Штатное расписание - унифицированная форма Т-3

Когда нужна «штатка» и когда она обязательна

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 для штатного расписания рекомендована унифицированная форма № Т-3 (по ОКУД 0301017). Это означает, что работодатель вправе использовать именно ее либо разработать собственный бланк, соблюдая требования ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402. Она устанавливает обязательные реквизиты для первичных учетных документов. 

К сведению! Выбор того либо иного бланка нужно закрепить в учетной политике.

Разработку бланка обычно поручают сотруднику отдела кадров либо бухгалтерской службы. Эту обязанность фиксируют в должностной инструкции. При разработке бланка можно руководствоваться формой Т-3.

ТК РФ напрямую не указывает на обязательность оформления штатного расписания. Но в ст. 57 ТК РФ после перечисления обязательных условий трудового соглашения сказано, что работа по должности должна соответствовать штатному расписанию. 

В кадровом учете «штатка» играет важную роль. Этот документ отражает структуру, состав, численность штата, занятые и незанятые должности, величину окладов или тарифных ставок, надбавок и др. Получается, что «штатка» требуется как минимум при заключении договора с работником на конкретную должность и отказаться от нее нельзя.

При проверке документ могут запросить налоговики, ПФР и ФСС, а также трудовая инспекция. Например, приложение № 1 к постановлению Правления ПФ РФ от 30.01.2002 № 11п содержит примерный перечень документации, запрашиваемой при проверке достоверности данных, представленных работодателем. Речь идет про информацию о стаже, заработке, доходе застрахованных работников.

Штатное расписание для ИП

На ИП распространяются все нормы, перечисленные выше. Поэтому предприниматель, у которого есть работники, должен оформлять штатное расписание.

Как и юрлицо, он может использовать унифицированную форму Т-3 либо самостоятельно разработать собственный бланк, поручив это бухгалтеру или кадровику. При этом оптимальным сроком действия документа для ИП признается год.

К сведению! Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, при отсутствии штатного расписания ИП могут оштрафовать на сумму от 1тыс. до 5 тыс. р., а юрлицо –от 30 тыс. до 50 тыс. р. За непредставление документа ИФНС может наложить на нарушителя штраф 200 р. по ст. 126 НК РФ.

Унифицированная форма штатного расписания ТЗ

Итак, бланк унифицированной формы Т-3 утвержден Постановлением № 1. Состоит он из вводной части («шапки») с реквизитами работодателя и документа, таблицы и заключительной части, где проставляются подписи уполномоченных лиц.

При заполнении формы штатного расписания Т-3 рекомендуется учесть ряд особенностей:

1. Одна штатная единица = одна ставка. При наличии неполных единиц в графе 4 записывают доли: например, 0,25; 0,5 (полставки) и т. д.
2. В графе 5 (ставка) записывают месячную зарплату в рублях по тарифной ставке, окладу, КТУ, проценту от выручки и пр.
3. Все виды стимулирующих выплат, компенсации отражают в надбавках. Это могут быть, к примеру, премиальные, иные денежные поощрения, северные надбавки.
4. В графе 9 (внизу) указывают итоговую сумму выплат за месяц, которую рассчитывают путем умножения показателя из графы 4 на показатели из граф 5–8.

К сведению! Графы, где указывают сведения о ставке, надбавках, месячном заработке, заполняют в зависимости от применяемой системы оплаты труда. Поэтому при необходимости используют коэффициенты, проценты и пр.При отсутствии данных графы оставляют пустыми.

Заполненный бланк Т-3 подписывает руководитель кадрового отдела либо главбух. При их отсутствии подпись ставит руководитель организации (ИП).

Содержание «штатки»

При разработке собственного нормативного документа рекомендовано придерживаться структуры и содержания формы Т-3. «Штатка» должна включать:

• сведения о работодателе – наименование организации, код по ОКПО;
• название, номер, даты оформления и начала действия документа;
• суммарное число штатных единиц;
• реквизиты приказа;
• табличные данные.

Таблица – основная часть «штатки», она содержит развернутые обязательные сведения о штатных единицах, зарплате, надбавках:

• название и код каждого подразделения;
• должность (квалификацию);
• количество единиц в штате;
• тарифную ставку;
• все виды постоянных надбавок;
• примечания.

К сведению! Примечание используют для пояснений, например, когда требуется отметить вакантную должность.

Порядок утверждения штатного расписания

Готовое штатное расписание утверждают путем издания приказа (этого требует Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Только после этого оно вступает в силу. Подписать документ должен руководитель организации (ИП) либо уполномоченное им лицо. Например, главный бухгалтер, начальник кадрового отдела. 

Утвержденное штатное расписание применяют на протяжении всей деятельности работодателя. Специального срока действия для него не устанавливают. 

Изменения в него вносят, когда возникает такая необходимость. Обычно это бывает при росте зарплат, обновлении должностей и т. п. Тогда вновь издают приказ о внесении изменений за подписью руководителя (ИП) либо уполномоченного лица.