НДФЛ на питание
Стоимость бесплатного для сотрудника питания, предоставленного работодателем, признается доходом в натуральной форме. Данное положение прописано в подпункте 1 пункта 2 статьи 211 НК.
Как удержать НДФЛ с питания при наличии учета расходов
При ведении поименного учета расходов на питание любым из доступных методов, с суммы данного дохода следует исчислить и удержать НДФЛ. Налог подлежит удержанию даже в тех случаях, когда бесплатным питанием сотрудники обеспечиваются в силу производственной необходимости, например, на основании требований биологической безопасности. Данный регламент закреплен в письме Минфина от 04.12.2012 № 03-04-06/6-340.
Налогооблагаемой базой по НДФЛ в данном случае будет являться стоимость предоставленного бесплатного питания. При определении базы для начисления налога на доходы физических лиц необходимо руководствоваться требованиями статьи 105.3 НК, с учетом НДС. Удержание НДФЛ производится за счет любых иных выплат в денежном выражении в пользу каждого отдельно взятого сотрудника. Такой порядок установлен п. 1 ст. 211, п. 4 ст. 226 НК.
Важно! НДФЛ с суммы бесплатного питания не удерживается у сотрудников, привлекаемых для сезонных полевых работ. Норма установлена п. 44 ст. 217 НК.
Нужно ли удержать НФЛ с чая и воды для сотрудников
Несколько иначе выглядит учет расходов на питание в тех случаях, когда оценить экономическую выгоду каждого сотрудника не представляется возможным. Подобная ситуация возникает, когда работодатель приобретает питьевую воду, чай или кофе для своих работников. В данном случае, база по НДФЛ не возникает. Ориентироваться в подобной ситуации следует на письмо письма Минфина от 14.09.2021 № 03-04-05/74365, от 30.01.2013 № 03-04-06/6-29.
Страховые взносы на питание работников
В тех случаях, когда нет препятствий для того, чтобы определить сумму дохода, полученную каждым отдельно взятым сотрудником, необходимо на сумму, равною стоимости предоставленного бесплатного питания начислить:
- Страховые взносы по единому тарифу;
- Страховые взносы от несчастного случая и профзаболевания.
Данный порядок регламентирован пунктом 1 статьи 420 НК, пунктом 1 статьи 20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.
Базой для начисления страховых взносов признается стоимость предоставленного питания, рассчитанная исходя из рыночных цен с учетом НДС. Такой порядок предусмотрен (п. 7 ст. 421 НК, п. 3 ст. 20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, письмо Минфина от 20.03.2019 № 03-15-06/18344.
Страховые взносы с денежной компенсации расходов на питание
Нередки ситуации, когда сотрудникам предоставляется денежная компенсация на покрытие расходов на питание. В этом случае, сумма компенсации также признается доходом и на нее должны быть начислены страховые взносы. Данное требование необходимо соблюдать и в тех случаях, когда обязанность работодателя компенсировать расходы на питание не предусматривается трудовым или коллективным договором. Подобный вывод следует из пункта 1 статьи 420, статьи 422 НК, пункта 1 статьи 20.1 и статьи 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Аналогичного мнения придерживается и Минфин. В своем письме Минфина от 10.05.2018 № 03-04-07/31223 ведомство четко определяет свою позицию по данному вопросу.
Начисление страховых взносов на суммы, потраченные на питание сотрудников обязательно и в тех случаях, когда денежные средства перечисляются на смарт-карты, с помощью которого работники организации расплачиваются за питание в сторонних организациях. В этом случае выплата не признается компенсацией, предусмотренной статьей 422 НК, и, соответственно, не относится к необлагаемым (письмо Минфина от 23.10.2017 № 03-15-06/69405).
Таким образом, можно сделать вывод, что начисление страховых взносов на суммы питания сотрудников по инициативе работодателей не зависит от способа оплаты этого самого питания и способа подачи питания.
Во избежание ошибок и недоразумений, очень важно организовать эффективную персонализацию расходов организации на питание, и, соответствующих доходов сотрудников. Иными словами, необходимо подобрать такой способ контроля, который бы позволил четко контролировать сумму, на которую поел каждый отдельно взятый сотрудник.
Расходы на питание работников для цели расчета налога на прибыль
Определяя налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, расходы на бесплатное питание сотрудников следует включить в состав расходов на оплату труда. При этом необходимо обеспечить выполнение двух обязательных условий:
- Расходы на обеспечение бесплатного питания сотрудникам организации предусмотрены коллективным или трудовым договором;
- В организации ведется раздельный учет расходов на питание сотрудников, позволяющий определить сумму дохода в разрезе каждого отдельно взятого работника.
Если хотя бы одно из этих условий выполнить не представляется возможным, то расходы на питание не могут уменьшать базу по налогу на прибыль. Данный вывод следует из положений пункта 25 статьи 255, пункта 25 статьи 270 НК.
Расходы на питание работников, занятых на сезонных сельскохозяйственных работах, уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. При этом включать их следует в состав прочих расходов. Такой порядок предусматривается подп. 42 п. 1 ст. 264 НК). Прописывать оплату или компенсацию питания в трудовом договоре в данном случае не обязательно, поскольку законодательство не предъявляет подобных требований к прочим расходам.
Когда признавать учитывать на питание
Если организация применяет кассовый метод, то расходы на оплату труда подлежат включению в налогооблагаемую базу на дату выплаты. Такой порядок определен подп. 1 п. 3 ст. 273 НК. Таким образом, в налоговом учете стоимость предоставленного в течение месяца бесплатного питания необходимо показать одномоментно с выдачей заработной платы.
В организациях, где применяют метод начислений, датой признания расходов на питание является последний день месяца, к которому относятся расходы на оплату труда. Данный порядок зафиксирован в п. 4 ст. 272 НК.
Кроме того, применяя метод начисления, расходы на бесплатное питание следует учитывать раздельно в разрезе категорий персонала, которому данное питание было предоставлено. Данное правило распространяется и на суммы компенсации на питание. Данное требование вытекает из того факта, что расходы на оплату труда, согласно п. 1 ст. 318 НК, подразделяются на прямые и косвенные.
Если организация, которая предоставляет своим сотрудникам бесплатное питание, занимается производством и реализацией продукции, то перечень прямых расходов следует закрепить учетной политикой организации. Такой вывод следует из п. 1 ст. 318 НК.
Рассчитывая налог на прибыль, затраты на питание, включаемые в состав прямых расходов следует списывать по мере реализации продукции, в себестоимости которой они учтены. Данное требование регламентировано абз. 2 п. 2 ст. 318 НК. Затраты на питание, включенные в состав косвенных расхода, учитываются в момент начисления.
Организации, занятые в сфере предоставления услуг, в момент начисления отражают в налоговом учете как прямые, так и косвенные расходы на питание. Требование установлено абз. 3 п. 2 ст. 318 НК.
Торговые компании, на основании абз. 3 ст. 320 НК, все расходы на оплату труда, включая и расходы на питание признают в составе косвенных. Расходы на бесплатное питание для целей налогового учета учитываются в последний день месяца, к которому данные расходы относятся.
НДС в случае расходов на питание
Начиная разговор о таком налоге, как НДС, следует вспомнить, что бесплатное питание сотрудникам может предоставляться различными способами. Именно от этого будут зависеть особенности учета этого налога.
Готовые обеды в офис - НДС
В случае, когда бесплатное питание предоставляется персонифицировано в натуральной форме, то на эту сумму следует начислить НДС, поскольку в данном случае питание сотрудников признается безвозмездной реализацией и облагается НДС. За налоговую базу следует признать рыночную стоимость обеда без НДС. Входной налог, выделенный в документах от поставщика следует принять к вычету по общим правилам. Описанный алгоритм подробно описан в подпункте 1 пункта 1 статьи 146, пункта 2 статьи 154, статьи 171 НК (письма Минфина от 08.04.2019 № 03-07-11/24632, от 11.02.2014 № 03-04-05/5487, ФНС от 04.03.2019 № СД-4-3/3817, п. 12 постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33).
Обеды в кафе-НДС
Речь идет об оплате услуг по организации питания, предоставляемых работникам компании сторонней организацией. НДС подлежит начислению в случае, если работодателем ведется персонифицированный учет расходов на питание. В этом случае и входной НДС можно принять к вычету. Такой вывод следует из письма Минфина от 27.01.2020 № 03-07-11/4421.
Чай, кофе, печенье в офисе- НДС
Если компания заботится об обеспечении нормальных условий труда своих сотрудников и обеспечивает их чаем, кофе и сладостями, то, в данном случае, речь о персонифицированном учете идти не может. Следовательно, НДС со стоимости такого питания не начисляется. Одновременно, принимая во внимание то, что приобретенные продукты питания не используются в операциях, облагаемых НДС, можно сделать вывод, что у организации нет оснований и предъявлять входной НДС к вычету. Данные выводы базируются письмах Минфина от 11.06.2015 № 03-07-11/33827 и от 13.12.2012 № 03-07-07/133.
Выплата компенсации на питание-НДС
В случае выплаты сотрудникам компенсации на питание начисление НДС законодательством не предусмотрено. Это объясняется тем, что НДС облагаются операции по реализации и передаче имущественных прав, в том числе и на безвозмездной основе. Денежные средства имуществом не признаются, следовательно, передача денег не облагается НДС. Такой вывод следует из подп. 1 п. 1 ст. 146, п. 1 ст. 39 НК, письма Минфина от 23.10.2017 № 03-15-06/69405 и от 02.09.2010 № 03-07-11/376).
Расходы на питание для цели УСН
В том случае, если организация применяет упрошенный режим налогообложения доходы минус расходы, то затраты, понесенные на питание сотрудников, подлежат включению в состав расходов на оплату труда. При этом необходимо соблюдение следующих условий:
- Обязанность работодателя обеспечивать сотрудников бесплатным питанием должна быть предусмотрена трудовым или коллективным договором;
- Организация ведет персонифицированный учет затрат, понесенных на каждого отдельно взятого сотрудника.
В случае, если хотя бы одно из этих условий не выполняется, то стоимость предоставленного сотрудникам бесплатного питания не уменьшает базу по УСН. Описанный порядок предусмотрен в подпункте 6 пункта 1, пункта 2 статьи 346.16, пункта 25 статьи 255, пункта 25 статьи 270 НК.
Согласно подпункта 8 пункта 1 статьи 346.16 НК, входной НДС со стоимости предоставленного сотрудникам бесплатного питания уменьшает налоговую базу.
Признание расходов на питание происходит строго после фактической оплаты. Такой вывод следует из п. 2 ст. 346.17 НК.
Если же компания применяет упрощенную систему налогообложения по доходам, то затраты, понесенные работодателем на предоставление своим сотрудникам бесплатного питания, не уменьшают базу по налогу. Порядок закреплен в п. 1 ст. 346.18 НК.
Таким образом мы видим, что для работодателя существует масса вариантов предоставления бесплатного питания своим сотрудникам. Каждая организация имеет возможность выбрать тот из них, который наиболее выгоден или удобен для нее.
