Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса от собственника

06.08.2021
Каждое вновь регистрируемое предприятие нуждается в юридическом адресе. Это место, где расположен исполнительный аппарат хозсубъекта. Именно здесь можно найти его директора, именно сюда будет приходить корреспонденция от контролирующих органов и контрагентов. Если у владельца бизнеса нет в собственности помещения, ему придется арендовать его под офис и/или производство, склады и т. д. Тогда собственнику территории нужно будет составить гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса. Зачем нужен этот документ? Каково его содержание? Как составить письмо правильно? Разберемся подробнее.
Бланк гарантийного письма о предоставлении юрадреса
Проверено экспертом
Образец гарантийного письма о предоставлении юрадреса
Проверено экспертом

Когда пишется гарантийное письмо

Типичная ситуация, в которой может потребоваться составление гарантийного письма о предоставлении юридического адреса: владелец зарождающегося бизнеса арендует у собственника территорию. Оформление документа не требуется, если предприниматель регистрирует офис по местонахождению помещения, которым владеет сам. Не пишется такое письмо, если исполнительный орган фирмы располагается в жилом доме или квартире. В этом случае нужны другие документы: согласие собственника или собственников, если их несколько. 

Письмо о предоставлении юридического адреса решает следующие задачи для разных сторон:

  • Потенциальным партнерам и заказчикам важно понимать, что они совершают сделку с надежным компаньоном, функционирующим по конкретному юридическому адресу.
  • Налоговым органам такое письмо обычно требуется для постановки вновь создаваемого субъекта хозяйствования на учет.
  • Самому владельцу бизнеса в момент регистрации важна гарантия, что собственник действительно предоставит ему в аренду помещение (хотя написание письма вовсе не означает автоматического возникновения обязательств у арендодателя, но об этом ниже). 

Что нужно указать в письме

Унифицированного бланка для этого документа не существует. Но есть общие правила составления письма на юридический адрес:

  • Обязателен деловой стиль изложения.
  • Составляется письмо на фирменном бланке, если собственником здания является юрлицо (это очень удобно, так как на нем уже присутствует часть обязательных реквизитов документа – информация об арендодателе).
  • Формат бумаги – А4.
  • Текст подтверждается необходимыми подписями и печатями (если арендодатель – юрлицо, имеющее печать).

Хотя документ составляется в произвольной форме, в нем нужно указать реальные реквизиты. В противном случае он не будет иметь никакого веса. Обязательные элементы:

  • название – «Гарантийное письмо»;
  • данные о собственнике-юрлице (наименование, адрес, ИНН, КПП, ОГРН) или паспортные сведения об арендодателе-физлице; 
  • в «шапке» письма рекомендуется указать телефон для связи – возможно, контрагенты или налоговая решат проверить согласие владельца помещения;
  • полное наименование инспекции, в которой планируется постановка компании на учет;
  • сведения об арендаторе – наименование фирмы, данные директора;
  • базовая информация о помещении, предназначенном для сдачи в аренду (адрес, размер площади);
  • четко выраженное согласие владельца предоставить помещение по договору аренды юрлицу;
  • указание на наличие приложения к документу, которое доказывает право собственности на помещение составителя письма (выписка из ЕГРН, копия свидетельства о регистрации права собственности);
  • подпись и печать (при ее наличии у арендодателя). 

Всю эту информацию важно указать в тексте письма, гарантирующего, что у вновь создаваемого юрлица действительно будет юридический адрес. Образец поможет вам оформить документ правильно. 

Юридическая сила письма

Юридической силы письмо не имеет. То есть никаких обязательств по предоставлению помещения в аренду у собственника после подписания документа не возникает. Письмо не аналог договора аренды. Всегда есть риск, что владелец территории после успешной регистрации хозсубъекта все же откажет арендатору. В этом случае фирме придется искать нового арендодателя, а затем обязательно подавать заявление о смене адреса, чтобы в ЕГРЮЛ были внесены соответствующие исправления. Ведь в реестр при постановке на учет вносится адрес именно из гарантийного письма.