Уведомление о переходе на ЭДО
Когда необходимо уведомление
Уведомление о переходе на ЭДО составляется в том случае, когда вы хотите пригласить своего контрагента обмениваться документами в электронном виде без применения бумажных носителей. Договориться о новом формате работы можно как устно, так и письменно. Лучше предложить переход на ЭДО в письменном виде – отправить контрагенту соответствующее уведомление.
Переход на ЭДО с контрагентами ускоряет подписание договоров, значительно упрощает получение и отправку актов выполненных работ, счетов, товарных накладных и других документов.
Заметим, что речь идет об обмене электронными документами через оператора ЭДО. Кстати, на сайте ФНС можно ознакомиться с перечнем операторов ЭДО федерального уровня, который постоянно обновляется.
Никто не запрещает вам перейти на прямой обмен электронными документами с контрагентом. Но здесь вы должны учитывать несколько важных моментов.
Для перехода на прямой документооборот между контрагентами заключается соглашение, в котором прописывается порядок и условия обмена. Главный плюс такого ЭДО – не нужно платить оператору, так как документы можно отсылать по электронной почте. Но далеко не всеми электронными документами можно обмениваться напрямую. Например, обмениваться электронными счетами-фактурами подобным способом нельзя, обмен возможен только через оператора ЭДО, который может подтвердить факт выставления и получения счета-фактуры (приказ Минфина от 25.04.2011 № 50).
Поэтому мы все же рекомендуем обмениваться электронными документами с контрагентами через оператора ЭДО.
Бланки: Приказ о переходе на электронный документооборотФорма уведомления о переходе на ЭДО
Форма уведомления о переходе на ЭДО не утверждена, поэтому можно составить его в произвольном виде. По сути, такое уведомление – это письмо-приглашение, которое вы направляете своему контрагенту для перехода на ЭДО.
Уведомление составляется от имени руководителя компании или предпринимателя. Рекомендуем указать в нем:
- перечень документов, которыми вы хотите обмениваться с контрагентом в электронном виде, например, счета-фактуры, счета, товарные накладные, акты выполненных работ, договоры и другие;
- выгоду, которую принесет электронный формат сотрудничества;
- ссылки нормативно-правовые акты, которые подтверждают законность ЭДО, например, п. 1 ст. 169 НК РФ, закон «О бухучете» от 06.12.20211 № 402-ФЗ, закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ, приказ Минфина «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по ТКС с применением усиленной КЭП» от 05.02.2021 № 14н.
Также можно указать, к какому оператору ЭДО вы подключились или планируете подключаться.
Как отправить письмо о переходе на ЭДО
Письмо о переходе на ЭДО можно отправить «по старинке» почтой России, отвезти его лично или переслать в виде скана по электронной почте.
В некоторых случаях для перехода на ЭДО достаточно отправить друг другу приглашения из программы или веб-версии ЭДО, а затем большую часть работы сделает уже сам оператор, который заинтересован в привлечении новых пользователей.
