Недостача при инвентаризации: проводки

10.02.2023
0
Недостача при инвентаризации – частое явление, с которым приходится сталкиваться в своей практике каждому бухгалтеру. Недостача при инвентаризации - что делать, как оформить, какие проводки следует сделать в бухгалтерском учете, как произвести списание недостачи при инвентаризации - подробно расскажем в статье.

Что такое недостача?

Согласно п. 28 Приказа Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (далее – Приказ № 34н) недостачей признается выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета. При этом недостача характеризует отрицательное отклонение, своего рода, убыток для компании.

Основные причины недостачи

В общем случае компаний могут столкнуться со следующими причинами недостачи:

  • естественная порча имущества, возникшая при хранении или транспортировки материальных ценностей;
  • хищение;
  • безответственное хранения имущества материально-ответственным лицом;
  • ошибки в учете;
  • пересортица товаров.

Оформление недостачи по результатам инвентаризации

В ситуации, когда в результате инвентаризации выявлена недостача необходимо руководствоваться Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», которым предусмотрен порядок проведение инвентаризации, а также установлен перечень необходимых документов, с помощью которых оформляются результаты инвентаризации. Стоит отметить, что согласно п. 3 ст. 6 Федерального Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике.

В случае обнаружения недостач при инвентаризации необходимо занести расхождения в сличительную ведомость:

  • ИНВ-18 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств» - используется для отражения расхождений между итогами инвентаризации и учетными данными бухгалтерии по основным средствам, а также нематериальным активам;
  • ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей» - предназначена для внесения информация только о тех ТМЦ, по которым обнаружены расхождения.

В общем случае документальное оформление выбытия недостающего имущества выглядит следующим образом:

  • инвентаризационные описи;
  • сличительные ведомости;
  • заключение инвентаризационной комиссии о причинах недостачи;
  • решение руководителя о способе покрытия суммы ущерба;
  • акт о списании объекта;
  • справка из правоохранительного органа о невозможности установления виновных в лиц, если ущерб причинен сторонними силами;
  • решения суда о взыскании ущерба с сотрудника или иного лица, отказавшегося возместить причиненные убытки.
Статья по теме: Документальное оформление результатов инвентаризации

Какими проводками отразит недостачу: примеры

Необходимо отметить, что Приказом № 34н предусмотрено, списание недостачи при инвентаризации осуществляется следующим образом:

  • в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы),
  • сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Нормами естественной убыли признают установленную компанией допустимую величину безвозвратных потерь от недостачи товара.

При этом, в целях бухгалтерского учета недостачи, выявленные при инвентаризации, относят на счет 94 «Недостача и потери от порчи ценностей». При этом корреспонденция будет зависеть от типа имущества, по которому выявлена недостача:

  • Если выявлена недостача материалов при инвентаризации – проводка Дт 94 Кт 10;
  • Если выявлена недостача основных средств - Дт 94 Кт 01;
  • Если выявлена недостача товаров на складе - Дт 94 Кт 41;
  • Если выявлена недостача наличных денег - Дт 94 Кт 50.1;

Ниже приведены основные примеры отражения недостачи при инвентаризации.

Пример 1: Виновное в недостаче материалов лицо выявлено

При инвентаризации выявлена недостача на складе ТМЦ в размере 20 000 руб. Материально-ответственное лицо признало свою вину. Заработная плата виновного лица 120 000 рублей.

Выявленная в ходе инвентаризации недостача материалов отражается в бухгалтерском учете следующим способом:

Проводка Дт

Проводка Кт

 

Сумма, руб.

Содержание операции

Дт 94

Кт 10

20 000

Стоимость недостающих ТМЦ отнесена на счет учета недостач

Дт 73

Кт 94

20 000

Недостача отнесена на виновное лицо

Дт 70

Кт 73

20 000

Размер недостачи удержали из заработной платы материально-ответственного лица по его заявлению (120 000*20%=24 000 руб.)

Для данного примера отметим, что согласно ст. 138 ТК РФ убыток можно удерживать из зарплаты сотрудника в размере, не превышающем 20% зарплаты за месяц.

Пример 2: виновное в недостаче материалов лицо не выявлено

При инвентаризации выявлена недостача материалов в размере 20 000 руб. Виновное лицо не выявлено.

Бухгалтеру следует сделать следующие записи:

Проводка Дт

Проводка Кт

Сумма, руб.

Содержание операции

Дт 94

Кт 10

25 000

отражена недостача ТМЦ

Дт 91.2

Кт 94

25 000

списана недостача материалов, выявленная при инвентаризации (проводка отражает убыток от недостачи)

Выше мы рассмотрели, как отражается недостача материалов при инвентаризации, далее рассмотрим несколько примеров, если выявлена недостача основных средств при инвентаризации.

Пример 3: виновное в недостаче основных средств лицо не выявлено

При инвентаризации выявлена недостача основных средств по перечню ниже. Виновное лицо не обнаружено.

Объект основных средств

Первоначальная стоимость, руб.

Остаточная стоимость, руб.

Амортизация, руб.

Ноутбук

200 000

167 667

33 333

ЖК-монитор

70 000

64 167

5 833

Бухгалтеру следует отразить списание недостачи при инвентаризации: проводки ниже

Проводка Дт

Проводка Кт

Сумма, руб.

Содержание операции

Дт 01 «Выбытие»

Кт 01

200 000

списана первоначальная стоимость ноутбука

Дт 01 «Выбытие»

Кт 01

70 000

списана первоначальная стоимость ЖК-монитора

Дт 02

Кт 01 «Выбытие»

33 333

списана начисленная амортизация ноутбука

Дт 02

Кт 01 «Выбытие»

5 833

списана начисленная амортизация ЖК-монитора

Дт 94

Кт 01 «Выбытие»

230 834

отражена недостача по ОС

Дт 91.2

Кт 94

230 834

недостача списана на прочие расходы по причине отсутствия виновного лица

Пример 4: виновное в недостаче основных средств лицо выявлено

При инвентаризации выявлена недостача основных средств по перечню ниже. Виновное лицо известно. Заработная плата виновного лица составляет 100 000 руб.

Объект основных средств

Первоначальная стоимость, руб.

Остаточная стоимость, руб.

Амортизация, руб.

Ноутбук

200 000

167 667

33 333

ЖК-монитор

70 000

64 167

5 833

Бухгалтеру следует сделать следующие записи:

Проводка Дт

Проводка Кт

Сумма, руб.

Содержание операции

Дт 01 «Выбытие»

Кт 01

200 000

списана первоначальная стоимость ноутбука

Дт 01 «Выбытие»

Кт 01

70 000

списана первоначальная стоимость ЖК-монитора

Дт 02

Кт 01 «Выбытие»

33 333

списана начисленная амортизация ноутбука

Дт 02

Кт 01 «Выбытие»

5 833

списана начисленная амортизация ЖК-монитора

Дт 94

Кт 01 «Выбытие»

230 834

отражена недостача по ОС

Дт 73

Кт 94

230 834

недостача по ОС отнесена на виновное лицо

Дт 73  

Кт 98.4

39 166

разница между остаточной стоимостью ОС и рыночной стоимостью (рыночная соответствует первоначальной стоимости)

Дт 70

Кт 73

20 000

недостача удержана из зарплаты сотрудника 100 000 * 20% = 20 000 руб.

Следующий месяц

Дт 70

Кт 73

20 000

Такая проводка будет отражаться до полного возмещения стоимости ОС

Статья по теме: Проведение инвентаризации основных средств

Рассмотрим пример, отражающий наличие в компании документа, отражающего размер норм естественной убыли.

Пример 5: выявлена недостача товаров 150 000 рублей при норме естественной убыли в 100 000 рублей

Учитывая условия задачи, если при инвентаризации выявлена недостача - проводка по списанию недостачи будет зависеть от размера установленных норм естественной убыли.

Бухгалтер должен сделать следующие записи:

Проводка Дт

Проводка Кт

Сумма, руб.

Содержание операции

Дт 94

Кт 41

100 000

списание недостачи в пределах норм

Дт 44

Кт 94

100 000

отнесение недостачи на расходы в пределах норм

Дт 94

Кт 41

50 000

списание недостачи сверх норм

Дт 91.2

Кт 94

50 000

отнесение недостачи на финансовый результат

Специализация: Бухгалтерский учет, налогообложение, учет в бюджетной сфере

Окончила Всероссийский заочный финансово-экономический институт (г. Москва) по направлению "Менеджмент организации", Южно-Уральский профессиональный институт по направлению "Бухгалтерский учет, анализ и аудит". В 2006 году заняла третье место на Всероссийской Олимпиаде по бухгалтерскому учету. В 2015 и 2017 году проходила повышение квалификации в сфере закупочной деятельности. Имеет более 10 лет опыта работы бухгалтером в бюджетной сфере.