Личная карточка работника по форма Т-2

23.09.2021
Личная карточка работника (форма Т-2) – документ, который обязан вести каждый работодатель. В статье расскажем, как правильно заполнить личную карточку и можно ли пользоваться самостоятельно разработанной формой.
Бланк личной карточки работника формы Т-2
Проверено экспертом
Бланк личной карточки работника формы Т-2 в pdf
Проверено экспертом
Образец личной карточки работника унифицированная форма Т-2
Проверено экспертом
Рекомендации по теме

Когда оформляется личная карточка работника

Крайний срок оформления личной карточки работника по форме Т-2 законодательно не установлен. Но мы рекомендуем сделать это в момент внесения записи в трудовую книжку, то есть не позднее одной недели с момента приема человека на работу в вашу компанию.

Личную карточку лучше всего вести в бумажном виде. Ведь ее реквизиты предусматривают подтверждение записей личными подписями работников, например, графа 6 третьего раздела «Прием на работу и переводы на другую работу». Однако законодательство не запрещает вести личные карточки и в электронном виде. Но в любом случае их придется распечатывать для того, чтобыознакомитьсотрудника с записями под подпись. Работодатель ведет личную карточку в течение всего времени, пока человек у него работает. 

При увольнении сотрудника работодатель закрывает карточку, но продолжает ее хранить:

  • 75 лет, если ее закончили вести до 01.01.2003; 
  • 50 лет, если ее закончили вести после 01.01.2003. 

Обратите внимание! Личная карточка работника содержит его персональные данные. Работодатель обязан исключить к ней свободный доступ посторонних лиц.

Унифицированная форма Т-2

Постановление Госкомстата от 05.01.2004 содержит унифицированные формы для ведения кадрового учета. С 01.01.2013 они перестали быть обязательными, поэтому каждый работодатель может самостоятельно разработать форму личной карточки работника. Необязательно использовать форму Т-2, утвержденную постановлением. Но, как показывает практика, проще воспользоваться готовыми формами, чем ломать голову при разработке собственных бланков.

Порядок заполнения карточки

Личная карточка по форме Т-2 заполняется на каждого человека отдельно. Для этого вам потребуются следующие документы:

  • приказ о приеме на работу;
  • паспорт;
  • ИНН;
  • СНИЛС;
  • документы об образовании, например дипломы, аттестаты;
  • трудовая книжка;
  • военный билет; 
  • иные документы, например, об инвалидности.

В верхнем правом углу формы Т-2 вы увидите два кода. Один из них – код по ОКУД, который всегда имеет значение «0301002», второй – код ОКПО, который необходимо указать вместе с полным наименованием компании. В шапке личной карточки также необходимо отразить дату начала ее ведения, табельный номер нового работника, его ИНН, СНИЛС, первую букву фамилии («Алфавит»), характер и вид работы, пол человека.

После того как шапка документа будет оформлена, нужно перейти к разделам формы Т-2. Их одиннадцать. Рассмотрим некоторые особенности заполнения каждой части личной карточки более подробно.

Наименование раздела

Особенности заполнения раздела

I. Общие сведения

Самый объемный раздел, который содержит общую информацию о сотруднике. При заполнении нужно указывать коды, которые берутся из соответствующих справочников (ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР).

II. Сведения о воинском учете

Заполняется на основании военного билета или удостоверения человека, который подлежит призыву.

III. Прием на работу и переводы на другую работу

Вносятся данные в соответствии с приказами, например, о приеме на работу.

IV. Аттестация

Заполняется в том случае, если работодатель проводил аттестацию сотрудника. Здесь указывают дату аттестации, решение комиссии, дату и номер протокола заседания комиссии, в графе «Основание» – дату и номер приказа о проведении аттестации.

V. Повышение квалификации

Заполняется в соответствии с документом о повышении квалификации,например, сведения об образовательном учреждении и длительности обучения (длительное – более 100 часов – и краткосрочное – от 72 до 100 часов).

VI. Профессиональная переподготовка

Заполняется в том случае, если работник прошел профпереподготовку и предоставил соответствующий документ, например диплом, свидетельство.

VII. Награды (поощрения), почетные звания

Содержит информацию о поощрениях работника (указываются номер и дата приказа) и наградах (указывается наименование наградного документа).

VIII. Отпуск

Вносятся сведения обовсех отпусках работника.

IХ. Социальные льготы

Заполняется в том случае, если работник имеет право на соцльготы и предъявил соответствующие документы, например, справку об инвалидности, справку о наличии ребенка-инвалида, удостоверение участника войны, «донорскую» справку и т. д. В качестве основания необходимо указать реквизиты соответствующего закона.

Х. Дополнительные сведения

Предназначен для указания сведений, которые не вошли в предыдущие разделы, например, наличие прав на вождение автомобиля, загранпаспорта и т.п.

ХI. Основание прекращения трудового договора (увольнения)

Заполняется при увольнении работника. Например, информацию можно внести следующим образом:«пункт 3 части 1 статьи 77 ТК Трудового кодекса Российской Федерации».

Таким образом, личная карточка по форме Т-2 заполняется при приеме человека на работу и ведется на каждого сотрудника отдельно. Работодатель может использовать самостоятельно разработанный бланк, однако проще заполнить унифицированную форму. Для оформления личной карточки вам потребуются документы нового работника.