Переход на ЭДО: с чего начать

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот (коротко – ЭДО) – это такая организация работы с документами, при которой они формируются в электронном виде, без использования бумажного носителя, и передаются по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Электронный документ (ЭД) – это файл doc- или pdf-формата, который заверен электронной подписью.

Обмен ЭД происходит через оператора ЭДО, с которым компания или предприниматель должна заключить договор. Процесс передачи документов многие сравнивают с обычной электронной почтой.

Оператор ЭДО гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует их заверения электронной подписью, а также хранит архив. За движением документа вы сможете следить по его статусам: «Подписан» или «Отказано в подписи», «Отправлен», «Получен».

Плюсы и минусы перехода на электронный документооборот

ЭДО обладает как преимуществами, так и недостатками. Каждый потенциальный пользователь может взвесить все «за» и «против» и принять окончательное решение, переходить на него или нет.

Итак, ЭДО имеет следующие достоинства:

• по сравнению с бумажным документооборотом – снижает трудовые, временные и денежные затраты на создание, поиск, отправку и хранение документов;

• наводит порядок в делопроизводстве – электронная система попросту не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это происходит по порядку и автоматически, поэтому ЭДО полностью исключает подобные ошибки;
• позволит отследить положение каждого документа и в любой момент времени узнать, кто именно работает с документом, кто и когда внес в него изменения;
• не даст испортить или потерять документ,
• восстановит удаленный документ;
• позволяет работать с документами в любое удобное время на удаленке – при необходимости доступ к системе ЭДО можно организовать через интернет с любого компьютера из любого региона (это стало особенно актуально в период пандемии COVID-19).

Несмотря на все плюсы, ЭДО обладает и рядом недостатков:

• если ЭДО нет у большинства ваших контрагентов, то вам придется дублировать документы в электронном и бумажном виде;
• финансовые затраты на приобретение системы, которые зачастую зависят от количества пользователей;
• необходимость обучения пользователей, которые будут в ней работать;
• обеспечение безопасности системы: разграничение доступа между пользователями, выпуск нескольких электронных подписей, защита от внешних атак;
• затраты времени на установку, внедрение и отладку системы ЭДО;
• наличие в штате системного администратора, который будет следить за функционированием ЭДО.

Хотя последние два пункта не всегда будут недостатками – само внедрение ЭДО обычно происходит довольно быстро, а сисадмин и так есть в большинстве компаний. К тому же, необходимую техподдержку окажет и оператор ЭДО.

Как перейти на ЭДО

Внедрение ЭДО можно разделить на несколько этапов:

• выбор оператора ЭДО;
• получение электронной подписи;
• внесение изменений в учетную политику;
• переход на ЭДО с контрагентами.

Рассмотрим каждый этап более подробно.

Выбор оператора ЭДО

Выбор оператора ЭДО – самый ответственный шаг. Ведь от него напрямую зависит ваша дальнейшая работа с электронными документами. Поэтому при выборе рекомендуем обратить внимание на следующие параметры:

• Доступ к сервису ЭДО – через веб-версию или локальное программное обеспечение.
• Возможность интеграции электронных документов с вашими учетными программами, например, по управленческому и бухучету.
• Понятный для ваших сотрудников интерфейс электронного сервиса.
• Возможность пользования с мобильных устройств.
• Взаимодействие с другими операторами ЭДО – этот пункт важен, если ваши контрагенты пользуются другими сервисами.
• Техподдержка – как быстро будет решена проблема, в какое время можно обратиться в службу техподдержки (круглосуточно, будет ли она осуществляться в выходные дни и так далее).
• Стоимость абонентского обслуживания – что входит в ваш тариф, за что, при необходимости, придется доплачивать, например, за внесение доработок по вашим пожеланиям и так далее.

Кстати на сайте ФНС можно посмотреть перечень операторов ЭДО федерального уровня, который постоянно пополняется. Он может помочь вам определиться с выбором.

Получение электронной подписи

С 01.01.2022 согласно закону «Об ЭП» от 06.04.2011 № 63-ФЗ обязанность по выпуску ЭЦП возложена на налоговую службу и ее доверенных лиц.

Пока список доверенных лиц невелик. В него вошли ПАО «Сбербанк России», Банк ВТБ (ПАО) и АО «Аналитический центр». Он будет постоянно пополняться. Ознакомиться с ним вы можете на сайте ФНС.

Бесплатно получить квалифицированную электронную подпись могут:

• предприниматели;
• нотариусы;
• юрлица (подпись выдается тем лицам, которые действуют от имени компании без доверенности, например, генеральному директору).

На каждого выдадут по одной КЭП, которую невозможно будет скопировать. Остальным пользователям ЭДО – вашим сотрудникам, которые действуют по доверенности – можно оформить ЭЦП платно, в обычных удостоверяющих центрах.

Итак, чтобы получить подпись в ФНС, нужно сделать следующее:

• Записаться на прием в налоговую.
• Купить, например, у того же оператора ЭДО, производителя или удостоверяющего центра, защищенный носитель – токен (флешку, USB Тип А).
• Подготовить пакет документов – паспорт, СНИЛС, ИНН.
• Заполнить заявление на получение КЭП – в личном кабинете ФНС (если ЭП ранее уже получали) или непосредственно в налоговой (если оформляете впервые).
• Лично явиться в ФНС в назначенное время и подписать документы;
• Передать токен и получить КЭП. 

Внесение изменений в учетную политику

Внести изменения в учетную политику необходимо для того, чтобы электронные документы приравнивались к бумажным и имели юридическую силу. Поэтому в учетной политике необходимо прописать:

• участки налогового и бухучета, документы по которым будут оформляться в электронном виде;
• полный перечень документов, которые будут составляться электронно;
• право подписи электронных документов с указанием должностей сотрудников;
• способ отправки и получения данных — в электронном виде, с указанием оператора ЭДО;
• порядок хранения электронных документов.

Как перейти на ЭДО с контрагентами

Обмениваться электронными документами можно двумя способами:

1. Прямой обмен.

В этом случае между контрагентами заключается соглашение, в котором прописывается порядок и условия обмена. К достоинствам этого способа можно отнести то, что обеим сторонам не придется платить оператору ЭДО – документы можно отсылать по электронной почте. Но здесь и подводные камни. Например, далеко не всеми электронными документами можно обмениваться напрямую. Так, обмениваться электронными счетами-фактурами подобным способом нельзя, обмен возможен только через оператора ЭДО, который, при необходимости, сможет подтвердить факт выставления и получения ЭСФ (приказ Минфина от 25.04.2011 № 50).

Поэтому чаще всего бизнесмены предпочитают другой вариант обмена электронными документами – через оператора ЭДО.

2. Через оператора ЭДО.

Операторы ЭДО обладают технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения легитимного обмена любыми электронными документами, в том числе и счетами-фактурами. Как мы уже отмечали выше, при подключении к оператору ЭДО нужно выяснить, взаимодействует ли он с другими оператору, поскольку ваши контрагенты могут работать с другими компаниями.

Обязателен ли переход на ЭДО?

Ну и, в заключение, разберем еще один распространенный вопрос – а обязательно ли переходить на ЭДО?

В целом переход на ЭДО не обязателен. Компании и предприниматели отдают ему предпочтение по причине удобства и экономии времени. Хотя многие из них уже сейчас пользуются ЭДО, например, сдают бухотчетность, статотчеты, налоговые декларации, отчетность в фонды. Участие в госзакупках – тоже ЭДО.

Но, скорее всего, рано или поздно всем придется перейти на ЭДО. Еще в конце 2020 года Правительство утвердило Концепцию ЭДО в хоздеятельности, согласно которой планируется, что к концу 2024 года 70% товарных накладных и 95% счетов-фактур должны быть переведены в цифровой вид.