Форма 6-НДФЛ-пошаговая инструкция по заполнению

23.06.2022
0
Бланк 6-НДФЛ входит в обязательный пакет отчетности налоговых агентов, выплачивающих зарплату наемным сотрудникам и удерживающим с них налог. Типовая форма расчета утверждена ФНС и заполняется в строгом соответствии с обязательными требованиями. 6-НДФЛ необходимо сдавать в оговоренные в нормативных актах сроки, а за несвоевременную передачу или непредоставление, компанию подвергнут штрафным санкциям.
Бланк формы 6-НДФЛ
Проверено экспертом
Образец формы 6-НДФЛ
Проверено экспертом
Рекомендации по теме

Кто и в какой форме сдает расчет 6-НДФЛ

Типовой бланк и указания по заполнению формы 6-НДФЛ утверждены Приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Обязанность передавать его в ИФНС возложена на всех налоговых агентов по НДФЛ, то есть организации, ИП, нотариусов, частнопрактикующих адвокатов, филиалы иностранных компаний выплачивающих доход физлицам, удерживающих и уплачивающих с него налог (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Вставить инжект на бланк 6-НДФЛ

Важно! Если работодатель не рассчитывал и не перечислял доходы привлеченному персоналу, обязанности сдавать 6-НДФЛ для него не установлено (Письмо ФНС России от 16.11.2018 № БС-4-21/22277@). В то же время составленный и переданный нулевой расчет ИФНС возьмет (Письмо ФНС России от 04.05.2016 № БС-4-11/7928@).

При реорганизации расчет сдают до ее завершения. Если передать его не удалось, то такая обязанность возникает у правопреемника. Форма передачи расчета определяется численностью сотрудников.

Формат 6-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Бумажный

Электронный

Количество персонала до 10 чел. включительно.

Количество персонала свыше 10 чел.

 Агенты со штатным составом до 10 человек по своему желанию могут сдавать отчет также в электронном варианте.

Куда сдавать 6-НДФЛ в 2022 году

Передают форму в налоговую инспекцию. В какую, зависит от того, есть ли обособленные подразделения. Сдают расчет 6-НДФЛ в подразделение налоговой по территории постановки на учет:

  • Организации – по месту нахождения;
  • ИП – по месту жительства.

Особый порядок установлен для субъектов с обособленными подразделениями. Они предоставляют 6-НДФЛ по физлицам, занятым на основания трудового договора и договора ГПХ как по месту учета основного подразделения, так и по месту учета филиала, по отдельным ОКТМО. Если в компании несколько обособленных подразделений, у нее есть право выбора: отдавать расчет в ИФНС по месту учета головного отделения или по месту учета одного из таких представительств.

О решении относительно инспекции, в которую предполагают сдавать форму 6-НДФЛ по всем филиалам оповещают налоговую письменно, по закрепленной нормативно форме (утв. Приказом ФНС России от 06.12.2019 № ММВ-7-11/622@). Уведомление направляют в ИФНС, куда будут сдавать расчет.

Сроки предоставления 6-НДФЛ

 Форму 6-НДФЛ предоставляют по завершении каждого квартала. Сроки сдачи 6-НДФЛ:

  • Квартал 1 – до 30 апреля включительно;
  • 6 месяцев – до 31 июля включительно;
  • 9 месяцев – не позже 31 октября;
  • Год – до 1 марта следующего года.

Как и для других отчетных форм, при совпадении срока сдачи и выходного, праздничного для 6-НДФЛ передают в ИФНС в ближайший следующий рабочий день.

Общий порядок заполнения 6-НДФЛ

Основой для формирования 6-НДФЛ служат налоговые регистры предприятия по подоходному налогу. От правильности их составления, ведения зависит быстрота и качество оформления расчета. Количество листов расчета создают в зависимости от количества сведений о выплаченных доходах и удержанном налоге, которую придется в нем отобразить. Все страницы формы подлежат сквозной нумерации, начиная с цифры «001». При отсутствии суммового значения в поле бланка ставят 0.

Составленную форму подписывает руководитель, ИП, частнопрактикующий нотариус, адвокат. Для электронного варианта предоставления используют усиленную квалифицированную ЭЦП. Расчет состоит из:

  • Титульного листа;
  • Раздела 1 – для отражения удержанного и возвращенного НДФЛ за последние 3 месяца отчетного периода с указанием даты уплаты и возмещения соответственно. Если есть базы, облагаемые по прогрессивному проценту, для них оформляют отдельный раздел;
  • Раздела 2 – приводят суммы выплаченных доходов, примененных вычетов, удержанного НДФЛ с начала налогового периода (года). Его составляют отдельно для каждой ставки налога;
  • Приложения 1 (справка о доходах и уплаченных налогах – заполняют только по завершении года).

Перед заполнением изучают порядок оформления каждого раздела, утвержденный Приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.

6-НДФЛ: как заполнить титульную страницу

Требования к оформлению титульной страницы приведены в разделах I, II Порядка. Процедура внесения информации указана в таблице.

Наименование граф

Описание порядка заполнения

ИНН и КПП

Соответствующие коды головной организации, отделений, филиалов. ИП и частнопрактикующие специалисты ставят только ИНН, в поле КПП они ставят прочерк.

Номер корректировки

Первичное заполнение «0--», последующие корректировки «1--», «2--», «3--» и т. д.

Отчетный период (код)

  • Обычно: 21 – квартал, 22–6 месяцев, 33–3 квартала, 34–год;
  • При реорганизации или ликвидации: 51 – квартал, 52–6 месяцев, 53–3 квартала, 90––год;
  • Предприниматели и главы КФХ при снятии с учета: 83 – квартал, 84–6 месяцев, 85–3 квартала, 86––год.

Календарный год

Номер года цифрами в формате «20##»

Представляется в налоговый орган (код)

Приводят номер налоговой из 4-х цифр.

По месту нахождения (учета) (код)

  • 214 - для юрлица;
  • 215 - для правопреемника российской организации;
  • 220 - отделения российской организации;
  • 120 - по месту проживания ИП;
  • 320 - по месту деятельности предпринимателя;
  • 335 - для филиала иностранной организации в РФ;
  • 121 - по регистрации адвоката;
  • 122 - по регистрации нотариуса.

«налоговый агент»

Сокращенное или полное (если нет сокращенного) название работодателя.

Форма реорганизации (ликвидации) организации или закрытия, лишения полномочий обособленного подразделения (код)

Приводят код из приложения № 4 к порядку.

ИНН/КПП реорганизованной организации

Заполняют, только если отчет формирует по закрытой компании правопреемник, иначе ставят прочерк.

Код по ОКТМО

Приводят числовое обозначение местонахождения юрлица, ИП, филиала.

Номер контактного телефона

Указывают номер, удобный для обратной связи.

«Расчет составлен на ___ страницах с приложением подтверждающих документов или их копий на ___ листах»

Приводят число листов расчета и прикрепленных обосновывающих документов и их копий.

Достоверность и полноту сведений подтверждаю

1 – если подает сам налоговый агент, 2 - если подает его представитель.

Наименование компании-представителя налогового агента

Когда форму передают через посредника, здесь вписывают его наименование.

Внизу ставят дату составления и подпись ответственного лица. При необходимости указывают реквизиты документа, удостоверяющего полномочия представителя.

Что вписать в раздел 1 6-НДФЛ

В этой части формы приводят данные за последние 3 месяца о суммах удержанного и возвращенного НДФЛ. Удержанный налог в разделе отражают и в случае, если срок его перечисления выпадет на следующий отчетный период (Письмо ФНС России от 12.04.2021 N БС-4-11/4935@). При обложении доходов по разным ставкам, для каждой из них оформляют самостоятельный раздел 1. Последовательность заполнения ниже.

№ поля

                           Пояснения по заполнению

010

Поле для КБК.

020

Итоговая сумма удержанного со всех сотрудников налога за последние 3 месяца.

Последующие графы заполняют в зависимости от срока удержания и перечисления НФДЛ.

021

День, по который включительно нужно перечислить НДФЛ.

022

Сумма удержанного налога, подлежащего перечислению в дату, указанную в строке 021. Сумма во всех полях 021 должна соответствовать сумме налога в строке 020.

030

Общая сумма возвращенного агентом налога за последние 3 месяца.

031

День поступления переплаченного ранее налога к налогоплательщику.

032

Сумма налога, которую вернули в указанную в графе 031 дату. Итог по полям 032 должен сходиться с суммой в поле 030.

Раздел 2 6-НДФЛ: структура и порядок заполнения

В разделе 2 отчета показывают нарастающим итогом сумму доходов, вычетов и НДФЛ по всем физлицам, которым осуществляет выплаты налоговый агент. В случае применения различного процента НФДЛ оформляют соответствующее количество разделов 2. Если доходы облагают по ставке 13% на единый КБК, то их показывают в одном (общем) разделе 2, независимо от основания начисления налога.

№ поля

Пояснения по заполнению

100

Ставка налога.

105

КБК, по которому перечислен налог.

110

Сумма всех доходов физлиц, облагаемых по ставке из поля 100 дата получения которых попадает в отчетный период.

111-113

Доходы разбивают по категориям.

115

Из состава строк 112,113 выделяют суммы выплат высококвалифицированным специалистам.

120

Количество людей, получивших доход. Если один и тот же сотрудник был уволен, потом снова принят в течение года, он считается как 1.

121

Количество высококвалифицированных специалистов.

130

Сумма предоставленных работодателем налоговых вычетов с начала года. Если вычет больше дохода, то он указывается в размере не превышающем выплаты работнику.

140

Сумма налога, начисленная по определенной ставке.

141

НДФЛ с выплаченных дивидендов.

142

НДФЛ с доходов высококвалифицированных специалистов из строки 115.

150

Сумму авансовых платежей по патентам иностранных работников, уменьшивших сумму НДФЛ.

155

Сумма налога на прибыль в зачет НДФЛ с дивидендов.

160

Налог удержанный с начала года.

170

НДФЛ с начала года, который невозможно удержать.

180

Указывается объем излишне удержанного НДФЛ.

190

Итоговая сумма НДФЛ возращенная сотрудникам с начала налогового периода.

 Справка о доходах и суммах налога в составе 6-НДФЛ

Справка о доходах и суммах налога введена вместо применяемой ранее справки 2-НДФЛ. Она предназначена для отражения помесячно полученных каждым сотрудником доходов, предоставленных вычетах, налогооблагаемой базы, суммы удержанного и уплаченного налога. Справки составляют на каждого сотрудника, их количество равно количеству физлиц, которым производилась выплата дохода. Они оформляются только по итогам года. Последовательность заполнения справки.

Наименование раздела справки

Что нужно указать

Общая часть

Номер справки, номер корректировки:

  • 00- первичная;
  • 01,02 … - корректировочная;
  • 99 – отменяющая.

Раздел 1

ИНН работника, его ФИО, статус налогоплательщика, дату рождения, гражданство, вид документа удостоверяющего личность и его номер.

Приложение

Помесячно указываются доходы работника. На каждую ставку налога составляют отдельное приложение. Указывают:

  • Номер месяца;
  • Код дохода;
  • Сумма дохода;
  • Код вычета;
  • Сумму вычета.

Раздел 2

Приводят ставку налога, код КБК, общую сумму облагаемого дохода, исчисленную, удержанную и уплаченную с нее сумм НДФЛ. При наличии необлагаемых частей доходов они также указываются в разделе 2.

Раздел 3

Суммы имущественных, стандартных и социальных вычетов, предоставленных нанимателем.

Раздел 4

Сумма дохода, налог с которого невозможно удержать, а также размер образовавшегося в результате долга налогоплательщика по НДФЛ.

Итоги

Форма 6-НДФЛ заполняют на утвержденном бланке в установленном порядке, в фиксированные сроки. Сдавать ее нужно ежеквартально нарастающим итогом. В расчете указывают суммы облагаемых доходов сотрудников, исчисленные и уплаченные суммы НФДЛ с начала года и за последние 3 месяца. При несвоевременной сдаче расчета компании грозит штраф.