Как происходит оформление работника на работу

Чем регламентируется процесс

Процедура оформления новых кадров регламентируется целой системой нормативно-правовых актов. К основным из них можно отнести следующие официальные документы:

• Трудовой кодекс РФ,
• КоАП РФ,
• Закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» 01.04.1996 № 27-ФЗ и т.д.

Внимание! Приведенный выше перечень не является исчерпывающим. В данной сфере также действует большое количество различных подзаконных актов и рекомендательных писем различных государственных ведомств.

Пошаговая инструкция

Прием на работу можно описать в виде определенного процесса, который включает в себя следующие последовательные этапы:

1. Составление работником заявления и подготовка необходимого пакета документов.
2. Дача сотрудником согласия на обработку персональных данных.
3. Прохождение медосмотра сотрудником (при необходимости).
4. Проверка работодателем документов, представленных новым сотрудником.
5. Если все в порядке, то следующим этапом будет документальное оформление приема на работу – подготовка и подписание трудового договора, соглашения о материальной ответственности (при необходимости), издание приказа о зачислении нового человека на соответствующую должность и т.д.
6. Если новый сотрудник в прошлом находился на государственной службе, то при его приеме на работу в адрес предыдущего работодателя должно быть направлено соответствующее уведомление.
7. Подготовка бланка со сведениями о гражданине, который по закону подлежит воинскому учету.
8. Ознакомление нового работника со всеми документами под роспись.
9. Проведение необходимых инструктажей.
10. Создание и ведение личного дела на принятого в организацию нового сотрудника.

Заявление о приеме на работу

Согласно установленному порядку лицо, желающее устроиться на новое рабочее место, должно представить работодателю соответствующее заявление.

Форма такого документа законодательно не закреплена. Однако в его содержание обязательно должны быть включены следующие сведения:

• «шапка» документа – здесь указывается название организации и ФИО ее руководителя, а также имя заявителя,
• название документа (размещается по центру),
• просьба о приеме на работу с указанием должности, которую намерен занять заявитель, и точной датой выхода,
• дата составления заявления и подпись.

СПРАВКА. В некоторых организациях разработаны собственные образцы заявлений о приеме на работу. В этом случае нужно использовать утвержденный шаблон. Если же его нету, то новому работнику заявление следует подготовить в произвольной форме на бумаге формата А4.

В соответствии со ст. 65 ТК РФ к заявлению также должны быть приложены следующие документы:

• паспорт,
• трудовая книжка (при наличии),
• СНИЛС,
• документы воинского учета (в случаях, когда это необходимо),
• диплом,
• справка о наличии/отсутствии судимости (в случаях, когда это необходимо).

Согласие на обработку персональных данных

В соответствии с положениями закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ обработка персональных данных допускается только при наличии письменного согласия владельца этих сведений.

В связи с этим при приеме на работу нового сотрудника, работодатель должен получить его согласие на обработку личных сведений. Оно оформляется в виде специального бланка и должно содержать такую информацию (п. 4 ст. 9 закона РФ № 152-ФЗ):

• ФИО и реквизиты паспорта нового сотрудника,
• ФИО и адрес оператора (работодателя), принимающего согласие на работу с персональной информацией,
• цель получения таких данных,
• полный перечень персональной информации,
• название и ФИО лица, осуществляющего обработку личных сведений сотрудника,
• перечень действий, которые будут производиться с персональными данными,
• срок действия согласия,
• подпись работника.

ВАЖНО. С 1 сентября 2021 года, в России начнет действовать Приказ Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18. В этом документе прописаны новые требования, предъявляемые к письменному согласию на обработку персональных данных, которое должен дать сотрудник, принимаемый на работу.

Медосмотр

В случаях, установленных законом, при приеме на работу отдельные категории сотрудников должны пройти медицинскую комиссию и представить работодателю подтверждающий документ – медицинскую справку или книжку.

Согласно положениям ТК РФ перед трудоустройством пройти медосмотр должны следующие категории работников:

• в возрасте до 18 лет,
• желающие трудоустроиться на должность с вредными и опасными условиями,
• поступающие на работу в пищевую промышленность, общественное питание, в медицинское учреждение, в детские учреждения и т.д.,
• если их будущее рабочее место находится на территории Крайнего Севера или местности, приравненной к ней,
• спортсмены.

Работодатель обязан самостоятельно направить работника на прохождение медосмотра в случаях, когда это необходимо. Для этого оформляется соответствующий бланк-направление на медкомиссию.

После прохождения необходимого осмотра, сотрудник должен представить соответствующую справку.

Проверка документов

После того, как кандидат на должность представит все необходимые документы, начинается следующий этап – проверка бумаг нового сотрудника.

Как правило, такая процедура осуществляется кадровой службой компании. Проверка документов производится по следующим направлениям:

• полнота состава представленных бумаг,
• достоверность и подлинность документов,
• некоторые компании направляют запрос предыдущему работодателю для получения полной картины и представления о профессиональном уровне и личных характеристиках нового сотрудника .

По итогу данного этапа выносится окончательное решение о зачислении на должность или отклонении кандидата.

Анкета (по желанию)

Иногда для получения наиболее подробной информации о новом сотруднике, некоторые работодатели предлагают заполнить специальную анкету.

По закону заполнение такого документа является обязательным условием только для лиц, желающих трудоустроиться на государственную или муниципальную службу. В этом случае используется бланк, утвержденный Распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 № 667-р.

Во всех иных ситуациях, заполнение такой анкеты производится по желанию.

Трудовой договор

При приеме на работу нового работника, с ним в обязательном порядке должен быть заключен трудовой договор. Правила заключения трудового договора подробно описаны в разделе III ТК РФ. Для такого документа установлены следующие ключевые условия:

• подготавливается в письменном виде,
• в содержание должны быть включены сведения, перечисленные в ст. 57 ТК РФ,
• составляется в 2 экземплярах, один из которых передается сотруднику, а второй остается у работодателя,
• документ в обязательном порядке должен быть подписан обеими сторонами,
• трудовой договор начинается действовать с момента его подписания обеими сторонами,
• может заключаться на неопределенный срок, в отдельных случаях - на период времени до 5 лет (срочный трудовой договор).

Договор о материальной ответственности

В случаях, когда работнику передаются определенные виды имущества организации, с ним должен быть заключен договор о материальной ответственности.

Это письменное соглашение, в рамках которого сотрудник обязуется обеспечить полную сохранность вверенных ему активов. Сюда можно отнести:

• денежные средства в кассе,
• материалы на складе и т.д.

Список должностей, с которыми можно заключить такой договор, а также форма документа утверждены постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85. Если должность сотрудника отсутствует в перечне - заключить с ним договор о полной матответственности нельзя.

Приказ о приеме на работу

В соответствии со ст. 68 ТК РФ при приеме на работу нового сотрудника работодатель должен издать соответствующий приказ. Для такого документа утверждена единая форма – № Т-1 (если принимается одно лицо) или № Т-1а (при приеме на работу сразу нескольких человек).

Однако следует отметить, что работодатель не обязан использовать формы, утвержденные Постанов. Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Компании также вправе применять самостоятельно разработанные бланки такого документа.

Общие правила подготовки приказа о приеме на работу:

• его содержание должно соответствовать условиям, прописанным в трудовом договоре,
• работник должен быть ознакомлен с приказом под роспись,
• при желании сотрудника работодатель обязан предоставить ему копию такого приказа .

Трудовая книжка (электронная или бумажная)

В соответствии с положениями ст. 66 ТК РФ основным документов работника, содержащим сведения о его трудовой деятельности и стаже, является трудовая книжка. Сейчас работник вправе перейти с бумажной формы книжки на электронную. Если он воспользовался свои правом, то на новом месте работодателю предъявляется:

• бумажная трудовая с закрывающей надписью;
• форма СТД-Р (выдает прежний работодатель) или форма СТД-ПФР (выдает ПФР)

Если работник трудоустраивается впервые и бумажной трудовой у него не было, то заводить работодатель её уже не будет. Вместо этого формируется и сдается в ПФР отчет по форме СЗВ-ТД с кодом "ПРИЕМ".

Если работник продолжает использовать бумажную версию трудовой книжки, то она отдается работодателю при трудоустройстве и ведется в обычном режиме (в трудовой делается соответствующая запись, а сама книжка хранится в организации).

СПРАВКА. В настоящее время форма, а также порядок ведения и хранения трудовых книжек регламентируется положениями постановления Правительства № 225. Однако с 1 сентября 2021 года начнет действовать приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н.

Договор о неразглашении коммерческой тайны

Зачастую при приеме на работу нового сотрудника, с ним заключается договор о неразглашении коммерческой тайны.

Суть данного документа заключается в том, что работник берет на себя обязательство о неразглашении секретных сведений о компании. Сюда можно отнести такие виды данных, как:

• информация о клиентах и поставщиках,
• используемые уникальные технологии,
• проводимые сделки,
• стратегические планы и т.д.

Коммерческая тайна охраняется законом «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ. В случае нарушения условий договора о неразглашении таких сведений работник может быть привлечен к следующим видам ответственности (п. 1 ст. 14): дисциплинарной, гражданской, административной и даже уголовной.

Уведомление о приеме на работу бывшего госслужащего

Если на работу принимается бывший государственный или муниципальный служащий, то здесь у работодателя возникает еще одна обязанность – уведомление бывшего работодателя о приеме в организацию такого сотрудника.

Данное требование сохраняет свою силу в течение 2 лет с момента увольнения с госслужбы.

Работодатель должен подготовить уведомление (оно составляется в соответствии с порядком, описанным в постановлении Правительства РФ от 21.01.2015 № 29) и направить его бывшему работодателю до истечения 10 дней.

Сведения о гражданине, подлежащем воинскому учету

Если на работу принимается сотрудник, подлежащий воинскому учету, то в отношении него работодатель должен собрать установленный перечень данных и направить их в адрес военного комиссара.

Данные сведения готовятся по форме, утвержденной в «Методических рекомендациях по ведению…», утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017 (Приложение № 9).

Такая информация должна быть представлена адресату в течение двух недель.

Ознакомление работника с документами

При приеме в организацию нового человека работодатель должен выполнить еще одно важное условие – ознакомить его с внутренними документами компании. Такая обязанность прописана в ч. 3 ст. 68 ТК РФ.

К локальным документам организации, с которыми должен быть ознакомлен сотрудник, можно отнести:

• правила внутреннего трудового распорядка,
• положение об оплате труда,
• должностная инструкция,
• порядок прохождения аттестации и т.д.

Проведение инструктажей

Об обязанности проведения инструктажей с новыми сотрудниками написано в ст. 225 ТК РФ. Они должны в установленном порядке пройти обучение по охране труда и подтвердить полученные знания.

Порядок проведения инструктажа регламентируется положениями постановления Минтруда РФ 13.01.2003 № 1/29.

СПРАВКА. Компании самостоятельно разрабатывают такие программы, исходя из специфики деятельности и круга должностных обязанностей работника. Без проведения таких инструктажей сотрудник не имеет право приступить к работе.

Личное дело (карточка)

Согласно установленному порядку работодатель обязан заводить на каждого работника личное дело. Оно представляет собой кадровый документ, в котором собираются все сведения о принятом в организацию сотруднике.

Шаблон личной карточки утвержден постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (Форма № Т-2). Однако его использование не является обязательным условием. Компания может использовать свой бланк.

В личной карточке работника указываются такие сведения:

• общая информация,
• данные о воинском учете,
• сведения о приеме на работу и переводе на другие должности,
• результаты пройденной аттестации,
• информация о повышении квалификации и т.д.

Таким образом, при приеме на работу новых сотрудников, работодатель должен строго следовать законодательно установленному алгоритму действий. При несоблюдении обязательных условий, к нарушителю могут быть применены различные санкции со стороны проверяющих государственных органов.