Письмо о смене юридического адреса контрагентам и клиентам
Кого нужно известить о смене реквизитов
Первоочередная задача руководителя при смене юридического адреса – оповестить налоговый орган, в котором зарегистрирована компания, о произошедших изменениях. Решение об изменении реквизитов принимает общее собрание участников, о чем составляется соответствующий Протокол. В налоговую инспекцию подается Заявление.
Возникает вопрос: а нужно ли в таком случае вносить изменения в Устав. Ответ неоднозначный. В Учредительных документах юридического лица может быть указано только наименование города, поселка или МО, где создается компания, в другом случае информация дается в развернутом виде с указанием улицы, номера строения, корпуса и прочих реквизитов.
В первом случае изменять Устав не требуется, если адрес меняется в пределах указанного населенного пункта, во втором – информацию в Уставе придется обновить.
В налоговую инспекцию подается только заявление, если не требуется внесения изменений в Устав, в противном случае собирается пакет документов. На это дается 3 рабочих дня.
Не только проверяющий орган должен получить информацию о внесенных изменениях. Заинтересованными пользователями такой информации являются:
- банки;
- поставщики и подрядчики;
- покупатели и заказчики.
Банковский договор, заключаемый между юридическим лицом и кредитным учреждением, обычно содержит пункт о том, что компания обязана известить банковское учреждение о смене адреса. Это вызвано обязанностью соблюдать Закон «О противодействии отмыванию доходов».
Поставщики и подрядчики должны быть в курсе изменений для правильности заполнения реквизитов в документах на поставку товаров и услуг. Иначе могут возникнуть затруднения с включением расходов по неправильно заполненным документам в уменьшение базы по прибыли или с вычетом по НДС.
Покупатели и заказчики должны ознакомиться с изменениями для проверки документов, которые выставила компания-поставщик, иначе для них станет неожиданностью указание другого адреса в бухгалтерской документации.
Для исполнения обязанности по ознакомлению контрагентов юридическое лицо, сменившее реквизиты, направляет уведомление о смене юридического адреса.
Что написать
Чтобы проинформировать поставщиков, банковское учреждение и клиентов, нужно составить и отправить письмо, в котором следует указать:
- наименование документа;
- дату и место составления;
- новые реквизиты компании;
- номер и дату договора между сторонами (если имеется).
Приведенное письмо может быть адресовано руководителю или в бухгалтерию компании-партнера.
Как разослать письмо
Можно отправить «Почтой России» заказное письмо с уведомлением, воспользоваться услугами курьера или электронной почтой.
Последний вариант предусматривает, что письмо дополнительно будет отправлено «Почтой России» с живой печатью и подписью, если между партнерами не заключен договор об электронном документообороте. В кредитное учреждение может быть отправлено электронное уведомление, если подключена система «Банк-Клиент».
Если обязанность информировать ИФНС о смене юридического лица установлена законодательно, то при партнерских отношениях с банками и контрагентами это условие прописывается в тексте договора. Даже если этот пункт опустили, юридическое лицо заинтересовано в информировании деловых партнеров для своевременного получения корреспонденции и правильного отражения информации в бухгалтерской документации.