Учет спецодежды в бухгалтерии

Изменения законодательства: что принять во внимание 

Порядок выдачи, срок использования спецодежды определяют стандартные типовые нормы либо усовершенствованные нормы, обозначенные локальным актом (коллективным соглашением).

Вплоть до 01.09.2023 будут действовать Межотраслевые правила, утв. Приказом Минздравсоцразвития № 290н (послед. ред. от 12.01.2015). Настоящие правила регламентируют порядок приобретения, выдачи, использования, хранения спецодежды (обуви, иных СИЗ) и ухода за ней. Данные требования касаются всех нанимателей (физлиц, юрлиц). 

Актуальные типовые нормы бесплатной выдачи спецодежды введены Приказом Минтруда № 997н от 09.12.2014. Так, к примеру, завхозу согласно данным нормам на год следует выдать специальный защитный халат и 6 пар перчаток с полимерным покрытием.

Начиная с сентября 2023 г. Межотраслевые правила перестают действовать. Вместо них будут применяться Правила обеспечения работников СИЗ, утв. Приказом Минтруда № 766н от 29.10.2021. Также с 01.09.2023 начнут действовать Единые типовые нормы, утв. Приказом № 767н от 29.10.2021.   

Особенности бухучета 

Учет спецодежды в организации включает несколько этапов: прием (поступление) на склад, выдачу персоналу, возврат, списание. Для сведения:

1. Учет, списание спецодежды производится в зависимости от срока полезного использования (далее по тексту – СПИ), который определяется нормами из Приказа № 997н.
2. Поступление на склад сопровождается актом приема-передачи, который составляется произвольно либо, например, по ф. МХ-1. 
3. Спецодежду выдают сотрудникам на основании первичной документации. В бухучете выдача стандартно отображается по фактическим расходам на приобретение. 
4. Факт каждой выдачи одежды фиксируется в электронной либо бумажной личной карточке учета, которая оформляется на каждого сотрудника. При получении работник там расписывается.
5. Возврат одежды (при увольнении работника) отмечается в той же карточке учета, где фиксировалась ее выдача. 
6. Списывают ее при наличии обоснованных причин, связанных с невозможностью дальнейшего использования. Выделим основные: естественный износ, продажа, передача в безмездное пользование либо УК организации. При этом:
• специально для этих целей создается инвентаризационная комиссия, куда входят компетентные лица (нередко привлекаемые со стороны);
• данная комиссия осматривает спецодежду, определяет степень и причины ее непригодности, возможность (целесообразность) ее ремонта, затем оформляет акт на списание, согласовывает акт с руководителем организации, контролирует процесс утилизации одежды.
7. Общий порядок учета выдачи спецодежды применяется, если одежда стала непригодной для использования раньше времени и требует замены. Работник сообщает об этом своему непосредственному руководителю. После проверки непригодности (специальной комиссией) работнику выдают новый комплект стандартным для организации порядком.

 Применение ФСБУ 5/2019 и 6/2020

Начиная с 01.01.2022, учет спецодежды производится по одному из регламентов ФСБУ 5/2019 либо 6/2020, а именно:

1. Если срок использования спецодежды меньше года (12 мес.), а ее цена не превышает лимит, установленный в организации, то ее учитывают в запасах согласно ФСБУ 5/2019. Тогда:
• стоимость причисляют к материальным затратам на дату передачи для использования (в бухгалтерском, налоговом учете);
• выдачу сотрудникам отображают проводкой: Д 10-11 («Спецодежда на складе») К 10-10 («Материалы»);
• стоимость спецодежды при выдаче списывают на расходы организации сразу либо в течение периода (срока) использования.
2. Если срок использования спецодежды больше года (12 мес.), а ее цена больше лимита, установленного в организации, а также больше 100 тыс. р. в налоговом учете, то ее учитывают как ОС согласно ФСБУ  6/2020. Тогда учет специальной одежды и обуви производится так:
• стоимость амортизируется во время СПИ в бухгалтерском, налоговом учете;
• затраты по приобретению списывают через амортизацию;
• одежду причисляют к ОС и фиксируют по сч. 01 (субсч. «ОС на складе», а также «ОС в эксплуатации»);
• выдачу спецодежды сотрудникам отображают проводкой: Д 01 субсч. «ОС в эксплуатации» К 01 субсч. «ОС на складе».
3. Если срок использования спецодежды больше года (12 мес.), а ее цена меньше лимита организации и не превышает 100 тыс. р. в налоговом учете, то ее можно учесть в малоценном оборудовании, запасах. ФСБУ 6/2020 организация может не применять. Тогда стоимость одежды при принятии к учету списывают на затраты (в бухучете), а в налоговом учете это делают при ее выдаче для использования. Организуется забалансовый учет.

Ключевые моменты налогового учета 

Средства (затраты) организации, ушедшие на покупку спецодежды, причисляют к материальным расходам. Если ее не покупали, а шили сами, то затраты по изготовлению проводят через производственные издержки, а по выпуску изделий причисляют к себестоимости. Передавая готовую одежду на склад, оформляют стандартный акт выполненных работ.

Налоговый учет спецодежды не предполагает учет ее стоимости  при уплате НДФЛ и взносов. Если ее выдавали согласно типовым нормам, то расходы по приобретению учитывают при уплате налога на прибыль. Напоминаем, что если цена больше 100 тыс. р., а СПИ свыше года, то одежду нужно списывать посредством амортизации. Затраты по покупке не амортизируемой одежды относят к материальным. 

Итоги 

Спецодежда (СИЗ) выдается работникам, которые трудятся в особых условиях. До 1 сентября 2023 г. ее покупка, выдача, хранение и проч. действия осуществляются по Межотраслевым правилам, утв. Приказом Минздравсоцразвития № 290н. 

Учет спецодежды производится согласно ФСБУ 5/2019 либо 6/2020 (применительно к стоимости и СПИ). Стоимость одежды не учитываются при расчете НДФЛ и взносов, но подлежит учету при определении налога на прибыль.