Как оформить работника с электронной трудовой книжкой

Пошаговый алгоритм

В данной ситуации список документов, которые должен предъявить новый сотрудник, не меняется. Паспорт, номера СНИЛС и ИНН, документ об образовании и другие сведения, которые требует определенная должность, никто не отменял. Разница только в форме сведений о трудовой деятельности, которые должен предоставить гражданин при трудоустройстве (ч. 3 ст. 66.1 ТК РФ).

Если на работу устраивается сотрудник, который ранее уже перешел на ЭТК, то он приносит новому работодателю форму СТД-Р, выданную предыдущим работодателем. Но здесь возникает еще одна проблема. В этом отчете отражаются сведения о трудовой деятельности человека у конкретного работодателя. А как посчитать стаж сотруднику, который принес СТД-Р с последнего места работы и больше ничего? Есть два пути решения проблемы.

1. Запросить у нового сотрудника бумажную трудовую книжку.

Когда к вам будет устраиваться новый работник, проверьте его бумажную трудовую книжку. Определите на основании бумажной трудовой, а также формы СТД-Р, стаж сотрудника и верните ему книжку.

2. Запросить у нового работника форму СТД-ПФР. 

Дело в том, что с 14.12.2020 ПФР включает в форму СТД-ПФР весь стаж, который учтен на лицевом счете гражданина (приказ Минтруда от 17.09.2020 № 618н). Это удобно как для работодателя, так и для сотрудника. Ведь если человек при трудоустройстве предъявит такой документ, то необходимости изучать его бумажную трудовую книжку у вас не возникнет.

Получить форму СТД-ПФР он может через МФЦ или обратившись напрямую в ПФР. Но проще сделать это онлайн – в личном кабинете гражданина на сайте ПФР в разделе «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» или на портале Госуслуг. 

А что потом делать с формой СТД-Р или СТД-ПФР, которые предоставил новый работник – хранить, отдать ему после внесения в документы необходимых сведений, сделать копию? Никаких требований по этому поводу законодательство не предусматривает. Поэтому можно забрать сведения, снять с них копию или просто вернуть работнику. Но мы все же рекомендуем оставлять себе копии данных.

Кстати, не забудьте подать в ПФР форму СЗВ-ТД на вновь принятого работника не позднее рабочего дня, который следует за днем издания приказа руководителя о приеме нового  сотрудника в штат компании. Например, вы приняли человека на работу 15 декабря (в среду), следовательно, представить сведения нужно не позднее 16 декабря (четверг). Если «приемный» приказ издали в пятницу, то крайний срок сдачи СЗВ-ТД – понедельник. Подробнее о том, как заполнить СЗВ-ТД при приеме на работу, мы рассказывали в материале. Если не сделать это вовремя, то работодателя ждет штраф.