Цели и случаи, когда инвентаризация магазина розничной торговли обязательна
Основная задача, решаемая при инвентаризации - сверка фактических остатков товаров, имущества, денежных средств с учетными данными, выявление несоответствий и причин их возникновения. Это контрольная процедура, позволяющая подтверждать наличие активов в отраженном в бухгалтерских регистрах объеме и не допускать злоупотреблений, хищений со стороны персонала или посторонних лиц.
Магазины инвентаризируют остатки товаров, денежных средств, но периодически могут проверять наличие основных средств: мебели, торгового и холодильного оборудования, электронных терминалов. В п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации (утв. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49) и п. 27 Приказа Минфина России от 29.07.1998 N 34н указаны случаи, когда ревизия обязательна:
- Перед составление годовой отчетности;
- При смене материально-ответственных лиц (в том числе управляющих магазинов, директоров гипермаркетов);
- При закрытии или реорганизации торгового предприятия;
- При стихийных бедствиях или иных чрезвычайных ситуациях;
- При обнаружении фактов хищений и злоупотреблений.
Инвентаризация позволяет проверить состояние дел в магазине в части сохранности товара, работы службы безопасности и всего персонала, качества учета. Периодичность ее проведения, за исключением перечисленных выше ситуаций определяет администрация и закрепляет в локальных актах.
Правила и порядок проведения инвентаризации в магазине розничной торговли
Отдельного документа, регламентирующего инвентаризацию в магазинах нет. Предприятия вправе разработать их и закрепить в локальных актах. Можно придерживаться общих правил из Методических указаний из Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 N 49. Независимо от размера предприятия процедура будет следующей:
- До начала инвентаризации издают приказ о ее проведении и создании комиссии для пересчета. Комиссия включает председателя и не менее еще 1 участника. Как правило, в нее входят представители бухгалтерии и специалисты не связанные непосредственно с обслуживанием товаров (не заинтересованные в возможных фальсификациях);
- Перед проверкой проводят все приходные и расходные документы, распечатывают ведомости остатков из учетных систем. Движение ТМЦ на время инвентаризации прекращается. Мелкий магазин закрывают на учет, в крупном сверку проводят ночью после закрытия или рано утром, в гипермаркетах останавливают работу на инвентаризацию в отдельные секциях, а остальные продолжают принимать посетителей;
- Территории, где проводят пересчет изолируют от посторонних лиц, присутствуют только члены комиссии и материально-ответственные сотрудники. До начала проверки ответственные за сохранность работники расписываются, что все документы проведены, а товары по ним оприходованы и списаны;
- Пересчет проводят последовательно по категориям товаров, занося фактические данные в инвентаризационную опись. Например, если начали пересчитывать молочную продукцию, ее считают до конца, а затем переходят к другому виду товаров. Проверяют наличие штрих-кодов, если их нет, товар откладывают и считают отдельно. Товары при необходимости перевешивают, обмеряют;
- После завершения подсчетов материально-ответственные лица указывают в расписке, что проверка проводилась в их присутствии, претензий они не имею и ставят подписи. Опись подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица. При выявлении расхождений оформляют сличительную ведомость;
- По итогам инвентаризации издают приказ, в котором отражают решение руководства по выявленным недостачам и излишкам.
Если в ходе проверки обнаруживают непригодные к использованию или просроченные товары, то на них оформляют отдельные акты, по которым они впоследствии списываются. Неотраженные в учете товары включают в опись. Излишки выявленные по окончании инвентаризации приходуют. Недостачи, по которым не установлены виновные, а также в пределах норм естественной убыли списывают, а остальную часть взыскивают с виновных материально-ответственных лиц. Если виновные лица согласны возместить ущерб, они оформляют соответствующее письменное обязательство.
Если в процессе инвентаризации возникает необходимость приемка товара, на него материально-ответственное лицо оформляет отдельный реестр, и комиссия составляет отдельную опись с указанием, что в нее внесены тмц, поступившие во время пересчета. Аналогично, при необходимости продажи товаров, на них составляют отдельную опись. На практике на время инвентаризации все операции с пересчитываемым имуществом, как правило, прекращают.
Документальное оформление и учет инвентаризации товаров в розничной торговле
Документальное оформление инвентаризации проводят по общим правилам. На практике для проверки ТМЦ чаще применяют унифицированные формы (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 ):
- Приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22);
- Инвентаризационная опись (ИНВ-3);
- Сличительная ведомость (ИНВ-19).
В зависимости от объекта пересчета могут использоваться другие формы описей и ведомостей из Постановления №88. В Приказе Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 также приводят примерные формы.
Важно! Использование унифицированных бланков при инвентаризации необязательно. Вместо нескольких документов магазин может разработать собственную форму акта или ведомости по инвентаризации, объединяющую всю необходимую информацию.
Описи составляют в 2-х экземплярах: в бухгалтерию и материально-ответственному лицу. При обнаружении отклонений по итогам проверки бухгалтер оформляет сличительную ведомость. В ней отражают только позиции с расхождениями фактических и учетных данных. Сличительная ведомость также оформляется в 2 экземплярах, один из которых остается в финансовой службе, а другой передают материально-ответственному лицу. В ней определяют окончательные недостачи и излишки.
При наличии недостачи, по которой виновные не определены, необходимо оформить дополнительные документы. Если нехватка товаров стала результатом хищения нужно написать заявление в полицию и получить постановление о прекращении следствия в связи с отсутствием обвиняемых лиц (Письмо Минфина от 14.07.2021 N 03-03-06/1/56085). Списание недостачи при отсутствии виновных или в пределах норм естественной убыли оформляют актом.
Итоги
Специальных норм для инвентаризации в рознице нет. Компании руководствуются общими методическими рекомендациями и правилами. Сложность при проведении инвентаризации состоит в необходимости ограничения доступа покупателей на длительное время, что негативно сказывается на товарообороте. Документальное оформление осуществляют с использованием унифицированных бланков или собственных форм, закрепленных в локальных актах.