Приказ о предоставлении отпуска работнику

Когда составляется приказ на отпуск

В ст. 123 ТК РФ прописано, что очередность обычных ежегодных отпусков сотрудников закрепляется в отдельном нормативном акте компании — графике отпусков. С ним в обязательном порядке знакомят всех работников. За этим строго следят инспекторы при проверках.

Казалось бы, зачем нужен приказ о предоставлении отпуска, если персонал и так знает, когда ему отдыхать? Причина следующая: хотя в законе прямо не прописано, что отдел кадров обязан готовить приказ на отпуск, Минтруд и проверяющие инспекторы все равно требуют его оформлять. Так сложилась практика.

Кроме того, в этой же ст.123 ТК РФ законодатель обязывает организацию дополнительно уведомить сотрудника о времени отпуска не позже чем за две недели до его начала под роспись (см. письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1).

Форма уведомления не утверждена. На выбор работодателя это могут быть извещения, листы ознакомления, дополнительные столбцы в графике отпусков (см. письмо Минтруда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Как вариант, можно взять в качестве уведомления приказ, прямого запрета нет. Но ГИТ все же рекомендует использовать отдельное извещение.

Зачастую кадровики ищут информацию, за сколько дней до отпуска издается приказ. Жесткие сроки в законах не определены. Если вы не уведомляете сотрудников о приближающемся отпуске отдельным извещением, подготовить приказ и ознакомить с ним человеканужно минимум за две недели до начала отдыха, ни днем позже.

Если вы пользуетесь отдельной формой уведомления, допускается и повременить с приказом. Важно успеть оформить его хотя бы за три дня до отдыха, чтобы вовремя перечислить отпускные (ст. 136 ТК РФ).

Внимание! Некоторые категории сотрудников праве отдыхать в удобное им время, невзирая на утвержденный график (ст. 123 ТК РФ). В этом случае сроки выпуска приказа будут зависеть от того, когда работник предоставил заявление.

Форма приказа

Раньше, до 01.01.2013, использовались единые формы Т-6 и Т-6а, утв.ержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Сегодняприменять их необязательно. Работодатель вправе разработать свои стандарты. Тем не менее многие организации берут и в 2021 году образец приказа на отпуск из постановления.

Форма Т-6 рассчитана на одного сотрудника, а Т-6а — сразу на группу лиц. Кардинально бланки не различаются, просто во втором случае данные по людям заносятся в таблицу.

Что обязательно написать в приказе

Если вы хотите составить свой образец приказа, все необходимые реквизиты можно взять в форме Т-6. Это:

• наименование фирмы;
• номер и дата документа;
• данные сотрудника (Ф.И.О., табельный номер);
• отдел/подразделение и занимаемая должность;
• вид отпуска (ежегодный, без содержания, по уходу за ребенком и т.д.);
• период, за который приказ предоставляется (по общему правилу он равняется одному году, но может быть и меньше, например в случае заключения срочного договора);
• продолжительность отдыха;
• отметка об ознакомлении.

В случае очередного отпуска в Т-6 заполняется раздел А. Блок Б предусмотрен для других видов отпуска (дополнительного, без содержания и др.). В блоке В суммируются данные из разделов А и Б. Если сотрудник берет основной отпуск, а потом еще несколько дней дополнительного, в форме заполняются все три раздела.

Обратите внимание! При внутреннем совместительстве на одного сотрудника придется оформлять два приказа, так как должности и периоды, за которые предоставляется отпуск, могут не совпадать.

Порядок издания и подписания приказа

По общему правилу процесс оформления выглядит следующим образом:

1. Подходит срок очередного отпуска по графику или от сотрудника приходит заявление (если даты соответствуют графику, заявление не пишется).
2. Отдел кадров готовит приказ по форме Т-6 или по самостоятельно разработанной. 
3. Подписывает его у директора фирмы.
4. Сотрудник читает документ и ставит на нем свою подпись. 
5. Копия приказа передается в бухгалтерию для расчета отпускных.

Порядок ознакомления работника с приказом

Издав приказ, работодатель обязан ознакомить с ним сотрудника. Факт ознакомления подтверждается личной подписью работника. По его требованию сотруднику выдается заверенная копия приказа.

Таким образом, предоставление отпуска всегда оформляется приказом. Форму документа можно разработать самостоятельно или воспользоваться унифицированной. Основанием для подготовки приказа служит график отпусков или заявление работника. Стандартный срок составления документа — не позднее чем за 2 недели до отпуска.