Обладает опытом в области договорной и претензионной работы, мирного разрешения споров, судебного взыскания долгов и оспаривания прав на имущество.

0
Задать вопрос редакции
Оставить комментарий