Беспроцентный заем сотруднику от организации – все нюансы

Когда сотрудник может претендовать на получение займа от работодателя

Сотрудник в любое время может обратиться с заявлением к руководителю для получения займа. Он может быть выдан под льготный процент или беспроцентный. Причем нет никакой зависимости, является физическое лицо учредителем или работает по трудовому договору.

Если руководитель одобрит заем сотруднику от организации, то следующим этапом будет составление договора, в котором оговариваются условия и сумма.

Процентный или беспроцентный

Нередко встает вопрос: может ли организация выдать беспроцентный заем сотруднику? Да, может. Работнику заманчиво получить деньги без процентов, то есть выплатить ту же сумму, что и получил. Но в случае выдачи беспроцентного займа сотруднику на него возлагается налоговое бремя в виде уплаты НДФЛ с материальной выгоды. Причем  в бюджет уплачивается не 13 %, как с заработной платы, а 35 %. Налог удерживает и перечисляет в бюджет работодатель.

Пример расчета, когда не возникает материальной выгоды по займу сотрудника

Условия: начальнику отдела продаж ООО «Лабиринт»  Иванову С. А. выдан заем в сумме 120 000 рублей на 6 месяцев (с 1 июля 2021 года по 30 декабря 2021 года) с условием возврата всей суммы 31.12.21 под 5,7 %.

Это равно ⅔ ставки рефинансирования в 2021 году.  Иванов С. А выплатит:

Расчет:  5,7 / 366 × 183 = 2,85 % - % за пользование займом в течение полугода.

               120 000 руб. × 2,85 % = 3420 рублей.

Итого: 120 000 + 3 420 = 123 420 рублей – сумма выплаты долга вместе с процентами.  НДФЛ в этом случае не предусмотрен.

Если заем сотруднику от работодателя выдан без процентов, то возникает необходимость  заплатить НДФЛ.

Если заем был беспроцентный, то сумма материальной выгоды:

120 000 × ⅔ × 8,5 % / 366 × 183 = 3400.

Сумма НДФЛ:  3400 × 35 % = 1190.

В этом случае в ООО «Лабиринт» Иванов С. А. вернул бы 120 000 рублей, а бюджет уплатил 1190 рублей.

Материальная выгода по займу

Материальной выгодой при выдаче беспроцентного займа сотруднику является его доход, полученный в виде экономии на процентах, которая составляет 2/3 ставки ЦБ РФ на момент возврата полностью или частично и рассчитывается исходя из суммы заемных средств и времени пользования.

Формула расчета:

Сумма заемных средств, выданных работнику, × 2/3 ставки ЦБ РФ, действующей на последний день месяца, / количество дней в году × число дней, в течение которых сотрудник пользовался займом.

Пример расчета

ООО «Лабиринт» выдало менеджеру Севастьянову М. К. беспроцентный заем 15 октября 2021 года на сумму 120 000 рублей. Сотрудник вернул долг 28 декабря  этого же года. Бухгалтер обязан рассчитать и уплатить в бюджет НДФЛ с материальной выгоды работника.

Какие данные нужны для расчета?

1. Сумма – 120 000 рублей.
2. Ставка Центробанка, которая на 31 декабря составила 8,5 %.
3. Количество календарных дней, в течение которых Севастьянов М. К. пользовался заемными средствами – 61 день.

Бухгалтер делает расчет:

120 000 × ⅔ × 8,5 % / 366 × 61 = 1133,33.

Ставка НДФЛ в данном случае не 13 %, как с заработной платы, а 35 %.

1133,33 × 35 % = 396,67

Итого: менеджер Севастьянов М. К. вернет ООО «Лабиринт» 120 000, а в бюджет заплатит 396 рублей 67 копеек.

В письме МинФина 03-04-06/6-103 от 03.05.11 предусмотрена возможность освобождения от налогообложения материальной выгоды работника, если заем взят на приобретение или строительство жилья.

Как правильно оформить заем

Инициатива перед подписанием договора исходит от работника. Он должен обратиться к руководителю в устной или письменной форме с просьбой выдать заемные средства. Форма подачи зависит от принятых в компании обычаев  делового оборота. Далее события развиваются по следующему алгоритму:

1. Происходит обсуждение условий, включая процентную ставку, срок и сумму. Обычно для этого используется устная форма.
2. Работник подает заявление с указанием оговоренных ранее условий.
3. Руководитель принимает решение, о чем делает пометку на заявлении.
4. Подписанный документ с резолюцией руководителя передается в юридический отдел, где составляется и подписывается договор двумя сторонами.

Далее сотрудник идет в бухгалтерию для получения денег.

Как выдать заем сотруднику

Выдача денежных средств  осуществляется в наличной или безналичной форме по согласованию сторон. В первом случае оформляется расходный кассовый ордер, во втором – процедура происходит по аналогии выдачи заработной платы на банковскую карту:

• составляется реестр в банк;
• печатается платежное поручение и отправляется в банковское учреждение.

О форме расчета может быть заключена устная договоренность, но лучше прописать ее в условиях договора.

Бухгалтерский учет у работодателя

Для отражения операций по выдаче займов сотрудникам предусмотрено два варианта: счет 73 или 58. На это должно быть указание в учетной политике при составлении рабочего плана счетов.

Проводки будут следующими:

1. Выдача займа сотруднику  Д58 (73) К 50 (51).
2. Начисление процентов   Д 73 К 91.1.
3. Погашение займа  Д 50(51) К 58 (73)
4. Уплата процентов Д 50 (51) К 73.
5. Удержание материальной выгоды Д 70 К 68.
6. Уплата НДФЛ Д 68 К 51.

Удержание займа из заработной платы

По поводу законности удержаний суммы займа из зарплаты работника нужно обратиться к ст. 137 ТК РФ. В ней приведен закрытый перечень удержаний. Заем там не упомянут. Для того чтобы удержание было законным, работник должен подать заявление в бухгалтерию с просьбой удерживать у него деньги из зарплаты в погашение задолженности. Другой вариант – это прописывается  в договоре займа.

При этом бухгалтер делает проводку: Д 70 К 73 (58).

Все произведенные удержания должны быть отражены в расчетном листке, выдаваемом работнику.

Прощение долга

Если работодатель решил простить долг сотруднику, то сделать это можно двумя способами:

• заключить договор дарения;
• подписать соглашение о прощении долга.

В каждом из этих случаев возникает доход для работника. Он облагается по ставке 13 %. В ситуации, когда бухгалтер рассчитывал материальную выгоду с обложением НДФЛ в размере 35 %, нужно ориентироваться на дату документа, указывающего на прощение суммы долга.  С этого момента ставка поменяется. Причем облагаться будет основной долг и сумма процентов, если она предусмотрена в договоре. То есть в одном месяце может быть налогообложение по двум ставкам: 35 и 13 %.