Порядок проведения общего собрания участников ООО

Что надо знать об общем собрании участников ООО?

Общее собрание участников ООО – это высший орган общества, который нужен для решения важнейших вопросов его деятельности. 

Общее собрание функционирует в любом ООО независимо от количества участников. 

Исключение – это общество, которое состоит из одного участника. В нем решения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания, участник общества принимает единолично, оформляет письменно и удостоверяет у нотариуса. Есть вариант удостоверить решение единственного участника другим способом, но он должен быть указан в уставе общества или в более раннем решении участника, которое заверил нотариус. 

Компетенция собрания, его виды, а также порядок созыва и проведения установлены Гражданским кодексом РФ (далее – ГК РФ), а также Федеральным законом от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее – Закон об ООО). Давайте разбираться со всеми этими вопросами по порядку. 

Компетенция общего собрания участников ООО

Общее собрание участников имеет право принимать решения по определенным вопросам, которые отнесены к его ведению, то есть входят в его компетенцию. Компетенции собрания посвящена статья 33 Закона об ООО. Компетенция общего собрания участников определяется уставом общества в соответствии с Законом. 

Вопросы, которые относятся к компетенции собрания, перечислены в п. 2 ст. 33 Закона об ООО, а также в других его статьях. Это, в частности, следующие вопросы:

1. определение основных направлений деятельности общества,
2. утверждение устава общества, внесение в него изменений или утверждение устава общества в новой редакции, 
3. изменение размера уставного капитала общества, наименования общества, места нахождения общества,
4. образование исполнительных органов общества – в ООО обязателен единоличный исполнительный орган (генеральный директор, президент и другие), и дополнительно может создаваться коллегиальный исполнительный орган (правление, дирекция и другие),
5. досрочное прекращение полномочий исполнительных органов ООО,
6. утверждение годовых отчетов и годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, 
7. принятие решения о распределении чистой прибыли общества между участниками,
8. принятие решения о реорганизации или ликвидации ООО,
9. назначение ликвидационной комиссии и утверждение ликвидационных балансов.

Кроме того, собрание полномочно решать другие вопросы, которые перечислены в уставе общества. 

Некоторые вопросы компетенции собрания разрешается передавать другим органам управления ООО – например, совету директоров (наблюдательному совету), который создают далеко не в каждом обществе. Например, по уставу вопросы об определении основных направлений деятельности общества и утверждении внутренних документов ООО можно передать из ведения собрания в ведение совета директоров (п. 2.1 ст. 32 Закона об ООО). 

Однако есть список вопросов, которые имеет право решать только общее собрание участников ООО. Именно они образуют так называемую исключительную компетенцию общего собрания участников ООО. Это, например, вопросы избрания и досрочного прекращения полномочий ревизионной комиссии (ревизора) ООО, утверждения годовых отчетов и годовой бухгалтерской отчетности, а также распределения чистой прибыли общества. 

Отметим также, что по ГК РФ общество с ограниченной ответственностью является корпорацией, а высшим органом корпорации выступает общее собрание ее участников. 

Исключительная компетенция собрания прописана в п. 2 ст. 65.3 ГК РФ, а также включает другие вопросы, которые предусмотрены Законом об ООО и уставом общества. Согласно ГК РФ, вопросы, которые Кодекс и Закон об ООО относят к исключительной компетенции собрания, нельзя передавать для решения другим органам корпорации.

Виды общих собраний в ООО

Закон об ООО говорит о том, что общее собрание участников общества может быть очередным или внеочередным (п. 1 ст. 32).

Очередное общее собрание участников ООО

Очередное общее собрание участников ООО нужно проводить в сроки, которые прописаны в уставе общества, но не реже чем один раз в год. Такое собрание созывает исполнительный орган общества, как правило, единоличный – чаще всего это генеральный директор (статья 34 Закона об ООО). 

Обычно устав предусматривает, что в течение года в обществе проводится одно очередное собрание. Тогда оно является годовым общим собранием участников ООО. На нем утверждают годовые результаты деятельности общества, то есть итоги работы общества за прошедший год.

В уставе должен значиться срок проведения годового собрания, но не раньше, чем через 2 месяца и не позднее чем через 4 месяца после окончания финансового года. 

Получается, что годовое собрание должно состояться в период с начала марта до конца апреля текущего года.

Не исключено, что устав закрепляет обязанность организовать в ООО в течение года несколько очередных собраний. В таком случае на одном из них (как правило, на первом в текущем году) надо утвердить результаты деятельности ООО за прошлый год. Это годовое собрание проводят в сроки, определенные в уставе, в тот же период, что мы уже указали – начиная с марта и строго до мая текущего года. 

Важно! Годовое собрание проводится в любом ООО. Уклонение от его созыва грозит обществу административным штрафом по ч. 11 ст. 15.23.1 КоАП РФ. Его размер составляет от 500 000 до 700 000 рублей. 

Внеочередное общее собрание участников ООО

Такое собрание проводят в ООО в случаях, определенных уставом общества. Также его можно организовать в любых других ситуациях, когда интересы общества и его участников требуют провести собрание (статья 35 Закона об ООО).

Созывает внеочередное собрание участников исполнительный орган общества – как правило, единоличный. Он может сделать это по собственной инициативе или по требованию лиц, которые названы в Законе. 

Кто может требовать созвать внеочередное общее собрание ООО

Право на созыв внеочередного собрания учредителей имеют:

1. совет директор (наблюдательный совет),
2. ревизионная комиссия (ревизор),
3. аудиторская организация (индивидуальный аудитор),
4. участники ООО, которые в совокупности владеют как минимум 10 % от общего числа голосов участников – если в уставе нет положений насчет меньшего числа их голосов,
5. участники ООО, которые в совокупности владеют меньшим, чем 10 %, числом голосов от общего числа голосов участников, - когда это разрешает устав общества. 

Исполнительный орган ООО должен принять решение о проведении внеочередного собрания или об отказе в этом в срок, четко прописанный в Законе – 5 дней с даты получения требования о проведении собрания. Если решение положительное, собрание проводят в течение 45 дней со дня получения требования о проведении собрания.

Если решение отрицательное, рекомендуем проверить, соответствует ли отказ в проведении собрания Закону. В нем прописано всего 2 основания для отказа:

• если не соблюден порядок предъявления требования о проведении собрания,
• если ни один из вопросов, предложенных в повестку дня внеочередного собрания, не относится к его компетенции или не соответствует требованиям федеральных законов.

Если вам отказали по одному из данных оснований или по обоим сразу, отказ можно считать обоснованным. 

В других случаях отказ является незаконным - тогда созвать внеочередное собрание могут лица, которые требовали его организовать (инициаторы). Кстати, такое же право у них есть, если исполнительный орган общества тянет с принятием решения по требованию о проведении собрания, и 5 дней с даты его получения обществом уже прошли. В подобных случаях расходы инициаторов на подготовку, созыв и проведение собрания разрешено возместить за счет средств общества, но только, если собрание примет решение об этом.

Важно! Если в созыве внеочередного общего собрания участников ООО отказано, и этот отказ незаконный, общество могут оштрафовать на сумму от 500 000 до 700 000 рублей. Основание - ч. 11 ст. 15.23.1 КоАП РФ, о которой мы уже упоминали. 

Форма проведения общего собрания участников ООО

Собрание можно проводить:

• собственно в форме собрания, при очной явке участников или их представителей,
• путем заочного голосования, то есть опросным путем. 

Собрание предполагает совместное присутствие участников общества для того, чтобы обсудить все вопросы повестки дня и принять по ним решения (проголосовать).

Заочное голосование можно проводить путем обмена документами посредством, например, почтовой, электронной или другой связи. Главное – чтобы она обеспечивала аутентичность (полное совпадение) передаваемых и принимаемых сообщений, а также их документальное подтверждение (п. 1 ст. 38 Закона об ООО).

Обратим внимание на один важный момент. Закон об ООО запрещает голосовать заочно по вопросам утверждения годовых отчетов и годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, которые обязательно входят в повестку дня годового общего собрания участников ООО (п. 2 ст. 38). Однако этот запрет не действует в течение всего 2023 года. 

Так что в 2023 году годовое общее собрание участников, в повестке дня которого значатся названные вопросы, можно проводить в форме заочного голосования по решению исполнительного органа ООО (статьи 2, 3 Федерального закона от 25.02.2022 N 25-ФЗ).

Требования к заочному голосованию на общем собрании ООО

Порядок проведения заочного голосования определяется во внутреннем документе ООО. В нем должно быть предусмотрено, что всем участникам общества обязательно:

• сообщается предлагаемая повестка дня, 
• до начала голосования предоставляется возможность ознакомиться со всеми необходимыми материалами и информацией,
• дается возможность вносить предложения о включении в повестку дня дополнительных вопросов,
• до начала голосования сообщается измененная повестка дня. 

Кроме того, внутренний документ общества должен содержать срок окончания процедуры голосования.

Порядок созыва общего собрания участников ООО

Прежде чем провести общее собрание участников ООО, его надо созвать. Порядок созыва общего собрания участников ООО прописан в статье 36 Закона об ООО. 

Он предполагает, что орган или лица, которые созывают собрание, должны сообщить о его проведении каждому участнику общества. Для этого надо составить уведомление о проведении собрания, в котором указывают, в частности: 

• время и место проведения общего собрания участников ООО,
• предлагаемую повестку дня собрания. 

Напомним, что обязательные вопросы повестки дня годового общего собрания участников ООО – это утверждение годовых отчетов и годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (пп. 6 п. 2 ст. 33 Закона об ООО). 

Уведомление о проведении собрания нужно направить в течение 30 дней (или в более короткий срок, который обозначен в уставе ООО) всем участникам общества. Способ направления по Закону об ООО – это заказное письмо по адресу, который указан в списке участников общества. Другой способ может значиться в уставе ООО. 

Повестка дня собрания может дополняться по просьбе участников ООО: любой из них может просить включить в повестку дополнительные вопросы. Обновленную повестку тоже нужно довести до сведения участников (п. 2 ст. 36 Закона об ООО). 

При подготовке к собранию участникам должны быть предоставлены материалы и информация – например, годовой отчет общества и годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность общества, а также заключение ревизионной комиссии (ревизора) общества по результатам их проверки. По Закону об ООО, такую информацию и сведения надо направлять участникам вместе с уведомлением о проведении общего собрания, а также предоставлять для ознакомления в помещении исполнительного органа ООО.

Важно! Если вы нарушили порядок созыва общего собрания участников, собрание признается правомочным только при условии, что в нем участвуют все участники общества (п. 5 ст. 36 Закона об ООО). 

Чем регулируется порядок проведения общего собрания участников ООО?

При проведении любого общего собрания ООО нужно руководствоваться:

• Законом об ООО, 
• уставом общества,
• внутренними документами общества – например, положением об общем собрании участников ООО. 

Если Закон, устав и внутренние документы ООО не полностью регулируют вопросы проведения собрания, порядок его проведения устанавливается решением самого собрания (п. 1 ст. 37 Закона об ООО). 

Порядок проведения общего собрания участников ООО 

А теперь давайте поговорим о том, как провести общее собрание участников в форме совместного присутствия (то есть собрания). 

Порядок его проведения не зависит от вида собрания (он одинаковый для годового и внеочередного собрания) и предполагает следующие действия:

1. регистрация прибывших участников ООО,
2. открытие собрания, 
3. выборы председательствующего на заседании и секретаря собрания,
4. обсуждение вопросов повестки дня, голосование по ним и принятие решений,
5. оформление решений собрания протоколом,
6. подтверждение решений собрания и состава участников общества, присутствовавших при его принятии,
7. направлений копий протокола участникам ООО.

А теперь остановимся на каждом этапе проведения собрания подробнее. 

Шаг 1 – регистрация участников ООО

Регистрацию участников проводят перед открытием общего собрания. Порядок регистрации участников чаще всего прописан во внутреннем документе ООО, который касается проведения собрания. Например, можно использовать специальные листы регистрации, в которых каждый прибывший участник или его представитель проставит свою подпись.

Участник ООО может участвовать в общем собрании двумя способами: лично или через своего представителя.

Представитель должен иметь документы, которые подтверждают его надлежащие полномочия на участие в собрании и голосование по вопросам повестки дня. Это могут быть, например, выписка из ЕГРЮЛ, решение (приказ) о назначении директора, нотариальная доверенность, договор залога.

Важно! В голосовании имеют право принимать участие только те участники или представители участников, которые прошли регистрацию. Так что зарегистрироваться для участия в собрании надо обязательно.

Шаг 2 – открытие собрания участников ООО

По общему правилу, собрание открывают во время, которое указано в уведомлении о проведении общего собрания участников ООО. Но если все участники общества уже зарегистрированы, его можно открыть и раньше. 

Открывает собрание генеральный директор ООО или тот, кто возглавляет коллегиальный исполнительный орган общества. Обычно он оглашает повестку дня собрания. 

Однако бывают случаи, когда внеочередное собрание созывают совет директоров общества, ревизионная комиссия (ревизор), аудиторская организация (индивидуальный аудитор) или участники ООО. В таких случаях собрание открывает председатель совета директоров или ревизионной комиссии (ревизор), аудиторская организация (индивидуальный аудитор) или один из участников общества, созвавших собрание. 

Помните: по Закону собрание имеет право принимать решение только по тем вопросам повестки дня, которые ранее сообщались участникам в уведомлении о проведении собрания. Но если в собрании участвуют абсолютно все участники общества, и при открытии собрания кто-то из них предлагает обсудить на собрании дополнительные вопросы, в повестку дня можно включить такие доп. вопросы (п. 7 ст. 37 Закона об ООО). 

Важно! При открытии собрания не нужно проверять, есть ли кворум для проведения общего собрания участников ООО. Для собраний в ООО такой кворум не определяется. Главное – чтобы кворум общего собрания участников ООО имелся для каждого вопроса повестки дня, по которому предполагается голосование – о таком кворуме подробно расскажем ниже. 

Шаг 3 - выборы председательствующего на заседании и секретаря собрания

Тот, кто открывает собрание, сразу же выбирает председательствующего на заседании. Председательствующим может быть только участник ООО. 

По общему правилу, по вопросу об избрании председательствующего каждый участник собрания имеет один голос. А решение принимается большинством голосов от общего числа голосов участников, которые имеют право голосовать на данном собрании. Устав общества может содержать другие правила насчет выбора председательствующего (п. 5 ст. 37 Закона об ООО). 

Далее, проходят выборы секретаря общего собрания участников ООО, которым может быть любой человек, а не только участник общества. Обычно секретаря выбирают в порядке, прописанном в уставе общества или его внутреннем документе. Если никаких специальных положений на этот счет в них нет, секретаря выбирают так же, как председательствующего на заседании. 

Обычно секретаря обязывают вести протокол собрания – именно этим документом оформляются все его решения. 

Шаг 4 - обсуждение вопросов повестки дня, голосование и принятие решений

Закон об ООО разрешает всем участникам общества присутствовать на общем собрании, обсуждать вопросы повестки дня и голосовать при принятии решений. 

Если устав содержит положения, которые ограничивают эти права участников общества, такие положения ничтожны. То же самое касается решений органов общества, которые ущемляют указанные права его участников.

Как подсчитывать голоса на общем собрании ООО

Каждый участник общества имеет на общем собрании число голосов, пропорциональное его доле в уставном капитале ООО. Однако в уставе может быть прописан другой порядок определения числа голосов участников общества (п. 1 ст. 32 Закона об ООО).  

Так, устав общества может предусматривать проведение кумулятивного голосования по вопросам об избрании членов совета директоров, коллегиального исполнительного органа общества или ревизионной комиссии ООО. При кумулятивном голосовании число голосов каждого участника ООО умножают на число лиц, которых надо избрать в орган общества. Полученное число голосов участник может отдать полностью за одного кандидата или распределить их между 2-мя и более кандидатами. Кандидаты, которые набрали наибольшее число голосов, считаются избранными в орган общества (п. 9 ст. 37 Закона об ООО). 

По общему правилу, решения собрания принимаются открытым голосованием. Однако устав общества может предусматривать другой порядок принятия решений. 

Как правило, вопросы повестки дня обсуждаются последовательно. Решение по каждому из них принимается отдельно. 

Кворум общего собрания участников ООО по вопросам повестки дня

Для каждого вопроса повестки дня собрания должен иметься кворум для принятия решения. Кворум – это количество голосов участников, которое необходимо, чтобы решение по данному, конкретному вопросу считалось принятым. 

Другими словами, кворум означает, что «за» решение по конкретному вопросу отдано определенное количество голосов. Его устанавливают не произвольно, а в точном соответствии с Законом об ООО, а именно – с п. 8 ст. 37 Закона об ООО. 

Решения по вопросам повестки дня собрания могут приниматься: 

• единогласно – это, например, решения о ликвидации и о реорганизации ООО, 
• квалифицированным большинством, то есть 2/3 от общего числа голосов участников общества – это, например, решение о внесении изменений в устав ООО,
• простым большинством, то есть 1/2 (50 %) от общего числа голосов участников общества – такое большинство голосов достаточно для вопросов, которые по Закону об ООО или уставу не требуют единогласного решения участников или большинства голосов в 2/3. 

Обратите внимание: в уставе общества можно «повысить» число голосов, которое требуется для принятия решения по определенному вопросу повестки дня. Например, вместо требуемых по Закону об ООО 2/3 от общего числа голосов участников прописать 3/4 от того же числа. Или вместо положенных по Закону об ООО 50 % от общего числа голосов участников указать 2/3. 

А вот «понизить» указанный в Законе об ООО кворум для конкретного решения с помощью положений устава ООО нельзя.

Если на собрании не набралось нужного большинства голосов участников общества для принятия конкретного решения, но собрание его все же приняло, такое решение не имеет силы. Причем независимо от того, обжаловал его кто-то в судебном порядке, или нет (п. 6 ст. 43 Закона об ООО). 

Шаг 5 - оформление решений общего собрания ООО протоколом 

Протокол общего собрания участников ООО – это документ, который подтверждает проведение собрания и принятые на нем решения. В протоколе обязательно нужно привести все сведения, которые перечислены в п. 4 ст. 181.2 ГК РФ.Ведение протокола собрания организует исполнительный орган общества.

Протокол составляют в письменной форме – это можно сделать от руки или на компьютере. В протоколе обязательно должны стоять подписи председательствующего на заседании и секретаря заседания (п. 3 ст. 181.2 ГК РФ). 

Шаг 6 - заверение протокола собрания

Кроме того, протокол общего собрания участников ООО нуждается в особом удостоверении. Оно нужно, чтобы подтвердить факт принятия собранием решений и состав участников общества, которые присутствовали при его принятии (п. 3 ст. 67.1 ГК РФ). 

Заверить протокол можно двумя способами:
- с помощью нотариуса,
- альтернативным способом, который указан в уставе ООО или в решении общего собрания его участников.

По общему правилу, протокол должен заверить нотариус, который присутствует на собрании. Порядок удостоверения нотариусом решения собрания определен в ст. 103.10 Основ законодательства РФ о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1. 

Устав общества может вместо нотариального заверения предусматривать другой, так называемый альтернативный способ удостоверения протокола собрания. Самый распространенный – это подписание протокола всеми участниками или частью участников, которые присутствовали на собрании. В таком случае приглашать на собрание нотариуса не требуется, а в протоколе должны стоять подписи всех или части участников общества. 

Кстати, альтернативный способ заверения протокола может быть указан и в решении общего собрания участников общества, которое они приняли единогласно. Но такое решение должно быть принято заблаговременно (то есть не на текущем собрании, а раньше) и заверено у нотариуса (п. 2 Обзора судебной практики по некоторым вопросам применения законодательства о хозяйственных обществах, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 25.12.2019). 

Учтите: если на собрании принимается решение об увеличении уставного капитала ООО, протокол должен заверить нотариус. В данной ситуации применять альтернативный способ заверения протокола общего собрания ООО нельзя (п. 3 ст. 17 Закона об ООО). 

Шаг 7 - направление копий протокола участникам 

Протокол собрания надо подшить в специальную книгу протоколов. 

Далее, в течение 10 дней после составления протокола, исполнительный орган общества направляет копию протокола всем участникам общества. 

Способ направления копии смотрите в уставе ООО. А если таких положений там нет, направляйте копию каждому участнику заказным письмом по адресу, указанному в списке участников ООО (п. 1 ст. 36 Закона об ООО). 

***