Письмо о поставке товара с задержкой

Поддержка деловой репутации и доверительных отношений с клиентами, одна из основных задач успешного бизнеса. Если возникают обстоятельства непреодолимой силы, препятствующие исполнению обязательств перед партнерам нужно максимально корректно и вежливо донести до партнера, что поставка товара не может быть исполнена в срок ввиду обстоятельств, не зависящих от воли исполнителя.

Для этих целей составляют письменное уведомление произвольной формы. Таким способом компаниям удается сохранить имеющиеся договоренности и нормальные отношения с покупателями, которые часто идут навстречу и соглашаются на новый срок поставки.

Часто такое письмо позволяет избежать одностороннего расторжения контракта. При возникновении судебных споров в связи со срывом сроков письмо также станет одним из доказательств добросовестности продавца, что будет иметь значение при назначении штрафных санкций.

Типовой формы письма нет, его составляют произвольно на фирменном бланке организации. В нем четко излагают причины невозможности поставки товара, а также предлагают приемлемый для сторон и реальный к исполнению новый срок, дают письменные гарантии его выполнения. Примерная структура письма:

• Наименование покупателя, его адрес, ФИО руководителя;
• Данные отправителя, его ИНН, адрес, ФИО руководителя;
• Наименование письма, например, «Письмо о задержке поставки»;
• Дата, номер договора, наименование покупателя и продавца, количество товара и первоначальный срок его передачи;
• Указание на конкретные обстоятельства, делающие невозможным поставку в срок;
• Ссылка на документы, подтверждающие недопоставку в оговоренные сроки;
• Гарантии поставки товара в будущем с указанием новой крайней даты поставки.

Внизу ставят дату составления и подпись представителя продавца. Сообщение направляют заказным письмом, курьером, допустимо написание электронного письма с ЭЦП руководителя компании. После поступления уведомления покупатель дает ответ с согласием на перенос поставки, либо может уведомить о расторжении договора ввиду его нарушения.