ЕФС-1 при увольнении сотрудника

Как заполнить ЕФС-1 при увольнении?

Форма и порядок заполнения отчета ЕФС-1 регламентированы Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п.

Форма состоит из:

• Раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию», в котором находит свое отражение сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника, их стаж и размер заработной платы, а также сведения о сотрудниках, по которым были перечислены дополнительные пенсионные взносы.

• Раздела 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», используемый для расчета страховых взносов, а также для отражения сведений о медосмотрах и о специальной оценки условий труда.

Между тем, немаловажным при формировании отчета является указание мероприятий, требующих отражения в ЕФС-1. Среди самых распространенных действий, требующих обязательного фиксирования в форме, является «Увольнение».

Как указывает порядок заполнения ЕФС-1, увольнение сотрудника нужно отражать следующим способом.

Подраздел 1 раздела 1 ЕФС-1 при увольнении

В подразделе 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)» необходимо заполнить следующие поля в отношении уволившегося сотрудника:

• СНИЛС;
• ИНН;
• Фамилия, Имя, Отчество (при наличии);
• дата рождения;
• статус застрахованного лица:

ГРФ – граждане РФ;

ПЖИГ - иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно проживающие на территории РФ;

ВЖИГ - иностранные граждане или лица без гражданства, временно проживающие на территории РФ;

ВПИГ - иностранные граждане или лица без гражданства, временно пребывающие на территории РФ;

ВКС - иностранные граждане или лица без гражданства из числа ВКС, временно пребывающие на территории РФ.

• код гражданства.

Подраздел 1.1 раздела 1 ЕФС-1 при увольнении

В подраздел 1.1. «Сведения о трудовой (иной) деятельности» необходимо включить следующие сведения:

• графа 1 - номер по порядку;
• графа 2 – дата увольнения согласно приказу в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• графа 3 — наименование мероприятия «УВОЛЬНЕНИЕ»;
• графа 4 - заполняется при необходимости кодами «РКС» или «МКС» в случае, если сотрудник работал в районах Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера;
• графа 5 - трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение в соответствии со штатным расписанием работодателя или с реестром должностей (для госкомпаний).

При этом согласно порядку формирования ЕФС-1 заполнение трудовой функции при увольнении для ГПХ не требуется;

• графа 6 - код выполняемой функции в формате «XXXX.X», являющийся обязательным для мероприятия «УВОЛЬНЕНИЕ»;
• графа 7 - код причины увольнения;

Например,

• ч1с71тк – код причины увольнения, если трудовой договор расторгнут в связи с неудовлетворительным результатом испытания (согласно части 1 статьи 71 ТК РФ);
• п1ч1с77тк - код причины увольнения - по соглашению сторон (согласно пункту 1 части 1 статьи 77 ТК РФ);
• п3ч1с77тк - код причины увольнения ЕФС-1 - собственное желание (согласно пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ);
• и т. д.

При этом код причины увольнения ЕФС -1 для договора ГПХ не заполняется.

Графы 8–10 отражают документ-основание в ЕФС-1 при увольнении сотрудника:

• графа 8 - наименование документа, подтверждающего прекращение трудовых отношений;
• графа 9 - дата документа, подтверждающего прекращение трудовых отношений;
• графа 10 - номер приказа (распоряжения), подтверждающего прекращение трудовых отношений или номер договора ГПХ без указания знака «N».
• графа 11 – не заполняется

Как сформировать ЕФС-1 при увольнении?

Из предыдущего раздела стало понятно, что ЕФС-1 при увольнении сотрудника будет формироваться из следующих листов:

• Титульный лист;
• Подраздел 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)»;
• Подраздел 1.1. «Сведения о трудовой (иной) деятельности».

Подраздел 1.2 ЕФС-1 при увольнении сотрудника, впрочем, как и остальные разделы, нерассмотренные ранее, заполнять нет необходимости, поскольку согласно п. 1.11 порядка заполнения, разделы и подразделы формы ЕФС-1 могут предоставляться в СФР:

• отдельными файлами;
• в разные сроки.

Куда отправлять ЕФС- 1 при увольнении?

Форма ЕФС- 1 при увольнении сотрудника направляется в СФР в электронном виде или на бумажном носителе. По общему правилу, работодатели, у которых численность застрахованных лиц менее 10 человек, могут предоставлять отчет на бумажном носителе. Между тем, в электронном виде сформировать ЕФС-1 при увольнении сотрудника 1С также позволяет, как и по всем иным кадровым мероприятиям.

Какой срок подачи ЕФС-1 при увольнении?

ЕФС-1 отчет 2023 при увольнении сотрудника подается в СФР по месту регистрации компании или ИП не позднее одного рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении. Таким образом, для определения даты отправки формы, как и ранее при заполнении формы СЗВ-ТД, важно учитывать дату соответствующего приказа. Например, если приказ об увольнения датируется 2 февраля 2023 года, то отчет необходимо направить в СФР не позднее одного рабочего дня после 2 февраля, следовательно крайний срок подачи ЕФС-1 при увольнении в данном случае будет приходиться на 3 февраля 2023 года.

Какая предусмотрена ответственность, если ЕФС- 1 (отчет при увольнении сотрудника) не сдан?

В случае, если ЕФС-1 при увольнении сотрудника будет предоставлена на бумажном носителе вместо электронного, то штраф составит – 1000 рублей, за непредоставление в срок или предоставление недостоверных сведений – 500 рублей (п. 2 ст. 8 и ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»). Также предусмотрена административная ответственность в виде наложения штрафа на должностных лиц в размере 300-500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

***

Таким образом, из материала стало ясно, как правильно заполнить ЕФС-1 при увольнении сотрудника и в какие сроки. Однако, важно не пропустить отражение данного кадрового мероприятия в форме, во избежание штрафных санкций со стороны контролирующих органов.