Когда договор можно заключить в электронном виде?
Гражданский кодекс РФ не запрещает заключать соглашения в электронном виде, подписывая их ЭЦП вместо подписи собственноручной, если стороны об этом договорились. Другими словами, можно заключить любой договор в электронной форме, если закон не запрещает его составление онлайн.
Какие договоры нельзя заключать онлайн?
Есть виды контрактов, которые нельзя заключать онлайн. Их составляют на бумаге, чтобы передать в регистрирующие органы либо нотариусу для заверения, в частности договоры.
- купли-продажи недвижимости;
- аренды помещения на срок более 1-го года;
- ренты;
- залога недвижимости (ипотеки);
- перевода долга по нотариально удостоверенной сделке;
- сделки об отчуждении исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности, которые были зарегистрированы в Роспатенте.
Подписание договора дистанционно
Способ 1. Обмен скан-копиями
В сам договор необходимо добавить информацию по поводу дистанционного оформления:
- Добавить пункт «Настоящий Договор, дополнительные соглашения, приложения и акты к нему могут быть подписаны Сторонами путем обмена их сканированными подписанными копиями по электронной почте:
- от Подрядчика с e-mail [адрес почты];
- от Заказчика с e-mail [адрес почты]».
- Перед заключением основного договора подписать Соглашение об аналоге электронной подписи и там указать все организационные моменты.
Для подписания договора, его необходимо отсканировать и переслать партнеру по e-mail. Также можно использовать в этих целях фотографии документа в формате PDF, JPG, JPEG. Но не DOCX, TXT или XLXS. В сохраненные в этом формате документы можно без проблем внести правки и изменения.
Фирма-партнер подписывает полученный скан и отправляет его по e-mail.
Важно! Обмен подписанными сканами документов должен осуществляться именно с тех адресов, которые указаны в соглашении. Иначе впоследствии договор могут признать недействительным.
Способ 2. ЭДО
ЭДО (электронный документоооборот) в РФ представлен несколькими операторами.
Система подписания сделки через ЭДО довольно проста:
- Сотрудник формирует документ, подписывает его ЭЦП и посылает через систему ЭДО адресату.
- Фирма-получатель читает контракт и также ставит электронную подпись.
- После подписания контракта двумя сторонами сделка считается совершенной.
Оператор ЭДО:
- гарантирует обмен документами;
- проверяет подлинность ЭЦП;
- гарантирует конфиденциальность, используя для обмена только каналы с высокой степенью защиты;
- следит за соблюдением регламента.
О важности подписи
Чтобы дистанционный договор имел юридическую силу, его необходимо подписать электронной подписью.
В РФ существуют три вида подписи, разделяемые по уровню защиты (ст. 5 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ):
- Простая, которую подтверждают посредством использования кодов и паролей.
- Усиленная неквалифицированная — создаваемая с помощью криптографического преобразователя информации.
- Усиленная квалифицированная, которую выдают специальные аккредитованные центры, в ней используют средства криптозащиты сертифицированы ФСБ.
Что нужно дополнительно прописать в дистанционном договоре
При заключении соглашения обязательно нужно вписать в договор:
- компании сначала обмениваются сканами, а потом отправят подписанные оригиналы почтой;
- документы, подписанные электронные печатью, приравниваются к документам на бумажном носителе — тогда сканов будет достаточно и оригиналы не нужны;
- указать e-mail, с которых могут прийти документы.
Важно! Отправляйте и принимайте сканы с высоким разрешением для хорошей читабельности информации.
Таким образом, большинство договоров можно заключать онлайн, прописав в них порядок обмена документами.
