Опубликован Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ, подписанный президентом. Он вводит в ТК РФ ст. 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений», которая регламентирует порядок создания, подписания и хранения документов по персоналу компании в электронном виде.
Работодатели смогут самостоятельно принимать решение о введении цифровой документации по управлению кадрами. Им дано право определять подразделения и категории сотрудников, для которых будет действовать подобный формат. Предприятия обязаны уведомить работающих сотрудников о планируемом нововведении и получить от них согласие на такой вариант взаимодействия. Работники, не давшие свое одобрение в письменном виде, смогут продолжать оформлять взаимоотношения с нанимателем бумажными документами. Отсутствие письменного согласия будет приравниваться к отказу. Не нужно будет запрашивать согласие у сотрудников, не имеющих стажа и впервые принятых на работу с 01.01.2022.
Порядок внедрения электронных кадровых документов, их создания и хранения предприятия закрепят в локальном акте. В коллективном договоре можно предусмотреть распространение нового режима на всех сотрудников, если согласие с ним выразило не менее 50% от численности персонала. Для организации электронного документооборота компания может использовать:
- Собственную ИТ- систему, соответствующую законодательным нормам;
- Цифровой сервис «Работа в России».
Новый порядок будет действовать в отношении большей части документации по персоналу: трудовых договоров, приказов о приеме и перемещении, всего более 30 видов. Электронный формат не применяется в отношении:
- Трудовых книжек и сведений о стаже;
- Актов о несчастном случае;
- Распоряжений о расторжении трудового договора;
- Документов, фиксирующих прохождение инструктажей по охране труда.
Для подписания цифровых кадровых документов допустимо использовать усиленную квалификационную, усиленную неквалифицированную ЭЦП. Для работников в некоторых случаях разрешено применение простой электронной подписи, если соблюдены требования к конфиденциальности ее ключа. Расходы по получению цифровой подписи сотрудниками несет наниматель.
Новый закон о цифровом документообороте с нововведениями в ТК РФ принят после успешного завершения эксперимента по использованию электронных документов в сфере управления персонала, начавшемся в 2020 году. Большинство внесенных в ТК РФ изменений начинают действовать с 22.11.2021.