Уведомление об оплате третьим лицом

22.12.2022
0
Порой возникают ситуации, когда предприниматель или организация не может оплатить счет или услуги со своих счетов, приходится производить оплату через третье лицо. Ниже расскажем, как правильно составить уведомление об оплате третьим лицом.
Бланк уведомления от должника об оплате через третье лицо
Проверено экспертом
Бланк  уведомления от должника об оплате через третье лицо
Бланк уведомления от третьего лица об оплате за должника
Проверено экспертом
Бланк  уведомления от третьего лица об оплате за должника

Уведомление об оплате за 3-е лицо: когда нужно

Уведомление об оплате за третье лицо направляют кредитору, получателю платежа. Оно нужно для того, чтобы получатель понял, какой долг закрывает платеж.

Если в договоре, контракте или из сути обязательства не следует запрет на оплату от третьих лиц, то на основании статьи 313 Гражданского кодекса РФ должник может обратиться к третьему лицу с просьбой оплатить счет или задолженность. Кредитор или лицо-получатель платежа не вправе отказать в принятии такой оплаты.

Однако, чтобы в дальнейшем не возникали вопросы ни у контрагента, ни у налоговой или иных проверяющих органов, важно, чтобы такая оплата была подтверждена письменным документом.

Можно сделать отметку об оплате за третье лицо в платежном поручении, в графе «назначение платежа».

На случай, если такая отметка в платежном поручении отсутствует, или дополнительно к ней, можно составить письмо или уведомление для получателя оплаты. Строгой формы для такого документа законом не установлено, он составляется в произвольной форме.

Что прописать в уведомлении об оплате за 3-е лицо

Важно предусмотреть следующие моменты.

Уведомление может составить как компания-должник, так и третье лицо, сделавшее оплату за должника.

Лучше оформить его на фирменном бланке, но при отсутствии такого бланка подойдет и обычное письмо.

Важно! Бланк содержит адрес, ЕГРН и прочие реквизиты отправителя. Если вы направляете письмо не на бланке, то данные отправителя нужно указать ниже данных получателя, см. далее

В шапке уведомления указываются реквизиты получателя – компании или предпринимателя, которому оно адресовано (получателю платежа): полное наименование, название должности руководителя и его ФИО, можно добавить адрес и ИНН, или ОГРН/ОГРНИП, чтобы исключить случайные совпадения.

Далее, указываются реквизиты составителя уведомления: ИП или ООО, также адрес и ИНН или ОГРН/ОГРНИП, можно добавить контактный номер телефона или электронной почты, чтобы получатель письма, при необходимости мог уточнить детали платежа или иные связанные с ним вопросы.

Затем можно написать название документа – «Уведомление», хотя название в таком документе не обязательно и может отсутствовать.

По тексту письма сначала указывается основание для проведения платежа: номер и дата договора и/или счета на оплату и наименование сторон по такому документу. Например: 

«Между ООО «Ромашка», ИНН 123456779 (Заказчик) и ООО «Василек» (Исполнитель) был заключен договор оказания услуг № 3 от 01.01.2022 г. На основании данного договора Исполнителем был выставлен счет № 25 от 02.01.2022 г. на сумму 10 000 руб.»

Далее следует пояснить обстоятельства или причины, по которым оплата была произведена не самим должником, а третьим лицом. 

Например, если письмо составляет сам должник, можно указать:

«В связи с временной невозможностью произвести оплату с расчетного счета ООО «Ромашка», вынуждены произвести оплату по счету № 25 от 02.01.2022 г. на сумму 10 000 руб. через третье лицо - ООО «Лютик», ИНН 123456789.»

В этом случае важно указать не только полное наименование или ФИО третьего лица, совершившего оплату, но также сообщить его идентификаторы (ИНН или ОГРН/ ОГРНИП).

Если же письмо направлено от третьего лица, в тексте уведомления можно указать на просьбу самого должника об оплате. Текст может быть следующим:

«На основании письма ООО «Ромашка» № 5 от 05.01.2022 г., у которого возникли временные трудности с проведением оплаты со своего счета, нами была совершена оплата по счету № 25 от 02.01.2022 г. на сумму 10 000 руб.»

В заключении обязательно нужно прописать обращение или просьбу о зачете оплаченной суммы в качестве оплаты от должника по конкретному счету. Если оплата производится на основании договора, без выставления счета, тогда в уведомлении нужно указать наименование договора, его номер и дату. Например:

«Просим считать сумму оплаты в размере 10 000 руб., произведенную ООО «Лютик» с расчетного счета № 234 5567 789 909 в банке ПАО Сбербанк (платежное поручение № 21 от 09.01.2022 г.), оплатой за ООО «Ромашка», ИНН 198765432, по счету № 25 от 02.01.2022 г. (по договору оказания услуг № 3 от 01.01.2022 г.)»

Возможен и более короткий вариант:

«Оплату, произведенную платежным поручением № 21 от 09.01.2022 г., считать оплатой за ООО «Ромашка», ИНН 198765432, по счету № 25 от 02.01.2022 г.»

Дата составления письма или уведомления может быть проставлена как в начале (вместе с исходящим номером), так и в конце письма, ниже подписей.

Кто может подписать уведомление

Уведомление подписывается руководителем и главным бухгалтером лица, составляющего письмо. Допускается подписание только руководителем, даже если в организации есть главный бухгалтер. Это не будет нарушением. Подписи скрепляются печать организации или ИП, если она применяется.

Вопросы делопроизводства и отправки уведомления об оплате за 3-е лицо

Уведомление лучше составлять в трех экземплярах:

  • один остается у лица, составившего такое письмо;
  • второй направляется лицу, которому произведена оплата;
  • третий - лицу, за которое или котором проведена оплата.

К уведомлению можно приложить копию платежного поручения (квитанции, чека или иного платежного документа), который подтверждает проведение оплаты.

Письмо направляется в оригинале по почте или курьером, но допускается и отправка по электронной почте или через систему электронного документооборота, подписанного электронной цифровой подписью.