Как организовать кадровое делопроизводство

Чем руководствоваться в работе

Понятие кадрового учета

Термин «Кадровое делопроизводство» описывает совокупность процедур по организации работы с документами, которые оформляются в связи с наймом персонала. Его правила регламентированы действующим законодательством РФ, а его фактическую организацию на предприятиях регулярно проверяют надзорные органы.

Кадровый документооборот необходим в компании для того, чтобы:

• Юридически зафиксировать все движения кадров внутри предприятия, в том числе: прием на работу, перевод, отпуска, больничные, увольнения, дисциплинарные взыскания и др.
• Документально закрепить существующие условия труда в компании, обеспечить прозрачность и строгую регламентированность трудовых отношений
• Вести статистический учет штата, выявлять проблемные места и изыскивать резервы, пригодные для использования.
• Составлять отчетную документацию о состоянии штата и своевременно предоставлять ее в госорганы.
• В случае проверки предоставлять инспекторам документы, подтверждающие факт соблюдения компанией норм ТК РФ.

Какими нормативно-правовыми актами следует руководствоваться при ведении кадрового делопроизводства

Для того, чтобы грамотно организовать кадровый учет на предприятии, необходимо изучить следующие нормативно-правовые акты:

1. Трудовой Кодекс РФ, в том числе – статьи № 62, 66, 67, 68, 84.1 и др.
2. ГОСТ Р 7.0.8 – 2013. В нем описаны общие требования к процессу организации делопроизводства на предприятии.
3. ГОСТ Р 7.0.97 – 2016. Этот документ содержит требования к составу реквизитов документов и правила их оформления.
4. Закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» 01.04.1996 № 27-ФЗ. 

5. Закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ

6. Приказ Росархива  от 20.12.2019 № 236. В этом документе содержатся требования к срокам хранения кадровых документов.
7. Постановление Правительства РФ от10.10.2003 № 225. Содержит инструкции по ведению и заполнению трудовых книжек. С 01.09.2021 вместо него действует приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н .
8. Статью 5.27 КоАП РФ, она содержит данные о штрафах, которые могут быть наложены на работодателя, в случае выявления факта отсутствия обязательных кадровых документов.

Кто должен заниматься кадровым учетом

В зависимости от численности штата компании и ее финансовых возможностей, организацией кадрового делопроизводства могут заниматься как отдельные ее сотрудники, так и обособленные структурные подразделения. Вести кадровый учет могут:

• Непосредственный руководитель предприятия. Чаще всего такой способ применяется в молодых компаниях с небольшой штатной численностью (до 20-25 человек).
• Специалист по ведению кадрового делопроизводства. Сотрудник может быть принят на работу с оформлением трудового договора или по договору аутсорсинга.
• Сотрудник штата по совместительству. Нередко обязанности по ведению кадрового учета возлагаются на имеющихся сотрудников – бухгалтера, секретаря, офис-менеджера и др. При выборе такого варианта крайне важно оформить совместительство в соответствии с ТК РФ ( статьями 60.2 и 151) – необходимо получить письменное согласие работника на выполнение дополнительных обязанностей, назначить ему соответствующую доплату, а также проследить, чтобы выполнение дополнительной работы не привело к увеличению продолжительности трудового дня.
• Кадровая служба. Это специальное подразделение, которое создается специально для решения вопросов, связанных с кадровым делопроизводством.

Обязательные кадровые документы

Кадровые документы подразделяются на три основных типа:

• Обязательные, которые необходимы в любой компании, независимости от ее типа и численности штата.
• Рекомендованные, которые могут быть оформлены по желанию работодателя.
• Дополнительные, которые обязательны для оформления только при выполнении определенных работ или связанные с внутренними особенностями компании.

ВАЖНО! Основная группа документов, входящая в категорию обязательных, может быть затребована при проведении проверок со стороны Пенсионного Фонда РФ, Трудовой инспекции, а также ФНС, а их отсутствие повлечет за собой наказание.

В перечень обязательных документов входят:

• Правила внетреннего трудового распорядка. Этот документ содержит регламент приема сотрудников на работу, порядок их увольнения, режима труда и отдыха, меры дисциплинарного воздействия и др. Правила оформления документа закреплены в ст. 100, 189 и 190 ТК РФ.
• График отпусков. Документ предназначен для определения сроков предоставления сотрудникам компании ежегодных оплачиваемых отпусков. Он должен быть утвержден не позднее, чем за 14 дней до окончания календарного года. Правила оформления описаны в ст. 123 ТК РФ.
• Штатное расписание. Этот документ определяет численность штата и его состав, регламентирует названия должностей, ставки заработной платы и др. Является источником информации об укомплектованности штата, а также текущей потребности компании в тех или иных специалистах. Необходимость оформления этого документа закреплена в ст. 57 и 15 ТК РФ.
• Журнал прохождения инструктажей. В нем фиксируется факт прохождения сотрудниками предприятия инструктажа по технике безопасности. Подпись работника освобождает работодателя от ответственности в случае возникновения чрезвычайных происшествий по его вине. Оформление документа предусмотрено ст. 212 ТК РФ.
• Инструкция по охране труда. Один из основных документов, в котором фиксируются правила, которые сотрудники предприятия должны неукоснительно соблюдать во время нахождения на рабочем месте. Необходимость этого документа описана в ст. 212 ТК РФ.
• Табель учета рабочего времени. Необходимость его оформления закреплена в ст. 91 ТК РФ. Это обязательный документ, который предназначен для учета часов, фактически отработанных сотрудниками. На основании данных табеля составляются зарплатные ведомости.
• Положение о защите персональных данных сотрудников. Фиксирует согласие сотрудников на обработку их персональных данных и гарантирует то, что компания не будет передавать эту информацию третьим лицам. Документ регламентирует порядок получения сведений о сотруднике, их обработку, хранение и способы защиты. Документ обязателен для оформления в соответствии со ст. 86 и 88 ТК РФ.
• Положение об оплате труда. В нем закреплен порядок начисления заработной платы, оплаты работы в выходные и праздничные дни, работу сверх установленного лимита и др. Его необходимость описана в ст. 135 ТК РФ.
• Книга учета трудовых книжек. Книга представляет собой отдельный документ, в котором фиксируется факт передачи трудовой книжки работодателю или сотруднику в случае увольнения.
• Журнал учета бланков трудовых книжек. В этом документе фиксируется факт поступления в компанию чистых трудовых книжек и факты их расходования.

Обязательные кадровые документы для индивидуальных предпринимателей

ИП, у которых есть наемный персонал, также обязаны вести кадровый учет в соответствии с законодательством РФ.

Требования по ведению кадрового учета к микропредприятиям (годовой оборот которых составляет до 120 миллионов рублей, а численность штата – до 15 человек) снижены.

Эти компании имеют право не оформлять локальные акты и вести упрощенный кадровый документооборот (ст. 309.1, 309.2 ТК РФ).

Ответственность за отсутствие обязательных документов

Отсутствие или ненадлежащее оформление обязательных кадровых документов является основанием для привлечения работодателя к административному наказанию.

Сумма штрафа определена в статье 5.27 КоАП РФ:

• Для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц – от 1000 до 5000 рублей в случае первого нарушения, и до 20 000 рублей – в случае повторного выявления.
• Для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей, и до 70 000 рублей при повторном выявлении правонарушений.

Дополнительные кадровые документы

К документам, которые обязательно должны быть оформлены в случае наступления определенных обстоятельств, относятся:

• Коллективный договор.
• Договор о полной материальной ответственности.
• Положение о хранении коммерческой тайны.
• Сменный график.
• Должностные инструкции.
• Положение об аттестации сотрудников.
• Медицинские книжки.
• Журнал прохождения медосмотров.

Организация кадрового учета с нуля пошагово

Организация кадрового учета на предприятии должна проводиться поэтапно.

Этап 1

На этом этапе необходимо изучить основы кадрового учета и нормативные акты, регулирующие процедуру кадрового документооборота. Это поможет избежать ошибок и штрафных санкций за отсутствие документов или их ненадлежащее оформление.

Этап 2

Проведите аудит документов предприятия. Все названия должны совпадать с названием, указанным в уставе фирмы. Ошибкой, по мнению контролирующих органов, станет даже указание сокращенного наименования компании в кадровых документах, если в уставе указано только полное название. Также следует отметить, кто обладает правом подписи локальных нормативных актов и трудовых договоров – исключительно директор или и другие уполномоченные сотрудники.

Этап 3

Сформируйте пакет обязательных кадровых документов.

Этап 4

Проведите проверку правильности оформления кадровых документов на руководителя компании. Все функции директора должны быть отражены в:

• Документе об избрании или назначении.
• Трудовом договоре.
• Приказе о приеме на работу.
• Трудовой книжке.

ВАЖНО! Срок действия трудового договора с директором не должен превышать срок его полномочий как единоличного исполнительного органа, указанного в уставе компании.

Этап 5

На этом этапе следует разработать форму типового трудового договора – основного документа, который будет регулировать отношения с наемными работниками. Его содержание не должно противоречить статье 57 ТК РФ.

Также следует продумать, как в случае необходимости будут вноситься изменения в действующий трудовой договор. Чаще всего для этой цели используются бланки дополнительного соглашения.

Этап 6

Далее необходимо подготовить документы, которые необходимы для приема на работу – приказ о приеме и личная карточка работника. Также следует подготовить документы, необходимые для оформления стандартных процедур, которые связаны с движением персонала – переводов, отпусков, увольнений и др.

Этап 7

Обязательным шагом является организация ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с правилами, которые вступили в силу 01.01.2021. С этой даты новые трудовые книжки можно заводить исключительно в формате электронного документа.

Этап 8

Далее следует организовать учет рабочего времени на предприятии. Для этого можно воспользоваться готовой формой табеля учета рабочего времени, или составить свой, с учетом особенностей конкретной компании.

Этап 9

Сформируйте журналы: регистрации трудовых договоров; приказов о приеме; переводе сотрудников; их увольнении; журнал регистрации несчастных случаев на производстве; журнал проверок и др.

Этап 10

Продумайте систему хранения кадровых документов – по видам или отдельным сотрудникам. В конце отчетного периода завершенные кадровые документы необходимо сдать в архив компании. Для того, чтобы не упустить информацию о сроках обязательного хранения, изучите перечень, указанный в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

Новые требования к кадровому делопроизводству в 2021 году

На 2021 год запланированы изменения в области требований к кадровому учету. Некоторые поправки уже вступили в силу с 01.01.2021, а некоторые только планируют ввести. Изменения коснулись:

• Повышения МРОТ до 12 792 рублей.
• Отпусков сотрудников, у которых более трое и более детей в возрасте до 18 лет. Теперь эта категория сотрудников вправе брать ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное для них время до достижения младшим из детей 14 лет.

Таким образом, организация ведения кадрового делопроизводства – первоочередная задача руководства предприятия. Сделать это довольного легко - наладить кадровое делопроизводство с нуля и избежать распространенных ошибок помогут пошаговые инструкции и перечни обязательных документов. Для рутинных процедур можно использовать унифицированные бланки Госкомстата – это существенно упростит задачу.