Организация бухучета в гостинице

Типы гостиничных услуг

Гостиницы, отели, хостелы – специальные здания, предназначенные для временного размещения гостей при их посещении другого города или страны.

Гостиничные услуги могут иметь разные формы:

• Гостиница – предлагает услуги по временному проживанию на не очень длительный срок с посуточной оплатой. Может предоставлять дополнительные платные услуги. В гостинице должно быть не менее 10 номеров.
• Отель – все аналогично гостинице. Но имеет более высокий уровень комфорта. В России данная классификация отсутствует. 
• Хостел – предлагает очень бюджетные услуги по временному проживанию с платой за койко-место. Как правило, прочие бытовые услуги включены в стоимость.

Помимо различий по форме, предприятия гостиничной сферы классифицируются по качеству комфортности. Основным критерием оценки является классификация по мировым стандартам. В каждой стране могут существовать свои критерии оценки. В Российской Федерации оценка гостиницы делается на основании приказа Минспорттуризма РФ от 25.01.2011 № 35.

Гостиничный вид деятельности и его особенности

Как и любая другая отрасль, гостиничный бизнес имеет свои особенности в ведении учета.

• Гостиничные услуги предоставляются на территории предприятия.
• Обязательно должно быть здание или часть помещения для ведения деятельности в собственности или в аренде.
• Для основного вида деятельности следует выбирать ОКВЭД 55.10 «Деятельность гостиниц и прочих мест для временного проживания».
• Дополнительными сопутствующими услугами могут быть услуги по предоставлению питания, бытовые, транспортные, медицинские услуги и прочие. Их перечень следует включать в Учредительные документы.
• Некоторые услуги требуют обязательного лицензирования.
• Услуга может предоставляться только в ограниченный период и не может накапливаться. Поэтому в гостиничном учете нет учета в незавершенном производстве. Все доходы и расходы распределяются по итогам каждого месяца.
• Гостиничная деятельность очень зависит от влияния социально-экономических факторов.
• Подвержена сезонности.

Организация бухгалтерского учета в гостинице

Специфика составления бухгалтерского учета в отечественных гостиницах предполагает соответствующие правила для его организации и ведения:

• Учет оказываемых услуг ведется раздельно по каждому виду дохода. На счете 90 «Продажи» для этого открываются отдельные субсчета. 
• Разные виды услуг могут подпадать под разные режимы налогообложения. В таких случаях ведется раздельный бухучет.
• Выручку отражают на счете 62.1 «Расчеты с клиентами», авансы, полученные в кассу и на расчетные счета, – на счете 62.2 «Полученные авансы».
• Оплата услуг гостиницы может поступать наличными в кассу и с банковских карт на расчетные счета.
• Все оказанные услуги и денежные поступления должны быть документально подтверждены. Для этого составляется договор на проживание с каждым постояльцем, выдаются чеки об оплате.
• Акты оказанных услуг необязательно выдавать всем гостям, для подтверждения факта оказания услуги достаточно записи в книге регистрации проживающих об их въезде и убытии.
• При предварительном заказе номера – бронировании – услуга может считаться оказанной, только если заказчик въехал в гостиницу. После этого гостиница имеет право требовать плату за бронирование.
• Услуга бронирования не является длительной, и выручка по ней признается единовременно в момент, когда постоялец заехал в забронированный номер.
• В ситуации, когда по вине заказчика был простой номера, с него можно взыскать компенсацию. В этом случае она будет учитываться не как выручка с оказанных услуг, а как возмещение убытков за нарушение условий договора, а это является прочими доходами.
• Если клиент отказывается добровольно оплатить оказанные услуги, то эту сумму не признают доходом, а учитывают как условный актив, информацию о котором отражают не в бухгалтерском учете, а в пояснениях к финансовой отчетности. В состав доходов эта сумма попадает только после решения суда или добровольной оплаты постояльцем. ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», утв. Приказом Минфина России от 13.12.2010 № 167н.
• Залог не включается в состав доходов.
• По дополнительным услугам гостиницы, например, таким как прачечная, салон красоты, тренажерный зал и тому подобные, выручка от реализации признается единовременно по факту оказания услуги.

Учет доходов гостиницы

Основным видом деятельности гостиницы является предоставление номеров для проживания за плату и бронирование номеров. Прочие услуги, такие как общепит, транспортные, бытовые и другие, определяются как дополнительные.

Выручка должна соответствовать следующим условиям:

• право на нее установлено соответствующим договором или иным подтверждающим документом;
• ее сумма определена в стоимостном выражении;
• гостиница получила от нее экономическую выгоду;
• услуга полностью оказана;
• можно определить расходы, связанные с выручкой.

Если отсутствует даже одно из этих условий, то поступившие денежные средства учитываются как кредиторская задолженность.

Для бухгалтерского учета выручки в Учетной политике определяют один из трех способов:

• выручку признают ежедневно – такой способ наиболее оперативный, но слишком трудоемкий;
• выручку признают в момент полного оказания услуги, то есть после выезда гостя из гостиницы;
• в последний день месяца отражается выручка по всем денежным поступлениям за месяц.

Порядок определения выручки установлен ПБУ 9/99.

В налоговом учете статья 249 НК РФ плата за проживание и бронирование номеров признается доходом от реализации.

На примерах рассмотрим, как правильно сделать проводки для признания выручки.

Пример 1. В гостинице «Уютная» в учетной политике закреплено, что выручка признается ежедневно. За 21.08.2023 получено в счет оплаты услуг 36 000 рублей, из них 12 000 было оплачено наличными, 24 000 – с помощью банковских карт. Авансов поступило на 18 000 рублей, в том числе 6 000 рублей наличными и 12 000 рублей с банковских карт. Бухгалтеру в конце рабочего дня нужно сделать следующие проводки. Компания является плательщиком НДС.

Пример 2. В гостинице «Лазурная» в соответствии с учетной политикой выручка признается на момент выезда постояльца. Клиент забронировал номер и заселился 10.08.2023. Прожил гость в гостинице 3 дня и выселился утром 14.08.2023. Услуга бронирования стоит 2 500 рублей, 1 сутки проживания – 3 500 рублей. При выселении ему выставлен счет на 13 000 рублей. Оплатил гость наличными в кассу. Компания не является плательщиком НДС. Бухгалтер сделает следующие проводки.

Пример 3. В гостинице «Городской сезон» доход от реализации признают в последний день месяца, что указано в учетной политике. В июле 2023 года в гостинице проживали 2 гостя. Стоимость 1 дня проживания – 3 000 рублей. Гость № 1 заселился 09.07.2023 и оплатил после выселения через 9 дней 19.07.2023 полностью банковской картой. У него было предварительное бронирование, за которое он заплатил сразу наличными сумму 1 000 рублей. Гость № 2 проживал в гостинице 4 дня с 22.07.2023 и выехал 27.07.2023 утром. Он оплатил счет банковской картой. Бухгалтер в течение месяца сделает следующие проводки.

Учет расходов гостиницы

Организация бухгалтерского учета в гостинице невозможна без правильного отражения расходов.

Все расходы, которые возникают при оказании услуг в гостинице, относятся к определенным категориям. 

Чтобы точно определить стоимость затрат, составляется смета затрат за один номер или койко-место на суточный или месячный период.

После определения расчетной себестоимости получают фактическую себестоимость с помощью корректировки на загрузку гостиницы. Показатель загруженности берут из расчета загруженности номеров одного класса или из общей загруженности гостиницы.

Пример. Расчетная себестоимость гостиницы составляет 4 000 рублей. Загруженность всех номеров составляет 70 %. Наценка на услуги – 20 %.

1. Сначала определяется фактическая себестоимость: Сф = 4000 / 70 % = 5715 рублей.
2. Затем рассчитывается рентабельная цена номера: Ц = 5715 * 120 % = 6858 рублей.

Особенностью учета затрат в гостинице является то, что все затраты списывают на себестоимость в текущем периоде и на конец месяца не остается незавершенного производства.

Исключением является учет форменной одежды. Форменная одежда – это одежда, которая показывает принадлежность персонала к конкретной организации. Она должна быть выполнена в единой цветовой гамме и иметь товарный знак компании (логотип, символику).

Форменная одежда может находиться в эксплуатации более 1 года. Учитывается на счетах 10-12 «Форменная одежда на складе» и 10-13 «Форменная одежда в подразделениях» по фактической себестоимости.

Для учета форменной одежды в гостинице можно использовать формы первичной документации из Постановления Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а.

Для оприходования форменной одежды можно составить приходный ордер по форме № М-4. 

Отпуск в эксплуатацию оформить требованием-накладной по форме № М-11. 

Выдачу форменной одежды сотрудникам гостиницы оформить ведомостью по форме № МБ-7. 

Для сдачи форменной одежды сотрудником можно составить акт на списание по форме № МБ-8, который должна подписать комиссия после осмотра и приемки.

Еще одним исключением является учет расходов в расположенной при гостинице точке общепита.

Для учета расходов в ресторане можно применять один из двух способов:

1. Отражать на счете 20 «Основное производство» только стоимость израсходованного сырья, а остальные затраты учитывать на счете 44 «Расходы на продажу».
2. Все затраты, которые связаны с производством продукции, учитывать на счете 20 «Основное производство».

Используемый способ бухгалтеру нужно отразить в учетной политике. 

***

Бухгалтерский учет в гостинице ведется в соответствии с установленными законодательством регламентами. Обязательно нужно вести раздельный учет доходов и расходов по всем основным и дополнительным услугам. Если применяются разные режимы налогообложения, учет по ним обязательно ведется раздельно.