Как работодателю предоставить стандартный вычет сотруднику

Кому предоставляются стандартные налоговые вычеты

Все категории получателей стандартных вычетов перечислены в ст. 218 НК РФ. На льготу имеют право:

• Инвалиды;
• Военнослужащие, ветераны Великой Отечественной Войны;
• Участники ликвидации аварии на Чернобыльской АЭС, граждане, пострадавшие в результате воздействия радиации;
• Лица, пожертвовавшие костный мозг для спасения других;
• Граждане, имеющие детей.

Освобождение от НДФЛ с определенной суммы можно получить не только по трудовому договору, но и по договору ГПХ, договору подряда. Льгота предоставляется в отношении доходов облагаемых по ставке 13%.

Важно! Применить стандартные налоговые вычеты к доходам нерезидента, даже при условии их получения на территории РФ нельзя (п. п. 2.3, 3, 4 ст. 210 НК РФ).

Виды стандартных налоговых вычетов по НДФЛ

В зависимости от категории получателей различаются виды и размеры стандартных вычетов.

Важно! Родитель может получить вычет в двойном размере в случае, если ее супруг (второй родитель) откажется от него. Также двойной вычет предоставляется единственному родителю, опекуну или поручителю.

Суммирование нескольких разных стандартных вычетов НК РФ не предусматривает. Если сотрудник имеет право на 2 и более из них, то применяется только 1 с максимальной ставкой (п. 2 ст. 218 НК РФ).

Порядок предоставления вычета

Стандартные вычеты могут предоставляться налоговым агентом или ИФНС. На практике трудящиеся почти всегда обращаются за льготой к нанимателю. Для ее получения нужно предоставить:

• Заявление в свободной форме с указанием: наименования и местонахождения компании, ее ИНН, ФИО и должности сотрудника, основания для освобождения от налога и необлагаемой ежемесячной суммы, списка прилагаемых документов;
• Копии документов, подтверждающих право на освобождение от НДФЛ.

Важно! В заявлении допустимо не указывать период предоставления вычета, тогда наниматель применит его на все время работы, и обращаться повторно не придется. Если же указать в нем конкретный год, то нужно писать новое заявление в следующем налоговом периоде.

Когда сотрудник поступил в компанию в середине года, ему нужно представить справку о доходах и суммах налога физического лица от предыдущего работодателя (п. 3 ст. 218, п. 3 ст. 230 НК РФ). Из нее наниматель поймет, был ли получен вычет на предыдущем месте в течение года.

При отсутствии у сотрудника заработка льгота не предоставляется. Если в последующие месяцы в течение календарного года доход появится, предоставление вычета нужно возобновить. При этом льгота применяется с учетом предыдущих месяцев, в которых не было выплат. Если доходов не возникает до конца года, то на следующий год вычеты не переносятся (Письмо Минфина России от 30.10.2018 N 03-04-05/78020).

После получения документов, компания регистрирует их в журнале, подшивает в папку и начинает предоставлять налоговый вычет с месяца поступления заявления. Если сотрудник обратился за вычетом не с первого месяца года, то вычет предоставляется ему с учетом предшествующих месяцу обращения мериодов. То есть нарастающим итогом с начала налогового периода, независимо от даты подачи заявления (Письмо УФНС России по г. Москве от 04.06.2020 N 20-20/091227@, пп.4 п.1 ст. 218 НК РФ). Соответствующие изменения вносятся в регистры налогового учета компании. Льгота предоставляется путем ежемесячного освобождения доходов работника от НДФЛ в размере вычета.

Важно! Если сотрудник работает у нескольких работодателей, то стандартный вычет ему предоставляет 1 налоговый агент по его выбору (Письмо Минфина России от 16.04.2019 № 03-04-05/27097).

Расчет стандартного налогового вычета: пример

Допустим у сотрудника сеть 2-е детей, он письменно обращается за стандартными вычетами и предоставляет свидетельства о рождении. Трудящийся устроился на работу в январе 2022 года, а заявление подал в марте 2022. Оклад сотрудника 25 000 руб. Как применить освобождение от налога?

Решение
Сумма вычета будет равна 2 800 руб. (по 1 400 руб. на каждого ребенка) в месяц. Трудящийся получал доход в январе и феврале, но льгота ему не предоставлялась. Тогда в марте ему положен вычет еще за январь и февраль. Получим сумму вычета: 2800 + 2800 + 2800 = 8400 руб. Тогда облагаемая база в марте составит: 25 000 – 8400 =16 600 руб. В апреле также нужно будет представить вычет в размере 2800 руб. и так ежемесячно до конца года.

Лимит стандартных вычетов и сроки их получения

Стандартные вычеты всегда предоставляются нарастающим итогом с начала года, независимо от месяца обращения за ними. Однако их применение прекращается с месяца, когда доход сотрудника с начала налогового период превысит 350 000 руб. При расчете этой суммы не учитываются доходы, освобождаемые от налогообложения согласно ст. 217 Н РФ (Письмо ФНС России от 09.08.2019 N СД-4-11/15807@). Таким образом, предоставление вычета заканчивается в декабре текущего года или в месяце, когда доходы сотрудника превысят указанный лимит. Перенос стандартного вычета на последующий год закон не предусматривает.

Пример.

Воспользуемся примером выше, но будем считать, что оклад работника 36 000 руб. Тогда его доход превысит лимит в 350 000 руб. в октябре и вычет ему будет положен по сентябрь 2022 года включительно.

Если работнику вычет не был предоставлен в полном объеме, он может получить его в ИФНС по окончании года, подав декларацию 3-НДФЛ.

Итоги

Законодательно предусмотрено несколько видов стандартных вычетов для различных категорий населения. Все они могут быть получены у работодателя, для этого достаточно подать заявление и копии документов - оснований. Льгота предоставляется ежемесячно в фиксированной сумме независимо от даты обращения. Использование послабления прекращается в месяце превышения доходов работника отметки в 350 000 руб. с начала года.