ЕФС-1 при увольнении сотрудника

Как заполнить ЕФС-1 при увольнении?

Форма и порядок заполнения отчета ЕФС-1 регламентированы приказом СФР от 17.11.2023 № 2281.

Форма состоит из:

• раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» — указываются сведения о трудовой деятельности (работе по договору ГПХ) каждого сотрудника, стаж и размер заработной платы, а также, сведения о сотрудниках, по которым были перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию или которым положена досрочная пенсия;

• раздела 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» — применяется для расчета сумм страховых взносов, а также, для отражения сведений о медосмотрах и о специальной оценке условий труда.

Однако, немаловажным при формировании отчета является указание мероприятий, требующих отражения в ЕФС-1. Среди распространенных действий, требующих обязательного фиксирования в форме, является кадровое мероприятие «Увольнение».

Согласно порядку заполнения ЕФС-1, увольнение сотрудника нужно отражать следующим способом.

Подраздел 1 раздела 1 ЕФС-1 при увольнении

В подразделе 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)» необходимо заполнить следующие поля в отношении уволившегося сотрудника:

• СНИЛС;
• ИНН;
• Ф. И. О. (при наличии);
• дата рождения;
• код страны;
• статус застрахованного лица.

Статус застрахованного лица в ЕФС-1 может быть следующим:

1. «ГРФ» — граждане РФ.
2. «ПЖИГ» — иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно проживающие на территории РФ.
3. «ВЖИГ» — иностранцы или лица без гражданства, временно проживающие в РФ (в том числе те лица, которым предоставлено временное убежище).
4. «ВПИГ» — иностранные граждане или лица без гражданства, временно пребывающие на территории РФ — кроме высококвалифицированных специалистов (ВКС).
5. «ВКС» — иностранцы или лица без гражданства из числа ВКС, временно пребывающие в РФ.

Подраздел 1.1 раздела 1 ЕФС-1 при увольнении

В подраздел 1.1. «Сведения о трудовой (иной) деятельности» необходимо включить следующие сведения:

• графа 1 — номер по порядку;
• графа 2 — дата увольнения согласно приказу (в формате ДД.ММ.ГГГГ);
• графа 3 — наименование кадрового мероприятия «УВОЛЬНЕНИЕ»;
• графа 4 — заполняется при необходимости кодами «РКС» или «МКС» в случае, если сотрудник работал в районах Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера;
• графа 5 — трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение в соответствии со штатным расписанием работодателя или с реестром должностей (для госкомпаний). Также, в этой графе указывается одно из следующих значений в соответствии с видом договора:
  «0» — бессрочный трудовой договор;
  «0.1» — срочный трудовой договор, оформляемый на полгода как максимум;
  «0.2» — срочный договор, заключаемый на срок свыше 6 месяцев;
  «1» — трудовой договор по совместительству;
  «1.1» — договор по совместительству, оформляемый на срок до 6 месяцев;
  «1.2» — трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок свыше 6 месяцев.

При этом, согласно порядку формирования ЕФС-1, заполнение трудовой функции при увольнении работника, с которым был оформлен договор ГПХ, не требуется;

• графа 6 — код выполняемой функции в формате «XXXX.X», являющийся обязательным для кадрового мероприятия «УВОЛЬНЕНИЕ». Первые четыре знака — это код наименования группы занятий в Классификаторе ОК 010-2014 (МСКЗ-08), а пятый знак — это контрольное число;
• графа 7 — код причины увольнения;

Например:

• п3ч1с77тк, Трудовой договор расторгнут по инициативе работника — аббревиатура означает расшифровку пункта 3 части 1 статьи 77 ТК РФ;
• ч1с71тк, Трудовой договор расторгнут в связи с неудовлетворительным результатом испытания — согласно части 1 статьи 71 ТК РФ;
• п1ч1с77тк, Трудовой договор прекращен по соглашению сторон — согласно пункту 1 части 1 статьи 77 ТК РФ;

• п2ч1с77тк, Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора;

• и др.

При этом, код причины увольнения ЕФС -1 для договора ГПХ не заполняется.

Графы 8–10 отражают документ-основание в ЕФС-1 при увольнении сотрудника:

• графа 8 — наименование документа, подтверждающего прекращение трудовых отношений (договора ГПХ);
• графа 9 — дата документа, подтверждающего прекращение трудовых отношений (работы по договору ГПХ);
• графа 10 — номер приказа (распоряжения), подтверждающего прекращение трудовых отношений или номер договора ГПХ без указания знака «N»;
• графа 11 — не заполняется.

Как сформировать ЕФС-1 при увольнении?

Из предыдущего раздела стало понятно, что ЕФС-1 при увольнении сотрудника будет формироваться из следующих листов:

1. Титульный лист.
2. Подраздел 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)».
3. Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности».

Подраздел 1.2 ЕФС-1 при увольнении сотрудника, впрочем, как и остальные разделы, не рассмотренные ранее, заполнять нет необходимости, поскольку, согласно п. 12 Порядка заполнения формы, разделы и подразделы формы ЕФС-1 могут предоставляться в СФР:

• отдельными файлами;
• в разные сроки.

Куда отправлять ЕФС- 1 при увольнении?

Форма ЕФС- 1 при увольнении сотрудника направляется в СФР в электронном виде или на бумажном носителе. По общему правилу, работодатели, у которых численность застрахованных лиц за отчетный период составляет 10 и менее человек, могут предоставлять отчет на бумажном носителе. В электронном виде сформировать ЕФС-1 при увольнении сотрудника можно в программе 1С.

Какой срок подачи ЕФС-1 при увольнении?

ЕФС-1 отчет 2024 при увольнении сотрудника подается в СФР по месту регистрации компании или ИП не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении. Таким образом, для определения даты отправки формы важно учитывать дату соответствующего приказа. Например, если приказ об увольнении работника датируется 1 февраля 2024 года, то отчет необходимо направить в СФР не позднее рабочего дня после 1 февраля 2024 года. Следовательно, крайний срок подачи ЕФС-1 при увольнении в данном случае будет приходиться на 2 февраля 2024 года.

Какая предусмотрена ответственность, если ЕФС- 1 (отчет при увольнении сотрудника) не сдан?

В случае, если ЕФС-1 при увольнении сотрудника будет предоставлена на бумажном носителе вместо электронной формы, то штраф составит 1000 руб. За непредоставление в срок или предоставление недостоверных сведений работодатель будет оштрафован на 500 руб. в отношении каждого увольняемого работника (п. 2 ст. 8, ст. 17 закона РФ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Также, законодательством РФ предусмотрена административная ответственность в виде наложения штрафа на должностных лиц в размере 300-500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Итоги

Таким образом, из материала стало ясно, как правильно заполнить ЕФС-1 при увольнении сотрудника и в какие сроки. Однако, важно не пропустить отражение данного кадрового мероприятия в форме (во избежание штрафных санкций со стороны контролирующих органов).