Недостача при инвентаризации: проводки

Что такое недостача?

Согласно п. 28 Приказа Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (далее – Приказ № 34н) недостачей признается выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета. При этом недостача характеризует отрицательное отклонение, своего рода, убыток для компании.

Основные причины недостачи

В общем случае компаний могут столкнуться со следующими причинами недостачи:

• естественная порча имущества, возникшая при хранении или транспортировки материальных ценностей;
• хищение;
• безответственное хранения имущества материально-ответственным лицом;
• ошибки в учете;
• пересортица товаров.

Оформление недостачи по результатам инвентаризации

В ситуации, когда в результате инвентаризации выявлена недостача необходимо руководствоваться Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», которым предусмотрен порядок проведение инвентаризации, а также установлен перечень необходимых документов, с помощью которых оформляются результаты инвентаризации. Стоит отметить, что согласно п. 3 ст. 6 Федерального Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике.

В случае обнаружения недостач при инвентаризации необходимо занести расхождения в сличительную ведомость:

• ИНВ-18 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств» - используется для отражения расхождений между итогами инвентаризации и учетными данными бухгалтерии по основным средствам, а также нематериальным активам;
• ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей» - предназначена для внесения информация только о тех ТМЦ, по которым обнаружены расхождения.

В общем случае документальное оформление выбытия недостающего имущества выглядит следующим образом:

• инвентаризационные описи;
• сличительные ведомости;
• заключение инвентаризационной комиссии о причинах недостачи;
• решение руководителя о способе покрытия суммы ущерба;
• акт о списании объекта;
• справка из правоохранительного органа о невозможности установления виновных в лиц, если ущерб причинен сторонними силами;
• решения суда о взыскании ущерба с сотрудника или иного лица, отказавшегося возместить причиненные убытки.

Какими проводками отразит недостачу: примеры

Необходимо отметить, что Приказом № 34н предусмотрено, списание недостачи при инвентаризации осуществляется следующим образом:

• в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы),
• сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Нормами естественной убыли признают установленную компанией допустимую величину безвозвратных потерь от недостачи товара.

При этом, в целях бухгалтерского учета недостачи, выявленные при инвентаризации, относят на счет 94 «Недостача и потери от порчи ценностей». При этом корреспонденция будет зависеть от типа имущества, по которому выявлена недостача:

• Если выявлена недостача материалов при инвентаризации – проводка Дт 94 Кт 10;
• Если выявлена недостача основных средств - Дт 94 Кт 01;
• Если выявлена недостача товаров на складе - Дт 94 Кт 41;
• Если выявлена недостача наличных денег - Дт 94 Кт 50.1;

Ниже приведены основные примеры отражения недостачи при инвентаризации.

Пример 1: Виновное в недостаче материалов лицо выявлено

При инвентаризации выявлена недостача на складе ТМЦ в размере 20 000 руб. Материально-ответственное лицо признало свою вину. Заработная плата виновного лица 120 000 рублей.

Выявленная в ходе инвентаризации недостача материалов отражается в бухгалтерском учете следующим способом:

Для данного примера отметим, что согласно ст. 138 ТК РФ убыток можно удерживать из зарплаты сотрудника в размере, не превышающем 20% зарплаты за месяц.

Пример 2: виновное в недостаче материалов лицо не выявлено

При инвентаризации выявлена недостача материалов в размере 20 000 руб. Виновное лицо не выявлено.

Бухгалтеру следует сделать следующие записи:

Выше мы рассмотрели, как отражается недостача материалов при инвентаризации, далее рассмотрим несколько примеров, если выявлена недостача основных средств при инвентаризации.

Пример 3: виновное в недостаче основных средств лицо не выявлено

При инвентаризации выявлена недостача основных средств по перечню ниже. Виновное лицо не обнаружено.

Бухгалтеру следует отразить списание недостачи при инвентаризации: проводки ниже

Пример 4: виновное в недостаче основных средств лицо выявлено

При инвентаризации выявлена недостача основных средств по перечню ниже. Виновное лицо известно. Заработная плата виновного лица составляет 100 000 руб.

Бухгалтеру следует сделать следующие записи:

Рассмотрим пример, отражающий наличие в компании документа, отражающего размер норм естественной убыли.

Пример 5: выявлена недостача товаров 150 000 рублей при норме естественной убыли в 100 000 рублей

Учитывая условия задачи, если при инвентаризации выявлена недостача - проводка по списанию недостачи будет зависеть от размера установленных норм естественной убыли.

Бухгалтер должен сделать следующие записи: