Как прописывается ЭДО в договоре

Наличие регламента или, простыми словами, соглашения об электронном документообороте строго обязательно. В противном случае, ЭДО не вступит в юридическую силу. Соглашение оформляется в формате приложения к договору.

До внесения правил ЭДО контрагенты обговаривают их в письменной форме, указывая:
• законодательные акты, регулирующие переход на ЭДО, – в первую очередь, ФЗ-№ 63;
• потенциальная польза использования ЭДО;
• перечень документации, которой стороны планируют обмениваться в электронном виде;
• способ внедрения новой системы.

Регулирует корректность составления регламента ГК РФ, а конкретно – статья 432.

Соглашение должно включать в себя порядок использования подписи цифрового вида. Основаниями для этого выступают 63-ФЗ и 402-ФЗ. Подобная подпись применяется при подписании счета-фактуры, акта приема-сдачи, стандартных передаточных документов (Приказ Минфин № 174). При этом внутренние документы компании допустимо подписывать посредством неквалифицированной подписи.

В регламент вносятся:
• предмет и цель конкретного договора;
• порядок использования ЭЦП;
• ссылки на законодательные акты, регулирующие ЭДО;
• порядок разрешения спорных ситуаций;
• перечень документов для обмена и подробности его осуществления;
• нюансы взаимодействия с оператором;
• период действия соглашения;
• возможность и способ внесения изменений;
• данные каждой стороны, включая реквизиты и подписи.

После подписания соглашения об ЭДО необходимо заключение договоров с операторами документооборота. Примечательно, что каждая сторона может выбрать своего – сервисы ЭДО взаимодействуют посредством роуминга.

Для налаживания работы ЭДО следует отправить контрагенту приглашение, используя программу 1С. Благодаря тому, что система внедрена в «1С:Предприятие» – сотрудникам не нужно обучаться работе с новой программой.