Форма СЗВ-М - порядок заполнения

Кто сдает отчет СЗВ-М

Обязанность сдавать отчет СЗВ-М возложена на хозяйствующие субъекты, выступающие в качестве страхователей в системе ПФ РФ. К ним относятся ИП и организации с официально оформленными работниками, в отношении которых есть обязанность уплачивать страховые пенсионные взносы (ст. 1, п.1 ст.8, п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Важно! Не сдают СЗВ-М предприниматели, адвокаты, нотариусы, не использующие труд наемного персонала по трудовому договору или договору ГПХ.

Организации, в штате которых только учредитель, оформленный как генеральный директор по трудовому или иному договор, обязаны составить и передать отчет в ПФ РФ. Нулевой формы СЗВ-М законодательство не предусматривает (Письмо ПФР от 07.06.2018 № 08/30755).

За кого нужно отчитаться

Форма СЗВ-М подается на наемных работников организаций или ИП независимо от того, производились им выплаты или нет. В расчет включаются лица, оформленные в компании:

• По трудовым договорам;
• По договорам гражданско-правового характера на выполнение работ или услуг;
• По авторским договорам на создание произведений литературы, искусства, науки.

В отчете отражают вновь принятых в текущем месяце, трудящихся и уволенных работников. Привлекаемых по договорам ГПХ, подряда лиц показывают в СЗВ-М также как и оформленных по трудовому договору. Учредителя отражают в отчете, если он официально включен в штат или трудится по договору ГПХ.

Куда сдаются сведения о застрахованных лицах

Информацию по форме СЗВ-М передают в территориальный орган ПФ РФ, по месту регистрации компании (п. п. 1, 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). По обособленным подразделениям состоящими на учете в других отделениях ПФ РФ, подаются отдельные отчеты. В таких случаях в форму включаются только сведения о работниках занятых в филиалах и представительствах. Способ подачи СЗВ-М зависит от численности наемного персонала:

• Если в компании трудится не более 24 застрахованных лиц, она вправе отчитаться по своему выбору на бумажном бланке или в электронном виде;
• Если количество занятых по различным договорам работников составляет от 25 человек и более, отчет подается в цифровом формате.

Данные предоставляются по итогам каждого месяца в срок до 15 числа следующего месяца. Когда конечная разрешенная дата совпадает с входным или нерабочим праздничным днем, отчет предоставляется не позднее ближайшего следующего рабочего дня (Письмо ПФР от 28.12.2016 № 08-19/19045).

Инструкция по заполнению формы

Бланк формы состоит из 4 разделов, заполнение которых проводится в соответствии с утвержденным порядком (Приложение 2 к Постановлению Правления ПФР от 15.04.2021 № 103п).

Источником данных о работниках служит свидетельство о регистрации в системе пенсионного учета. Отчет подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом (п. 3 Порядка заполнения формы СЗВ-М). Если компания пользуется печатью, ее также нужно поставить. ИП подписывает бланк лично. Обязательно указывается дата оформления. При предоставлении в электронном виде используют усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись.

Важно! Допускается не указывать ИНН застрахованного лица в случае, если у нанимателя отсутствует такая информация.

Наиболее распространённые ошибки

Все данные необходимо вносить в СЗВ-М в строгом соответствии с утвержденным Порядком. Наиболее часто встречающиеся ошибки:

• Указание неверного порядкового номера месяца, в результате проверяющие могут посчитать отчет сданным с опозданием или с неверным типом формы;
• Опечатки в наименовании компании, ФИО, СНИЛС, ИНН работника;
• Нередко кого-то из работников пропускают или забывают включить в отчет;
• Наличие 2-х и более пробелов, использование пробелов вместе со знаком «тире». Наличие точек в ФИО;
• Указание неверной кодировки файла при отправке в электронном виде. Нужно использовать кодировку UTF-8.

Допущенные ошибки, в случае обнаружения их застрахованным исправляются путем подачи новой формы с типом «дополняющая» с верными сведениями по некорректно указанным сотрудникам. Если данные полностью неверны, то подается отчет с типом «Отменяющая».

Штрафы за несдачу или неправильное заполнение формы

В случаях указания в форме СЗВ-М недостоверных сведений или несвоевременном их предоставлении на организацию могут быть наложены штрафы (ст. 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Обо всех выявленных несоответствиях и ошибках ПФ РФ обязан уведомить страхователя (п.39 Приказа Минтруда России от 22.04.2020 N 211н). Наказания можно избежать, если отчитывающаяся компания внесет исправления до обнаружения ошибки проверяющими ПФ РФ, до истечения срока подачи отчета. Санкции не применяются, если компания подаст корректировки в течение 5 рабочих дней с момента получения уведомления от проверяющих. При подаче исправлений по окончании срока предоставления отчета, к предприятию могут быть применены следующие санкции:

• Штраф в размере 500 руб. по каждому застрахованному лицу на несвоевременное предоставление или подачу недостоверных сведений;
• За нарушение в порядке предоставления электронного формата отчета кампанию оштрафуют на 1000 руб.

В судебной практике сложились основания для снижения суммы штрафа ввиду незначительного пропуска срока сдачи отчета, при наличии технических сбоев, совершении ошибки впервые. В случае самостоятельного выявления ошибки компании следует исправить ее как можно скорее.

Ежемесячный отчет СЗВ-М сдают компании с наемными работниками в срок до 15 числа месяца, следующего за отчетным. В зависимости от численности форма предоставляется в территориальное отделение ПФ РФ в бумажном или электронном виде. При составлении СЗВ-М следует строго придерживаться утвержденного порядка ее заполнения. Обнаруженные ошибки необходимо быстро исправить, тогда есть шанс избежать штрафных санкций.