Как вести бухгалтерский учет грузоперевозок

Какими нормативными актами регулируются грузоперевозки

Деятельность по перевозке грузов регулируется Уставом автомобильного транспорта, утвержденным Законом № 259-ФЗ от 08.11.2007.

По договору между сторонами перевозчик обязан доставить груз в назначенный пункт и выдать его получателю, а заказчик должен оплатить услуги перевозчика. При этом погрузочно-разгрузочные работы может выполнять как перевозчик своими силами, так и отправитель.

Получать лицензию на грузоперевозки не нужно. Согласно ст. 12 Закона № 99-ФЗ от 04.05.2011, лицензия нужна при перевозке грузов водным, морским, железнодорожным транспортом, а также при перевозке пассажиров автобусами.

Первичные документы для учета грузоперевозок

Для бухгалтерского учета грузоперевозок используют особые первичные документы:

• транспортную накладную,
• товарно-транспортную накладную,
• путевой лист,
• акт оказания услуг (при необходимости)

Транспортная накладная ТН как первичный документ в учете грузоперевозок

Согласно Уставу автотранспорта, основным документом для учета грузоперевозок является транспортная накладная. Ее оформляют в бумажном виде или формируют электронный документ. Форма транспортной накладной содержится в Приложении 4 к Постановлению № 2200 от 21.12.2020. Электронный формат накладной утвержден Приказом ФНС № ЕД-7-26/1065@ от 09.12.2021.

Транспортная накладная (ТН) - это документ, в котором заказчик и исполнитель согласовывают особенности и условия транспортировки груза. Она, согласно Уставу автотранспорта, подтверждает заключение договора.

ТН необходима, когда покупателю груз доставляет транспортная компания или сам поставщик либо продавец с использованием собственных автомобилей. В последнем случае стоимость транспортировки груза в договоре должна быть отражена отдельно от цены товара. Если цена доставки не выделена в договоре, а входит в общую цену, оформлять ТН не надо.

Выписывать транспортную накладную должен отправитель груза, то есть тот, кто заказывает услуги перевозки, если в договоре не указано другое условие. Например, стороны договора могут установить, что накладную оформляет сам перевозчик. Покупатель должен выписать ТН, если он заказывает перевозку груза в транспортной компании. Необходима также транспортная накладная при оказании услуг транспортной экспедиции.

Товарно-транспортная накладная как первичный документ в учете грузоперевозок

При перевозке спиртсодержащей, алкогольной продукции и этилового спирта любым транспортом выписывают товарно-транспортную накладную, поскольку она является подтверждением легальности производства и оборота этой продукции (пп. 1 п. 1 ст. 10.2 Федерального закона от 22.11.1995 N 171-ФЗ, Информация Росалкогольрегулирования от 10.08.2021, Письмо Минфина России от 07.09.2021 N 27-05-16/72440).

Путевой лист как первичный документ в учете грузоперевозок

Для учета выполнения заявки на перевозку грузов и контроля работы водителя и транспортного средства применяется путевой лист. Оформляют его на бумаге или в виде электронного документа. Когда водитель принимает груз, он должен предъявить грузоотправителю водительское удостоверение или паспорт, а также путевой лист, если он оформлен на бумажном носителе.

Путевой лист подтверждает пробег автотранспорта, а также является основанием для списания расходов на бензин и начисления заработка водителям. Поэтому важно соблюдать правила его составления. Форм путевых листов в бумажном виде, которые обязательны к применению, нет. Транспортная компания может разработать их самостоятельно или использовать унифицированные бланки, утвержденные Постановлением № 78 от 28.11.1997, дополнить их при необходимости другими сведениями и закрепить форму в учетной политике. Формат электронного путевого листа утвержден Приказом ФНС № ЕД-7-26/116@ от 17.02.2023.

Акт оказания услуг как первичный документ в учете грузоперевозок

Стороны договора перевозки вправе оформить также акт оказания услуг в произвольной форме для бухгалтерского учета грузоперевозок, хотя обязанность по его составлению в законодательстве не содержится.

Бухгалтерский учет услуг по перевозкам

Выручку от оказания услуг отражают в составе доходов от обычных видов деятельности на дату оказания услуг, а именно подписания первичного документа, который подтверждает оказание услуг и содержит обязательные реквизиты, перечисленные в Законе о бухучете 402-ФЗ.

Затраты, которые связаны с оказанием услуг, считаются расходами по обычным видам деятельности, их включают в себестоимость услуг на дату признания выручки. Расходы по обычным видам деятельности принимают к учету в исчисленной в денежном выражении сумме, которая равна величине оплаты в денежном выражении или иной форме либо размеру кредиторской задолженности. В бухгалтерском учете операции отражают следующими проводками. 

Специфика затрат

Расходы могут быть прямые и косвенные. Первые непосредственно связаны с перевозками, сюда относятся:

• топливо и ГСМ;
• плата за крупногабаритные или тяжеловесные автомобили;
• техобслуживание и ремонт транспорта;
• приобретение и страхование машин;
• медосмотры водителей;
• расходы на оплату труда;
• амортизация и т. д.

Бухгалтерский учет расходов в грузоперевозках ведется с использованием счетов 20 «Основное производство».

Косвенные расходы не относятся напрямую к основной деятельности, например:

• оплата труда административно-управленческого и общехозяйственного персонала транспортного предприятия;
• арендная плата за объекты административно-управленческого и общехозяйственного назначения;
• подготовка и переподготовка кадров;
• рекламные, юридические, консультационные услуги и т. п.

Обобщенную информацию о косвенных расходах отражают на счете 26 «Общехозяйственные расходы».

***

Бухгалтерский учет грузоперевозок в транспортных организациях имеет некоторые особенности.

Для подтверждения расходов следует оформлять предусмотренные законом документы.