Письмо о смене юридического адреса контрагентам и клиентам

Кого нужно известить о смене реквизитов

Нужно уведомить налоговый орган (иначе собственно смена адреса не произойдет), нужно уведомить и бизнес-партнеров, контрагентов по договорам, чтобы получать на верный адрес юридически значимые сообщения (например, те же подписанные оригиналы договоров).

Уведомление ФНС о смене адреса

Первоочередная задача руководителя при смене юридического адреса – оповестить налоговый орган, в котором зарегистрирована компания, о произошедших изменениях. Решение об изменении реквизитов принимает общее собрание участников, о чем составляется соответствующий Протокол. Далее надо проинформировать налоговую инспекцию.

Если юрлицо переезжает в одном населенном пункте, то сразу подается заявление Р13014 о смене адреса - и сведения в ЕГРЮЛ изменяют. Однако если юрлицо меняет населенный пункт сначала необходимо подать заявление Р13014, заполненное особым образом - как уведомление о смене адреса - в налоговую по старому адресу. Затем подается вновь заявление Р13014, но заполненное уже как заявление о регистрации по новому адресу - в налоговую по новому адресу. Мы подробно объяснили, как заполнять заявление Р13014 в обоих случаях.

Возникает вопрос: а нужно ли в таком случае вносить изменения в Устав? Ответ неоднозначный. В Учредительных документах юридического лица может быть указано только наименование города, поселка или МО, где создается компания, в другом случае информация дается в развернутом виде с указанием улицы, номера строения, корпуса и прочих реквизитов. 

В первом случае изменять Устав не требуется, если адрес меняется в пределах указанного населенного пункта, во втором – информацию в Уставе придется обновить.

В налоговую инспекцию подается только заявление, если не требуется внесения изменений в Устав, в противном случае собирается пакет документов. На это дается 3 рабочих дня.

Уведомление контрагентов о смене адреса

Не только проверяющий орган должен получить информацию о внесенных изменениях. Заинтересованными пользователями такой информации являются:

• банки;
• поставщики и подрядчики;
• покупатели и заказчики.

Банковский договор, заключаемый между юридическим лицом и кредитным учреждением, обычно содержит пункт о том, что компания обязана известить банковское учреждение о смене адреса. Это вызвано обязанностью соблюдать Закон «О противодействии отмыванию доходов».

Поставщики и подрядчики должны быть в курсе изменений для правильности заполнения реквизитов в документах на поставку товаров и услуг. Иначе могут возникнуть затруднения с включением расходов по неправильно заполненным документам в уменьшение базы по прибыли или с вычетом по НДС.

Покупатели и заказчики должны ознакомиться с изменениями для проверки документов, которые выставила компания-поставщик, иначе для них станет неожиданностью указание другого адреса в бухгалтерской документации.

Для исполнения обязанности по ознакомлению контрагентов юридическое лицо, сменившее реквизиты, направляет уведомление о смене юридического адреса.

Что написать в письме о смене адреса

Чтобы проинформировать поставщиков, банковское учреждение и клиентов, нужно составить и отправить письмо, в котором следует указать:

• наименование документа;
• дату и место составления;
• новые реквизиты компании;
• номер и дату договора между сторонами (если имеется).

Приведенное письмо может быть адресовано руководителю или в бухгалтерию компании-партнера.

Как разослать письмо

Можно отправить «Почтой России» заказное письмо с уведомлением, воспользоваться услугами курьера или электронной почтой. 

Последний вариант предусматривает, что письмо дополнительно будет отправлено «Почтой России» с живой печатью и подписью, если между партнерами не заключен договор об электронном документообороте. В кредитное учреждение может быть отправлено электронное уведомление, если подключена система «Банк-Клиент».

Если обязанность информировать ИФНС о смене юридического лица установлена законодательно, то при партнерских отношениях с банками и контрагентами это условие прописывается в тексте договора. Даже если этот пункт опустили, юридическое лицо заинтересовано в информировании деловых партнеров для своевременного получения корреспонденции и правильного отражения информации в бухгалтерской документации.