Уведомление об оплате третьим лицом

Уведомление об оплате за 3-е лицо: когда нужно

Уведомление об оплате за третье лицо направляют кредитору, получателю платежа. Оно нужно для того, чтобы получатель понял, какой долг закрывает платеж.

Если в договоре, контракте или из сути обязательства не следует запрет на оплату от третьих лиц, то на основании статьи 313 Гражданского кодекса РФ должник может обратиться к третьему лицу с просьбой оплатить счет или задолженность. Кредитор или лицо-получатель платежа не вправе отказать в принятии такой оплаты.

Однако, чтобы в дальнейшем не возникали вопросы ни у контрагента, ни у налоговой или иных проверяющих органов, важно, чтобы такая оплата была подтверждена письменным документом.

Можно сделать отметку об оплате за третье лицо в платежном поручении, в графе «назначение платежа».

На случай, если такая отметка в платежном поручении отсутствует, или дополнительно к ней, можно составить письмо или уведомление для получателя оплаты. Строгой формы для такого документа законом не установлено, он составляется в произвольной форме.

Что прописать в уведомлении об оплате за 3-е лицо

Важно предусмотреть следующие моменты.

Уведомление может составить как компания-должник, так и третье лицо, сделавшее оплату за должника.

Лучше оформить его на фирменном бланке, но при отсутствии такого бланка подойдет и обычное письмо.

Важно! Бланк содержит адрес, ЕГРН и прочие реквизиты отправителя. Если вы направляете письмо не на бланке, то данные отправителя нужно указать ниже данных получателя, см. далее

В шапке уведомления указываются реквизиты получателя – компании или предпринимателя, которому оно адресовано (получателю платежа): полное наименование, название должности руководителя и его ФИО, можно добавить адрес и ИНН, или ОГРН/ОГРНИП, чтобы исключить случайные совпадения.

Далее, указываются реквизиты составителя уведомления: ИП или ООО, также адрес и ИНН или ОГРН/ОГРНИП, можно добавить контактный номер телефона или электронной почты, чтобы получатель письма, при необходимости мог уточнить детали платежа или иные связанные с ним вопросы.

Затем можно написать название документа – «Уведомление», хотя название в таком документе не обязательно и может отсутствовать.

По тексту письма сначала указывается основание для проведения платежа: номер и дата договора и/или счета на оплату и наименование сторон по такому документу. Например: 

«Между ООО «Ромашка», ИНН 123456779 (Заказчик) и ООО «Василек» (Исполнитель) был заключен договор оказания услуг № 3 от 01.01.2022 г. На основании данного договора Исполнителем был выставлен счет № 25 от 02.01.2022 г. на сумму 10 000 руб.»

Далее следует пояснить обстоятельства или причины, по которым оплата была произведена не самим должником, а третьим лицом. 

Например, если письмо составляет сам должник, можно указать:

«В связи с временной невозможностью произвести оплату с расчетного счета ООО «Ромашка», вынуждены произвести оплату по счету № 25 от 02.01.2022 г. на сумму 10 000 руб. через третье лицо - ООО «Лютик», ИНН 123456789.»

В этом случае важно указать не только полное наименование или ФИО третьего лица, совершившего оплату, но также сообщить его идентификаторы (ИНН или ОГРН/ ОГРНИП).

Если же письмо направлено от третьего лица, в тексте уведомления можно указать на просьбу самого должника об оплате. Текст может быть следующим:

«На основании письма ООО «Ромашка» № 5 от 05.01.2022 г., у которого возникли временные трудности с проведением оплаты со своего счета, нами была совершена оплата по счету № 25 от 02.01.2022 г. на сумму 10 000 руб.»

В заключении обязательно нужно прописать обращение или просьбу о зачете оплаченной суммы в качестве оплаты от должника по конкретному счету. Если оплата производится на основании договора, без выставления счета, тогда в уведомлении нужно указать наименование договора, его номер и дату. Например:

«Просим считать сумму оплаты в размере 10 000 руб., произведенную ООО «Лютик» с расчетного счета № 234 5567 789 909 в банке ПАО Сбербанк (платежное поручение № 21 от 09.01.2022 г.), оплатой за ООО «Ромашка», ИНН 198765432, по счету № 25 от 02.01.2022 г. (по договору оказания услуг № 3 от 01.01.2022 г.)»

Возможен и более короткий вариант:

«Оплату, произведенную платежным поручением № 21 от 09.01.2022 г., считать оплатой за ООО «Ромашка», ИНН 198765432, по счету № 25 от 02.01.2022 г.»

Дата составления письма или уведомления может быть проставлена как в начале (вместе с исходящим номером), так и в конце письма, ниже подписей.

Кто может подписать уведомление

Уведомление подписывается руководителем и главным бухгалтером лица, составляющего письмо. Допускается подписание только руководителем, даже если в организации есть главный бухгалтер. Это не будет нарушением. Подписи скрепляются печать организации или ИП, если она применяется.

Вопросы делопроизводства и отправки уведомления об оплате за 3-е лицо

Уведомление лучше составлять в трех экземплярах:

• один остается у лица, составившего такое письмо;
• второй направляется лицу, которому произведена оплата;
• третий - лицу, за которое или котором проведена оплата.

К уведомлению можно приложить копию платежного поручения (квитанции, чека или иного платежного документа), который подтверждает проведение оплаты.

Письмо направляется в оригинале по почте или курьером, но допускается и отправка по электронной почте или через систему электронного документооборота, подписанного электронной цифровой подписью.

Больше новостей и полезных советов для бизнеса на нашем телеграм-канале.