Электронный документооборот
Эксперимент по внедрению электронного документооборота в кадровое делопроизводство, проводимый в 2020-2021 годах, успешно завершен. Теперь Трудовой кодекс РФ дополнился тремя новыми статьями 22.1-22.3 об электронном документообороте, которые будут действовать на постоянной основе (закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ).
Какие документы можно вести электронно и какие нельзя
Любой работодатель может отказаться от бумажного кадрового делопроизводства в пользу электронного. Перевести в электронный вид и не дублировать на бумаге теперь можно практически любые документы, связанные с работой, кроме:
Статья по теме: За мобилизованными сохранили рабочие места- трудовых книжек;
- приказов об увольнении;
- актов о несчастных случаях;
- о прохождении инструктажа по охране труда.
Однако это дело добровольное – можно продолжать оформлять привычные бумажные документы.
Как перейти на электронные кадровые документы
Чтобы перейти на электронный документооборот, работодатель должен принять локальный акт по этому поводу и учесть мнение профсоюза (при его наличии) (ст. 22.2 ТК РФ). Работник же вправе отказаться от участия в такой инициативе. Отсутствие его согласия также расценивается как отказ. Если работник откажется от электронного документооборота, то работодателю придется оформлять все документы в бумажном виде. Спрашивать согласия не нужно только у работников, которые впервые трудоустраиваются с 01.09.2021.
Какие программы нужны для электронного документооборота
Электронный документооборот оборудуют с помощью цифровой платформы «Работа в России» либо информационной системы работодателя.
Статья по теме: Переход на ЭДО: с чего начатьСобственную систему можно использовать, если она в совокупности обладает всеми этими признаками:
- позволяет подписать документ электронной подписью, в том числе усиленной квалифицированной;
- позволяет хранить документы и защитить их от несакционированного доступа;
- позволяет зафиксировать факт и момент получения документа работником и работодателем, не позволяет эту дату менять.
Для участия в электронном документообороте работникам потребуется электронная подпись (простая, усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная в зависимости от того, какой документ подписывается). Если у работника ее нет, то оформить ее должен работодатель за свой счет.
Новое в порядке приема на работу
В 2022 году (изменения действуют уже с 22.11.2021) при поступлении нового сотрудника работодатель не обязан оформлять приказ о приеме на работу и подписывать его у работника. Достаточно заключить трудовой договор. Однако при желании можно продолжать оформлять такие приказы, как и прежде.
При заключении трудового договора все необходимые документы могут быть предъявлены новым работником в электронном виде. Таким же образом можно ознакомить нового сотрудника со всеми локальными нормативными актами организации.
Статья по теме: Как организовать кадровое делопроизводствоЭлектронные больничные
С электронным кадровым документооборотом тесно связано еще одно новшество: с 01.01.2022 все листки нетрудоспособности (больничные) будут оформляться поликлиниками и больницами исключительно в электронном виде (закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ). На бумаге больничные дублироваться не будут. Врач будет сообщать работнику только номер документа, а сам документ будет автоматически поступать в бухгалтерию работодателя через систему информационного взаимодействия Фонда социального страхования.
Бумажные больничные по-прежнему останутся только для лиц, сведения о которых составляют государственную и иную охраняемую законом тайну, а также для тех, в отношении кого реализуются меры государственной защиты.
Получив электронный больничный, организация-работодатель должна будет подписать его.
Порядок и условия формирования листков нетрудоспособности в электронном виде установлен Приказом Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н, вступающим в силу с 01.01.2021.
Для работы с электронными листками нетрудоспособности работодателю потребуется завести личный кабинет на сайте ФСС РФ или специальные программы для сдачи отчетности.
Новый порядок исчисления пособий по временной нетрудоспособности
С 01.01.2022 вступит в силу и будет действовать до 2027 года новое положение об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 11.09.2021 № 1540.
Это положение в основном повторяет нормы предыдущего и несет немного новшеств:
- Ограничен минимальный размер пособия по временной трудоспособности. При расчете за месяц оно должно быть не меньше МРОТ с учетом районного коэффициента.
- При расчете всех пособий в случае применения размера МРОТ везде будет учитываться районный коэффициент.
- Детализирован порядок расчета пособий для лиц, работающих по совместительству. Теперь совместитель вправе выбрать для назначения и выплаты пособия любого из работодателей, у которых он трудится предшествующие 2 года.
Для назначения пособия работнику теперь не нужно подавать специальное заявление, будет действовать беззаявительный порядок. Например, пособие по нетрудоспособности, по беременности и родам будет назначаться на основании электронного листка нетрудоспособности; единовременное пособие при рождении ребенка будет назначать и выплачивать ФСС на основании данных ЗАГСа и т.д.
Статья по теме: Какие отчеты сдавать в центр занятости с 2022 годаНовшества при заполнении форм СЗВ
Отчет по форме СЗВ-СТАЖ теперь нужно будет сдавать в большем количестве случаев. В частности, его нужно будет сдать, если сотрудник подал заявление:
- на срочную пенсионную выплату;
- на единовременную выплату всех пенсионных накоплений.
Обратите внимание, что теперь сроки для представления сведений в ФСС России сокращен и составляют 3 дня, а не 5, как раньше.
Новые штрафы для работодателей
Вести документ строго по закону очень важно. Во многих случаях нарушителей ждут штрафы, причем с января вводятся дополнительные наказания для работодателей.
Так, с 01.01.2022 в закон от 29.12.2006 № 255ФЗ введена новая статья ст. 15.2, которая устанавливает ответственность работодателя за непредставление или несвоевременное представление сведений в ФСС РФ. Теперь штрафы будут такие:
- за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд - 200 рублей за каждый документ;
- за непредставление/несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия - 5000 рублей за каждый случай;
- за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС РФ – 20% от суммы расходов, но не менее 1000 и не более 5000 рублей.
***
Как видим, в 2022 году работодателей ожидает немало изменений в кадровом делопроизводстве. Наиболее серьезное из них – это введение электронного документооборота и электронных больничных.