Как заплатить подоходный налог за работников

Что такое подоходный налог

Смысл НДФЛ заключается в названии. НДФЛ — это обязательный платеж, который вычитается из дохода физического лица. Налог в бюджет платит получатель дохода. При выплате дохода физлицу ИП или организация выступают в роли налогового агента и обязаны рассчитать, удержать и перечислить в бюджет сумму налога.

При этом на расчет НДФЛ не влияет гражданство физического лица. Если доход получен на территории РФ, то указанный налог удерживают и перечисляют в бюджет. Меняется только размер ставки.

Подоходный налог удерживается с любого дохода, который получает физическое лицо. Однако в ст. 217 НК РФ приведены исключения. НДФЛ уплачивается в бюджет в рамках единого налогового платежа (ЕНП).

Когда работодатель — это налоговый агент

Физические лица сами налог не платят, когда получают деньги от фирмы. В ст. 207 НК РФ указано, что налогоплательщиками НДФЛ являются физические лица. Однако, обязанность по уплате НДФЛ возложена на работодателя (ст. 24, 226 НК РФ). Он выступает в качестве налогового агента физического лица перед ФНС. Агент рассчитывает, удерживает и перечисляет налог в бюджет. Выдает на руки физическому лицу заработанные средства за минусом НДФЛ.

Налоговыми агентами признаются:

• российские организации;
• обособленные подразделения на территории РФ иностранных компаний;
• индивидуальные предприниматели, нанимающие работников;
• нотариусы частной практики;
• адвокаты, привлекающие специалистов.

Для расчета подоходного налога налоговые агенты применяют положения гл. 23 НК РФ.

С каких выплат удерживается налог

Перечень облагаемых доходов физических лиц приведен в ст. 208 НК РФ. Статья содержит широкий список. В этой же статье остановимся на выплатах работникам:

1. За выполнение трудовых обязанностей, работ, оказание услуг — основные выплаты (оклад, тарифные ставки), стимулирующие (премии, надбавки за стаж, доплаты за руководство), компенсационные выплаты (надбавки за вредность, за разъездной характер, ненормируемый рабочий день).
2. Больничные.
3. Отпускные.
4. Подарки и призы.

Исключение — пособие по беременности и родам. Расчет пособия производится Фондом СФР на основании листа нетрудоспособности. Согласно ч. 2.1 ст. 217 НК РФ, данное пособие не облагается НДФЛ. Подоходный налог не удерживается и с иных ежемесячных выплат в связи с рождением (усыновлением) первого ребенка и (или) второго ребенка.

Не подлежат налогообложению НДФЛ и подарки от работодателя стоимостью до 4 000 руб. за налоговый период (календарный год). С суммы превышения необходимо исчислить и удержать у сотрудника подоходный налог. При этом вычесть у сотрудника можно не более 20-50% заработной платы (ст. 138 ТК РФ). 

Как рассчитать НДФЛ за сотрудника

Перед тем как удержать налог, работодатель уменьшает доход сотрудников на вычеты. Это льготы, которые государство предоставляет работающему населению. Перечень широкий и приведен в ст. 218–221 НК РФ. Вычеты предоставляются на самого работника, его детей, за участие в боевых действиях, инвалидам и др. Кроме этого, сотрудники вправе получить имущественный, социальный и иные вычеты у работодателя (например, после покупки квартиры).

Формула для расчета налога следующая:

НДФЛ = (доход - вычеты) х процентная ставка

Процентные ставки приведены в ст. 224 НК РФ. Всего их 5:

• 9 % — доходы от процентов по облигациям, выпущенным до 01.01.2007; 
• 13 % — зарплата и иные доходы налоговых резидентов РФ за 1 календарный год (за налоговый период НДФЛ) в части, не превышающей 5 000 000 руб.; 
• 15 % + 650 000 руб. — доходы за 1 календарный год (за налоговый период НДФЛ) в части, превышающей 5 000 000 руб.; 
• 30 % — доходы нерезидентов РФ; 
• 35 % — выигрыши, призы (в части превышения размеров, указанных в п. 28 ст. 217 НК РФ).

Основная ставка — 13 %. Она применяется при выплатах за труд гражданам РФ зарплат, премий, различных компенсаций и надбавок, больничных, отпускных, подарков и поощрений. 

Рассмотрим расчет на примере. Предположим, у сотрудника зарплата составляет 50 000 руб. в месяц. У него двое детей. На каждого полагается вычет в размере 1 400 р. Посчитаем НДФЛ: (50 000 руб. – 1 400 руб. х 2) х 13 %/100% = 6 136 руб.

Еще с 2021 года изменился порядок исчисления НДФЛ для граждан, доход которых превышает 5 млн руб. в год. Для расчета налога применяется прогрессивная ставка. С месяца, когда доход сотрудника превысит указанную сумму, работодатель применяет повышенную ставку — 15 % + 650 000 руб. До этого момента НДФЛ рассчитывается в общеустановленном порядке по ставке 13 %.

Нововведения проще понять на примере. У директора организации зарплата составляет 500 000 руб. Выплаты производят ежемесячно. Вычеты не предоставляются. Налоговая база определяется нарастающим итогом с начала года. В зависимости от величины базы применяется прогрессивная ставка налога. Налог, удержанный в предыдущие месяцы, зачитывается.

В итоге, по месяцам НДФЛ будет равен:

• январь —  500 000 руб. х 13 %/100% = 65 000 руб.;
• февраль — ((500 000 руб. х 2 мес.) х 13 %/100% - 65 000 руб. = 65 000 руб.;
• ....
• октябрь — 500 000 руб. х 10 мес. х 13 %/100% - 65 000 руб. х 9 мес. = 65 000 руб.;
• ноябрь — 650 000 руб. + (500 000 руб. х 11 мес. - 5 000 000 руб.) х 15 %/100% - 65 000 руб. х 10 мес.  = 75 000 руб.;
• декабрь — 650 000 руб. + (500 000 руб. х 12 мес. - 5 млн) х 15 % - 65 000 руб. х 11 мес. = 75 000 руб.

Всего за год с заработной платы директора удержат 800 000 руб.

Ставка 30 % применяется к доходам от трудовой деятельности нерезидентов. Исключение составляет доход иностранцев, работающих по патенту и доход высококвалифицированных специалистов. В этих случаях налог рассчитывается по ставке 13 %.

Порядок уплаты НДФЛ

В п. 6 ст. 226 НК РФ определено, что налоговые агенты обязаны перечислить суммы исчисленного и удержанного НДФЛ за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца не позднее 28-го числа текущего месяца.

Перечисление налоговыми агентами сумм налога, исчисленного и удержанного НДФЛ за период с 1 по 22 января, осуществляется не позднее 28 января, за период с 23 по 31 декабря не позднее последнего рабочего дня календарного года.

Работодатель выдает зарплату за минусом НДФЛ. За несвоевременную уплату НДФЛ налоговая начислит пени и штраф.

Внимание! С 2023 года работодатели обязаны удерживать НДФЛ с выплаченных авансов, потому что теперь датой получения дохода в виде оплаты труда считается фактический день выплаты, а не последний день месяца (Федеральный закон от 14.07.2022 № 263-ФЗ). 

Куда и как платить НДФЛ ИП и ООО

Организации платят подоходный налог с зарплаты по месту регистрации самой организации. Если у организации есть обособленные подразделения, то за сотрудников, работающих в них, налог платят по месту нахождения ОП. Индивидуальные предприниматели платят подоходный налог по месту своего жительства. Если ИП применяет патент, то налог с зарплаты наемных работников платит по адресу, который в нем зафиксирован.

Согласно п. 6 ст. 226 НК РФ агенты должны перечислить налог, удержанный с 23-го числа прошлого месяца по 22-е число текущего месяца, не позднее 28-го числа текущего месяца.

Кроме того, начиная с 01.01.2023, датой получения дохода, в том числе зарплаты, считается день фактической выплаты дохода, или перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках.

Таким образом, датой фактического получения доходов от трудовой деятельности считается день выплаты работнику, а не последний рабочий день месяца, за который начислен доход.

Напоминаем, что с 2023 года в России введена система Единых налоговых счетов (ЕНС). Теперь плательщики перечисляют все налоги и взносы на единый счет.

Налоговики самостоятельно списывают деньги в счет текущих обязательств (пеней, штрафов), опираясь на налоговое уведомление, которое плательщик присылает в ИФНС до срока уплаты налога — не позднее 25-го числа месяца. В этом уведомлении указана вся необходимая информация по налогу и рассчитанная сумма, которую нужно списать. 

Отчетность по подоходному налогу

Отчетность для налоговых агентов по подоходному налогу в 2023 году изменилась — поменялась форма рачета 6-НДФЛ и порядок его составления. За 2022 год отчитываются по прежней форме, но начиная с 1 квартала 2023 года в силу вступает новый бланк, утв. приказом ФНС "Об утверждении формы расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), порядка ее заполнения и представления, формата представления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в электронной форме, а также формы справки о полученных физическим лицом доходах и удержанных суммах налога на доходы физических лиц" № ЕД-7-11/753 от 15.10.2020.

Отчетные периоды для 6-НДФЛ — 1 квартал, полугодие, 9 месяцев, год. Однако, сроки предоставления отчетности по НДФЛ с 2023 года тоже поменялись:

• за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев — до 25-го числа месяца, следующего за отчетным;
• за год — до 25 февраля следующего года. 

 Если отчетная дата приходится на выходной, срок сдачи 6-НДФЛ по прежнему переносится на ближайший рабочий день.

Итоги 

Подоходный налог с зарплаты исчисляют, удерживают и перечисляют налоговые агенты. НДФЛ, исчисленный и удержанный за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца, перечисляют в бюджет не позднее 28-го числа текущего месяца.

За несвоевременную уплату налоговая начислит пени и штраф. С 2023 года изменились порядок удержания налога с авансов, сроки перечисления налога и сроки предоставления отчетности.