Документальное оформление результатов инвентаризации

Общий порядок оформления результатов инвентаризации

По общему правилу, итоги инвентаризации заносятся в форму ведомости, приведенную в Приложении № 5 Приказа Минфина России № 49 от 13.06.1995, далее — Приказа Минфина № 49).

Сама инвентаризация начинается и заканчивается в срок, установленный руководителем предприятия или компании в Приказе, Постановлении или Распоряжении, составляемом по форме № инв-22 (Приложение № 1 Приказа Минфина № 49).

Приведенный документ регистрируется в Книге контроля, установленной Приложением № 2 Приказа Минфина № 49.

Итоги инвентаризации заносятся в соответствующие акты и описи, установленные Приказом Минфина № 49. Причем такая документация должна быть оформлены как минимум в 2-х экземплярах (п. 2.5 Приказа Минфина № 49).

При отсутствии возможности на протяжении 1 дня произвести подсчет товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ) и внести их в опись, заполняется форма № инв-2, но в 1 экземпляре.Сведения из такой формы заносятся в форму № инв-3 (Приложение № 7, 8 Приказа Минфина № 49).При проверке в организации наличия недвижимости и ТС по факту и после смены материально ответственных лиц сотрудник, сдавший приведенное имущество, ставит свою подпись в описи и тем самым удостоверяет его сдачу, а принявший — получение, соответственно. Данный факт документально фиксируется в форме № инв-5 (Приложение № 10 Приказа Минфина № 49).В описях указываются сведения об инвентаризуемом имуществе: наименование, состояние, количество и др. Данные в описи заносятся при применении шариковой ручки или на компьютере. Помарки не допускаются (п. 2.9 Приказа Минфина № 49).

Оформление итогов инвентаризации ОС

При оформлении результатов инвентаризации основных средств (далее — ОС) организации заполняется соответствующая документация. Это формы (Приложение № 6, 17 Приказа Минфина № 49):

• № инв-1 (опись);
• № инв-18 (сличительная ведомость) — составляется только при наличии излишков, недостачи ОС.

Если ОС являются не пригодными к использованию и не могут быть восстановлены, то по этим ОС дополнительно заполняется еще одна опись по форме № инв-1. В приведенном документе указываются причины, повлекшие непригодность приведенных ОС (например, полный износ), и время их ввода в эксплуатацию (п. 3.6 Приказа Минфина № 49).

При инвентаризации обязательно проверяются арендованные ОС и ОС, находящиеся у работников - материально ответственных лиц на ответственном хранении. По итогам такой проверки оформляется отдельная опись по форме № инв-1. В ней приводится ссылка на документацию, удостоверяющую принятие ОС в аренду или на хранение.

Необходимая документация после завершения инвентаризации расчетов

При оформлении результатов инвентаризации расчетов заполняется форма № инв-17. В нее вносится сведения о задолженности:

1. Кредиторской.
2. Дебиторской.

Также, после проверки расчетов оформляется Справка, прилагаемая к приведенной форме (Приложение № 16 Приказа Минфина № 49).

При инвентаризации проверяются расчеты с банками, дебиторами, покупателями, сотрудниками, поставщиками и кредиторами (п. 3.44 Приказа Минфина № 49). На счете бухбаланса 60 проверяется как оплаченные товары, но еще не поступившие в организацию, так и материальные запасы (поставки), полученные от поставщика без расчетной документации (например, без платежного требования-поручения или счета).

Оформление итогов инвентаризации НМА

Законодательством РФ установлен и порядок документального оформления результатов инвентаризации нематериальных активов (НМА). По окончании проверки сведения об НМА заносятся в форму № инв-1а.При обнаружении различий между сведениями приведенной описи и данными бухучета эти расхождения вносятся в форму № инв-18 (Приложение № 17 Приказа Минфина № 49).Необходимая документация после завершения инвентаризации ТМЦ

При оформлении результатов инвентаризации ТМЦ заполняется форма (Приложение № 8, 10, 11, 18 Приказ Минфина № 49):

• № инв-3 — во всех случаях:
• № инв-5 — если ТМЦ сданы (приняты) материально ответственным лицом;
• № инв-6 (Акт) — когда ТМЦ еще в пути (от поставщика к покупателю-организации);
• № инв-19 (ведомость) — оформляется при выявлении расхождений (излишки, пересортица, недостача ТМЦ).

Форма № инв-3 составляется на каждое из следующих ТМЦ (п 3.21-3.23 Приказа Минфина № 49):

1. Еще не поступившие организации-покупателю от поставщика — когда идет поставка ТМЦ до получателя.
2. Отгруженные, но без оплаты со стороны покупателя-организации — с просрочкой по оплате.
3. Хранящиеся на складах иных организаций.

Негодные и не списанные хозинвентарь, инструменты и иные аналогичные предметы в опись не заносятся (п. 3.25 Приказа Минфина № 49). Вместо нее оформляется акт с указанием:

• причин непригодности;
• времени эксплуатации таких предметов:
• возможности эксплуатации ТМЦ в хозяйственных целях.

Если тара признана непригодной к эксплуатации, она заносится в акт на списание. В этом документе должны быть указаны причины ее порчи.

Оформление итогов инвентаризации доходов будущих периодов

Законодательством РФ установлен порядок оформления результатов инвентаризации расходов и доходов будущих периодов. При этом форму описи для таких доходов можно разработать и самостоятельно. Достаточно взять за основу форму № инв-11 (Приложение № 13 Приказа Минфина № 49).

Вставить по центру инжект на бланк «Образец и бланк унифицированной формы № ИНВ-11»

Оформление итогов инвентаризации в бухучете

При инвентаризации могут быть выявлены различия между данными по имуществу, отраженными в бухучете, и выявленным по факту. Во время оформления таких результатов инвентаризации в бухгалтерском учете (в бухбалансе) делаются следующие проводки (Приказ Минфина РФ № 66нп от 02.07.2010, п. 18 Приказа Минфина № 49, п. 28 Приказа Минфина № 34н от 29.07.1998):

• Дт 08, 10, 41, 43, 50 - Кт 91 — если выявлены излишки. По этой проводке осуществляется оприходование ценностей, выявленных при инвентаризации;
• Дт 94 - Кт счета ценностей, в отношении которых выявлена недостача — причем, если такая недостача является естественной убылью, то после этой проводки делается еще одна (Дт 20, 23, 44 - Кт 94). В итоге, стоимость ТМЦ списывается в пределах норм естественной убыли.

Если же сумма недостачи превышает нормы естественной убыли или для объекта, по которому выявлена недостача, они не установлены, а лицо, допустившее недостачу, работает в организации (компании), то делается следующая бухгалтерская проводка:

• Дт 73 - Кт 94 — отнесение недостачи на виновного работника (кассира, кладовщика и иное материально ответственное лицо, ст. 244 ТК РФ).
• Дт 70 - Кт 73 — удержание недостачи из з/п виновного (как максимум, 20% от размера з/п за месяц, ст. 138 ТК РФ):
• Дт 50 - Кт 73 — если деньги внесены виновным работником (лицом) в кассу организации, и выявленная недостача погашена;
• Дт 91-2 Кт 94 — списание убытка от недостачи из-за отсутствия виновного сотрудника организации или при отказе его работодателя от взыскания с такого работника.

Применять нормы естественной убыли допускается только в случае их утверждения Постановлением Правительства РФ или органами исполнительной власти. Списание порчи или недостачи ценностей сверх норм производится на основании (п. 5.2 Приказа Минфина № 49):

• судебного решения, решения следствия — в случае отсутствия виновных работников или при отказе работодателя от взыскания;
• заключения о порче имущества — оформляется отделом ОТК или специализированной фирмой (организацией).

По итогам инвентаризации может быть выявлена пересортица. Тогда осуществляется взаимозачет излишек и недостачи, а материально ответственные лица предъявляют инвентаризационной комиссии свои письменные объяснения (п. 5.3 Приказа Минфина № 49). Если же излишки полностью не покрывают недостачи, то порядок действий будет таким же при обнаружении недостачи.

Итоги работы инвентаризационной отражаются в бухучете и отчетности того месяца, в котором была проведена инвентаризация. Результаты годовой инвентаризации заносятся в годовой бухотчет (ст. 14 ФЗ № 402 от 06.12.2011).

Все формы инвентаризационных описей и актов установлены в Приложениях № 6 - 18 Приказа Минфина № 49.