Инвентаризация при увольнении материально ответственного лица

Зачем инвентаризация при увольнении материально ответственного лица

Инвентаризация при увольнении МОЛ обязательна в силу ч. 3 ст. 11 закона РФ "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 27 приказа Минфина РФ "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ" от 29.07.1998 № 34н, п. 1.5 приказа Минфинансов РФ "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" от 13.06.1995 № 49, п. 15, 16 приказа Минфина России от 13.01.2023 № 4н "Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 28/2023 "Инвентаризация" (вступит в силу с 01.04.2025). Она позволяет:

1. Проверить сохранность вверенного уходящему сотруднику имущества.
2. Зафиксировать принятие фактических остатков ТМЦ новым материально-ответственным лицом.
3. Проверить соблюдение уходящим сотрудником порядка обращения с ценностями и их учета.
4. Провести полноценную передачу дел.

Кроме того, по итогам инвентаризации документы выступают доказательством, в случае выявления недостачи, возникшей по вине уволенного и для предъявления ему материальных претензий.

Общие правила проведения пересчета не отличаются от обычных и закреплены в Методических указаниях (утв. приказом Минфина РФ "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" от 13.06.1995 № 49). Инвентаризацию в таком случае проводят в последний рабочий день уходящего сотрудника.

Порядок проведения инвентаризации при увольнении материально ответственного лица

День инвентаризации назначается приказом руководителя. В этом же документе определяют состав рабочей комиссии.

Перед началом пересчета проводят все приходные и расходные документы. Движение ТМЦ во время инвентаризации прекращают. Пересчет проводят при обязательном присутствии материально-ответственных лиц. Процедура включает:

• получение от материально-ответственного лица расписки о том, что все приходно-расходные документы оформлены, поступившее имущество — оприходовано, а отпущенное — списано;
• пересчет фактических остатков находящегося под ответственностью увольняемого имущества в местах хранения, занесение данных в инвентаризационную опись;
• заполнение итоговых данных на листах описи после окончания подсчетов — в конце записывают итоговое фактическое количество цифрами и прописью.

По завершении увольняющийся сотрудник делает расписку о том, что проверка фактического наличия имущества проведена в его присутствии в полном объеме. Инвентаризационную опись подписывают члены комиссии.

Важно! Если в процессе ценности передают от увольняемого к новому материально-ответственному лицу, то опись составляют в 3 экземплярах. Первый экземпляр оформляют для бухгалтерии, а оставшиеся два — для сдающих и принимающих имущество сотрудников (приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

На основании описи, при наличии отклонений, бухгалтерия составляет сличительную ведомость, в которой определяют окончательные результаты инвентаризации. Ведомость также подписывают материально-ответственные лица.

На ее основе руководитель издает приказ об оприходовании излишков и списании, взыскании недостачи.

Если потери возникли по вине уходящего работника, и он согласен возместить их добровольно, с ним заключают соответствующее письменное соглашение. Удержать в счет погашения ущерба на основании приказа директора можно только сумму, не превышающую среднемесячный заработок.

На практике возникают ситуации, когда с сотрудником расторгают договор до даты проведения инвентаризации, как поступить в этом случае?

Что делать при увольнении материально ответственного лица без инвентаризации

Если сотрудник увольняется внезапно (например, при выходе на пенсию или в связи с переездом в другой город), то оснований задерживать его у работодателя нет. Даже, когда работник уходит по собственному желанию, он обязан предупредить нанимателя за 2 недели до этого. Сотрудник может пребывать на больничном в периоде предупреждения. Если в указанный срок или ввиду быстрого увольнения провести инвентаризацию в последний рабочий день не получилось, пересчет проводят без присутствия материально ответственного лица.

Важно! Задерживать увольнение из-за проведения инвентаризации компания не вправе.

Увольняемого работника письменно уведомляют об инвентаризации и предлагают принять в ней участие. Если ушедший сотрудник не является, то комиссия составляет акт о его отсутствии с указанием причин. После этого инвентаризацию проводят в обычном порядке. Если на ней присутствует вновь принятое материально-ответственное лицо, имущество ему передает комиссия.

Итоги

При увольнении материально-ответственного лица инвентаризацию проводят в обязательном порядке. В таких ситуациях применяют стандартные правила, установленные приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. Если до даты увольнения инвентаризацию провести не удалось, то пересчет и проверку реализуют без уволенного материально-ответственного лица. Задерживать расторжение трудовых отношений из-за этого нельзя.